Onderhandelingen hebben na de coronacrisis hun plaats op het kantoor niet per se terugverdiend. Praten kan perfect met beeld en geluid via een online platform. Alleen contracten kunnen het plezier van een online vergadering in de weg zitten. Een degelijke ondertekenings-tool is noodzakelijk om onderhandelingen niet nodeloos te vertragen.
Vergaderingen voor de pandemie werden in de meeste situaties fysiek georganiseerd. Voor zowat iedere kleine onderhandeling werd opnieuw een vergadering opgezet. Drie keer naar kantoor komen om één onderwerp af te handelen? Geen probleem.
De pandemie veranderde onze kijk op bedrijfsprocessen. Met een online vergadering hou je natuurlijk veel meer tijd over om andere, dringende opdrachten nog tot een goed einde te brengen. Fysiek afspreken om een document te ondertekenen, gebeurt dan ook veel minder.
Aan de mogelijkheden om digitaal een handtekening te zetten, is flink gesleuteld tijdens de pandemie. Gezien de situatie was dat ook noodzakelijk. Bedrijven probeerden zo goed mogelijk stand te houden in een omgeving vol onzekerheid. Verdere bedrijfsoperaties uitvoeren zoals gewoonlijk, vroeg om digitale oplossingen.
Europese regels
Europese bedrijven hebben zich sinds 2018 aan de eIDAS-verordening te houden als zij een document legaal digitaal willen ondertekenen. Deze verordening is er niet gekomen om bedrijven de les te lezen en digitaal handtekenen onnodig ingewikkeld te maken. Ze werd voornamelijk in het leven geroepen om handel tussen Europese bedrijven te vereenvoudigen.
Europese wetgevers zetten de dienst go.eIDAS op, deze tool laat het toe digitaal te handtekenen met een identiteitskaart.
De basis van handel tussen bedrijven zijn contracten. Daarom moet de verordening elektronisch tekenen en identificeren met een middel dat erkend en goedgekeurd wordt in ieder EU-land mogelijk maken.
Naast de verordening, zetten Europese wetgevers de dienst go.eIDAS op. De tool laat het toe digitaal te handtekenen met een identiteitskaart. Niet alle Europese landen ondersteunen echter het initiatief, maar de Belgische eID is in het systeem geïntegreerd.
Dat go.eIDAS niet wordt ondersteund in alle lidstaten, zet de toon voor de verdere verordening. Iedere lidstaat bepaald namelijk zelf welke dienstverleners het kwalificeert om digitaal handtekenen mogelijk te maken. Voor België is dat overzicht hier te vinden.
Meestal vrij kiezen
Bedrijven hoeven lang niet in alle gevallen een gekwalificeerde dienstverlener uit te kiezen. Bij belangrijke documenten en overeenkomsten, zoals arbeidsovereenkomsten, vennootschapsdocumenten, belastingaangiftes en leaseovereenkomsten, is de keuze wel beperkt tot de lijst die de Belgische overheid opstelde.
Bij andere documenten kan je vrij kiezen welke e-signature-tool past. Hou er in dat geval wel rekening mee dat bij een conflict de zender van het document in een mindere positie staat. Die moet in dat geval namelijk aantonen dat de handtekening niet vervalst is en het document dus wel degelijk geldig is.
Bij de meeste documenten heb je vrij te kiezen welke e-signature-tool past, al zet een niet-gekwalificeerde dienstverlening de zender van het document in een mindere positie bij conflict.
Documenten die gekwalificeerde e-signature-tools gebruiken, worden aangenomen als geldig bij een conflict. Het is in dat geval aan de partij die het document ondertekende om aan te tonen dat de handtekening vervalst werd.
Belgische tool
Een bekende Belgische tool om jezelf digitaal te verifiëren is Itsme. De applicatie kreeg door de Belgische overheid ook nog eens het label van gekwalificeerde dienst.
Naast jezelf identificeren bij digitale overheidsdiensten, kan de applicatie als tweede laag van beveiliging dienen voor e-signature-tools. Daarvoor werden samenwerkingen opgezet met DocuSign en Adobe Acrobat Sign, die diensten worden verder nog uitvoerig besproken. Door de integratie van beide e-signature-tools kan itsme dienen voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Volgens de Europese regelgeving is dat toegestaan.
lees ook
Itsme werkt voortaan met Microsoft Azure AD en Adobe Sign
Onbekend terrein
In de meeste gevallen is het dus niet verplicht te werken met gekwalificeerde diensten. Daardoor zijn er heel wat e-signature-tools op de markt die een onderhandeling vlot tot een overeenkomst brengen.
