Digitaal een handtekening zetten is een goede zaak voor de snelheid van onderhandelingen. Grote samenwerkingsplatformen zoals dat van Microsoft, Zoom, Slack en Google, werken dan ook samen met e-siganture-tools.
Een overzicht van de beste opties om digitaal een handtekening te zetten, maakten we eerder al. Ditmaal leggen we uit hoe je de e-signature-tool HelloSign precies gebruikt in de Microsoft-omgevingen Word. Binnen Teams werd HelloSign niet geïntegreerd, daarom valt daar de keuze op DocuSign.
HelloSign en DocuSign zijn lang niet de enige diensten die integreren met de Microsoft-omgeving. Gebruik je liever een andere dienst, dan is dat op precies dezelfde manier te integreren met Word of Teams.
Digitaal onderteken in Word
Stap 1: Invoegtoepassing downloaden
Via het lint vind je het tabblad Invoegen. Eens je daarop klikt, kan je eender welke applicatie voor Word eenvoudig downloaden via Invoegtoepassingen downloaden, in het onderdeel Invoegtoepassingen.
Stap 2: Applicatie toevoegen
Om een applicatie te integreren in je persoonlijke Word-omgeving, zoek je de applicatie naar keuze. In dit geval zoeken we daarom HelloSign. Je zoekopdracht zal onmiddellijk resultaten opleveren. Kies in de lijst de juiste applicatie en klik op Toevoegen.
Stap 3: Inloggen of account aanmaken
In het lint krijg je er na de installatie een tabblad bij. Klik op het tabblad HelloSign. Vervolgens log je in op je account of maak je een profiel aan via het icoontje Mijn account.
Stap 4: Zet je document klaar in Word
Door de samenwerking tussen Microsoft en HelloSign, is het geopende Word-document rechtstreeks te ondertekenen. Het is dus belangrijk dat je nu eerst het te ondertekenen document in orde hebt, vooraleer je overgaat naar het klaarmaken voor de ondertekening.
Stap 5 (optioneel): Veld plaatsen waar de handtekening moet verschijnen
Eens de inhoud van het document volledig klaarstaat, kan je het document alvast zelf ondertekenen. Klik hiervoor onder het tabblad HelloSign op Zelfondertekening. Het Word-document zal automatisch ingeladen worden in de omgeving van HelloSign. Maak dan een keuze tussen handteken of initialen. Met de knop velden plaatsen kan je een onderdeel in het document aanduidden, waar je handtekening zal verschijnen.
Stap 5.1 (optioneel): Zelf ondertekenen
Teken je handtekening of initialen. Voor de eenvoudigheid kan je er ook voor kiezen je naam te typen of een foto van je handtekening te uploaden. Klik vervolgens op invoegen en je hebt het document zelf alvast van een digitale handtekening voorzien. Sluit het document daarna af, zodat je in Word terechtkomt.
Stap 6: Verzend het document
Nu het document klaar is voor verzending, klik je in het tabblad HelloSign op het icoontje Verzenden voor handtekening. Vervolgens wordt de pagina van HelloSign opnieuw geopend en daar vul je in een venster de naam en het e-mailadres van de ontvanger in. Je document is verzonden van zodra je op Volgende klikt.
Digitaal ondertekenen in Teams
Vanuit Microsoft Teams is het ook mogelijk een document te verzenden voor ondertekening. Ons stappenplan zetten we uit aan de hand van e-signature-tool DocuSign. De applicatie in de Teams-omgeving geeft je een melding als je een contract moet tekenen en laat je een document verzenden. Deze handelingen voer je steeds uit binnen de omgeving van DocuSign. Meer dan een handige digitale assistent biedt de applicatie je niet.
Stap 1: App toevoegen
Binnen Teams klik je links op de drie puntjes. Dan opent een tool waarin je eenvoudig door de apps kan bladeren die samenwerken met Teams. Typ in de zoekbalk DocuSign en klik op de applicatie. Teams zal je vragen of je deze applicatie wil toevoegen, dat bevestig je.
Stap 2: Inloggen of aanmelden
De installatie neemt nog geen minuut in beslag. DocuSign wordt vervolgens aan je chats toegevoegd. Klik op de chat met DocuSign. Een chatbot stuurt informatie en geeft je de mogelijkheid om in te loggen. Klik op de knop Inloggen. Na het klikken, word je automatisch doorgestuurd naar de DocuSign-omgeving. Daar maak je een account aan of log je in op een bestaand account.
Optie a: Stel een document op
Eens ingelogd kan je aan de slag met DocuSign. Een document verzenden doe je via de knop Een envelop verzenden. Vervolgen kom je opnieuw in de omgeving van DocuSign terecht, waar je aan de slag kan.
In de eerste stap stel je het contract op, of upload je een document. Vervolgens voeg je de ontvangers toe en klik je op Next. Het document verschijnt, waarin je door middel van de tools je een vakje plaatst voor de handtekening. De vakjes zijn een geel rechthoekig kadertje met een pijl in. Sleep dit vakje op de juiste plaats in het document en verder hoef je daar niets aan te doen.
Optie b: Teken document
Als je zelf documenten krijgt toegestuurd om te ondertekenen zal dit eveneens in de Teams-chat met DocuSign terechtkomen. Je ontvangt automatisch een melding en kan via de knop review eenvoudig het document bekijken en onderteken.
