Basware: ‘Groen hart, AI en analytics drijft ons naar een hoger niveau’

SmartPDF, Carbon Footprint en Spend Insights

data analytics

Het P2P-segment (Procure-to-Pay) beseft steeds meer dat het op een bom aan data zit, en zet deze gegevens vandaag slimmer dan ooit in. Basware introduceerde vorig jaar alleen al drie belangrijke innovaties waarbij AI-modellen en machine learning (ML) organisaties optimaal ondersteunen en belangrijke nieuwe inzichten geven.

Binnen elk bedrijf heb je twee documentstromen wat betreft facturatie: papier en digitaal. Jonge bedrijven of andere organisaties die een digitale transformatie achter de rug hebben, werken 100% digitaal wat betreft facturatie, orders en alle verwerkingen er rond. Wie echter nog met papieren facturen werkt, heeft dit jaar flink afgezien met Covid-19. Kantoren die dicht zijn, facturen die blijven liggen, allemaal een veeg teken voor de cashflow.

“Je merkt dat bedrijven deze periode hebben aangegrepen om stil te staan bij de vraag waarom ze nog met papier werken”, zegt Ruben Slagmulder, Senior Presales Consultant bij Basware. “Andere bedrijven moeten dan weer besparen. Ook dan is automatisatie een ideale start met een wissel van papier naar digitaal. Aan het andere eind van het spectrum heb je bedrijven die booming business doen. Daar is net extra digitale capaciteit nodig om een versnelling hoger te schakelen. Of het nu gaat om een besparing of een verhoging, in allebei de gevallen kom je bij ons terecht.”

Papier of elektronisch

Wie vandaag een factuur maakt binnen zijn bedrijf, doet dat op twee manieren: op papier of elektronisch. Die laatste manier is gekoppeld met bijvoorbeeld een ERP- of Excel-pakket en kan je naadloos koppelen aan een P2P-platform zodat alles volledig automatisch wordt verwerkt. Van zodra papier van toepassing is, komen er heel wat variabelen in het spel.

Je merkt dat bedrijven deze periode hebben aangegrepen om stil te staan bij de vraag waarom ze nog met papier werken

Ruben Slagmulder, Senior Presales Consultant bij Basware

Een belangrijke innovatie die sinds enkele maanden beschikbaar is, is Basware SmartPDF. Hiermee kan je klassieke papieren facturen eenvoudig integreren in een digitale variant om die zogenaamd machine readable te maken, alsof het een digitale factuur is. “We scannen al veel langer op een slimme manier papieren facturen om via algoritmes velden toe te kennen aan bijvoorbeeld een btw-nummer, bankgegevens, totaalbedrag en andere elementen. Soms moet een medewerker van Basware correcties doorvoeren wanneer iets niet helemaal matcht, maar dat doen we al langer”, zegt Slagmulder.

“Het grote verschil is nu met SmartPDF dat we onze kennis in een AI-model hebben gestopt en via machine learning elke dag het model verfijnen. Dagelijks verwerken we namelijk miljoenen documenten gaande van aankooporders, leverbonnen tot facturen. Dat resulteert in een enorme dataset die we nu inzetten.” Volgens Basware heeft het nieuwe model een nauwkeurigheid van 97 procent vandaag bij nieuwe leveranciers of bestaande met een nieuwe factuuropmaak.

SmartPDF

Dany De Budt, Country Manager België en Nederland bij Basware: “Eenmaal toegepast op de historische klantfacturen, leert en verbetert de kunstmatige intelligentie telkens opnieuw met weinig menselijke interventie. Hierdoor bespaart de crediteurenadministratie veel tijd. We hebben al een wereldwijde zakelijke klant die op onze beoogde nauwkeurigheids- en kwaliteitsniveaus teert en zelf praktisch niets hoeft te verrichten.”

Basware ontzorgt de bedrijven door zelf de AI te trainen op de dataset van elk bedrijf. Zij sturen gewoon alle e-mailboxen naar ons die we dan verwerken. SmartPDF wordt compleet geleverd, maar elke organisatie heeft zijn eigen wensen. Details zoals lijninformatie zit er standaard niet in, maar kan wel worden geïntegreerd.

Basware ontzorgt de bedrijven door zelf de AI te trainen op de dataset van elk bedrijf.

“Zo kan je bijvoorbeeld een transporteur hebben die per maand één factuur stuurt met alles in bijlage en uitleg per regel wat er verricht is. Met SmartPDF kunnen we het model één keer laten zien hoe de factuur is opgebouwd, om daarna in de toekomst automatisch alle andere facturen op dezelfde manier te verwerken mét lijninformatie. Het is een tool die een brede basis heeft, maar training tussendoor is onvermijdelijk. Denk aan een atypische opbouw van een PO-nummer. Zoiets vraagt een eenmalige manuele interventie die Basware automatisch voor de klant invult.”

Carbon Footprint Index

Ondanks dat SmartPDF een essentieel nieuw onderdeel is in het portfolio van Basware, zou het eigenlijk overbodig moeten zijn. Papieren facturen uitsturen is allesbehalve interessant voor het milieu. Om daarrond extra te sensibiliseren, vind je sinds kort de Carbon Footprint Index terug in de P2P-tool. Hiermee kan je de CO2-emissie per factuur bekijken en wat de milieu-impact is.

Toch wordt 10% van de bomen die wereldwijd worden gekapt gebruikt voor papieren facturen. De energie die nodig is om deze facturen te maken, staat gelijk aan het jaarlijkse energieverbruik van 20 miljoen huishoudens. Door elektronische facturering toe te passen, kunnen bedrijven het papiergebruik binnen de organisatie verminderen en daarmee hun CO2-uitstoot verminderen.

“We zijn een Fins bedrijf, dat groene aspect zit in ons bedrijf ingebakken”, zegt De Budt. “Uit een studie van Basware in 2018 blijkt dat het overschakelen van papieren systemen naar elektronische facturatiediensten zorgt voor een vermindering in CO2-uitstoot met 36 procent.”

We zijn een Fins bedrijf, dat groene aspect zit in ons bedrijf ingebakken.

Dany De Budt, Country Manager België en Nederland bij Basware

“Je merkt dat bedrijven vandaag bovendien steeds meer rekening houden met de vraag of oplossingen die ze kopen bijdragen aan het milieu. Dat argument wordt alsmaar belangrijker”, zegt Slagmulder. “Naast de CO2-waarde tonen we ook in de Carbon Footprint Index waar nog veel potentieel zit. We willen het papieren proces op termijn elimineren en via deze cijfers iedereen extra sensibiliseren.”

Spend Insights analytics

Zoals we eerder al aangaven in ons trendverhaal zit Basware op een enorme berg aan (historische) data en kan het daaruit (geanonimiseerd) tal van inzichten halen. Een belangrijke eerste stap daarin is Spend Insights, een analytics-oplossing die extra inzichten geeft in je betalingen door middel van een aantrekkelijk visueel dashboard.

“Naast een visueel aantrekkelijke weergave kan je in het online dashboard ook aanbevelingen terugvinden en analyses rond bijvoorbeeld diverse kostenposten”, zegt Slagmulder. “Hoeveel is er met een PO aangekocht en hoeveel zijn ongeautoriseerde kosten? Welke contracten wegen het zwaarste door? Op basis van alle data kunnen we boeiende inzichten genereren binnen procurement, finance, sales, treasury of tot op het niveau van de CFO.”


Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Basware. Voor meer informatie rond hun oplossingen kan je hier terecht.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home