Wie toch nog twijfelt of fysiek afspreken wel zo nodig vervangen moet worden, kan de eenvoudige tool HelloSign een kans geven om de voordelen te evalueren. Enkel de partij die het contract opstelt, heeft een account nodig. Het getekende contract wordt namelijk automatisch gestuurd naar het e-mailadres van beide partijen.
HelloSign is sinds 2019 onderdeel van Dropbox. Daardoor is het mogelijk HelloSign in een gecombineerd abonnement te nemen met de diensten van Dropbox. HelloSign is ook als los product beschikbaar in verschillende formules, waaronder een gratis formule. De dienst om digitaal te ondertekenen is verder beschikbaar in Slack, Salesforce en Microsoft OneDrive.
Sporadisch digitaal ondertekenen
Misschien werk je liever met een gemixt model waarin zowel thuiswerken als op kantoor werken is toegestaan. Of leg je de keuze tussen digitaal of fysiek onderteken bij de ontvanger van het document. Voor bedrijven die sporadisch een digitale handtekening zetten is DocuSign een geschikt platform.
Tijdens een digitale vergadering laat DocuSign het toe een deal te beklinken met een digitale handtekening. Communicatieplatformen Teams en Zoom integreerden daarvoor recentelijk de tool. Microsoft Teams integreerde DocuSign aan einde van 2021 en de tool is ook toegankelijk in andere producten van Microsoft Office. Zoom volgde dat voorbeeld en sloot DocuSign in op het platform in februari 2022.
lees ook
Digitaal een handtekening zetten in Zoom mogelijk door integratie DocuSign
De tool werkt daarnaast ook samen met het platform Workplace van Meta. Google Drive, Box, Dropbox en Evernote omarmden DocuSign eveneens. DocuSign heeft geen gratis versie. De standaard formules kunnen tot vijf gebruikers ondersteunen en starten vanaf 23 per maand, per gebruiker.
Intensiever digitaal ondertekenen
Wie in digitale meetings het nieuwe normaal heeft gevonden, kan een grotere behoefte hebben aan digitaal ondertekenen. PandaDoc is dan een mogelijkheid. De dienst beschikt over een gratis versie die perfect is voor bedrijven die standaard werken met Google Drive. De gratis bundel geeft namelijk al de mogelijkheid om ongelimiteerd bestanden te verzenden. Betaalde versies laten je toe om sjablonen te personaliseren.
Groot nadeel aan de dienst is de ontbrekende ondersteuning voor Microsoft Office en Microsoft Teams. De integratie is althans niet rechtstreeks, want via de software van Zapier is PandaDoc wel te integreren in de Office-omgeving. De functionaliteiten van Zapier zijn enkel te benutten in het business-plan van 49 dollar per maand, per gebruiker. Salesforce en Google Drive ondersteunen PandaDoc wel rechtstreeks, maar de integratie met Salesforce is opnieuw niet gratis toegankelijk.
Organisaties die veel werken met Microsoft Office en Teams zullen misschien niet volledig tevredengesteld zijn met PandaDoc. Voor deze organisaties is SignNow een prima alternatief. Het biedt een goedkoper instapplan aan dan de meeste alternatieve e-signature-diensten (8 dollar per maand, per gebruiker) en is inhoudelijk sterker door bijvoorbeeld de onmiddellijke toegang tot gepersonaliseerde sjablonen. SignNow heeft verder nog samenwerkingen lopen met Salesforce en Google Drive.
Heel intensief digitaal ondertekenen
Adobe Acrobat Sign is een andere bekende speler. De ondertekeningstool is een goede optie voor bedrijven die net heel veel documenten digitaal ondertekenen. De dienst biedt slechts twee formules aan: het standaardpakket (18,14 euro per maand, per gebruiker voor Windows) en het pro-pakket (20,56 euro per maand, per gebruiker voor Windows en Mac).
De dienst integreert met Microsoft, Salesforce en Workday. De nauwere integratie met Microsoft is nog geen lang gegeven, maar wel zeer bruikbaar. Digitaal handtekenen wordt daardoor mogelijk in Microsoft Office en Microsoft 365. De integratie in Teams was al langer een feit.
lees ook
Adobe werkt aan nauwere integratie van PDF’s en digitale handtekeningen in Microsoft 365
Het einde van de coronaregels betekent niet dat alle zaken teruggedraaid moeten worden naar de situatie in 2019. Heel wat bezigheden hebben een waardige digitale variant gevonden die bedrijfsprocessen zelfs versnellen. De markt van e-signature-tools was al zeker de moeite waard. Al maken de bijkomende integraties in verschillende communicatieplatformen digitaal ondertekenen nog een pak eenvoudiger.