Organisaties verliezen elk jaar tot 5% van hun inkomsten door beroepsfraude, waarvan 86% in verband kan worden gebracht met AP-processen. Hoewel cheques en overschrijvingen nog steeds de meest toegankelijke methoden zijn voor fraudeurs vanwege de inefficiënte handmatige verwerking, richten ze zich ook op elektronische facturen.
Er zijn echter veel manieren om dit groeiende probleem te bestrijden. Een combinatie van verbeterde menselijke processen en AP-automatisering kan zowel de mogelijkheden voor verduistering van fondsen beperken als de fraudedetectie verbeteren.
Voordat een AP haar oplossing kan uitstippelen, is het van essentieel belang te begrijpen welke technieken vandaag de dag worden gebruikt.
Wat is AP-fraude?
AP-fraude blijft vaak onder de radar, en daar is een goede reden voor. In wezen gaat het bij AP om verduistering van activa, voornamelijk via frauduleuze uitgaven. De meeste organisaties hebben de neiging hun werknemers onder de loep te nemen omdat zij de meeste toegang en mogelijkheden hebben, maar ook externe leveranciers en zelfs kwaadwillende actoren kunnen AP-fraude plegen. Soms werken meerdere partijen samen om geld van bedrijfsrekeningen over te hevelen. In andere gevallen kan de fraude volledig toevallig zijn, zoals het verkeerd berekenen van een servicekost op een factuur.
Voordat we kunnen ingaan op soorten fraudepreventie bij AP, is het van essentieel belang om de meest voorkomende methoden van betalingsfraude te begrijpen. Dit maakt het gemakkelijker om rode vlaggen op te sporen en te investeren in oplossingen om het frauderisico te verminderen.
Wat zijn de meest voorkomende vormen van fraude met crediteurenrekeningen?
De Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) houdt de vinger aan de pols bij fraudezaken en biedt inzicht in de meest voorkomende fraudemethoden in verschillende bedrijfstakken. Als het om AP gaat, zijn er verschillende manieren waarop iemand geld van het bedrijf kan stelen:
Factuurfraude – In dit geval zet een werknemer een nepleverancier op, meestal via een lege vennootschap, om betalingen van het bedrijf te accepteren via factuurfraude. Hij kan ook gebruik maken van dubbele facturen aan echte leveranciers om geld af te troggelen. Het doel is om zichzelf en eventuele andere medeplichtigen via deze valse rekening het gestolen geld uit te betalen.
Fraude met cheques – Het vervalsen van cheques is een van de meest voorkomende manieren om AP-fraude te plegen. Hoewel het moeilijk te betrappen kan zijn, kunnen onderzoekers de frauduleuze activiteit tot aan de bron traceren als de cheques slecht zijn gewijzigd.
ACH-fraude – In dit geval gebruikt de werknemer zijn ACH-bankrekening als ontvanger om fondsen te onderscheppen die voor het bedrijf bestemd zijn.
Fraude met vergoedingen – Werknemers kunnen ook misbruik maken van het declaratieproces door hun uitgaven op te blazen, kosten te declareren die niet door het bedrijfsbeleid worden gedekt, of valse bonnetjes te maken.
Omkoping en smeergeld – Omkoping door het bedrijf, vaak smeergeld genoemd, is ook een mogelijkheid. In dit geval ontvangt de werknemer een geschenk, in contanten of in een andere vorm, voor het contracteren van een bepaalde leverancier.
Werknemers besluiten om verschillende redenen fraude te plegen. Ontevredenheid over het salaris of dringende financiële zaken kunnen iemand ertoe aanzetten om betalingsfraude te plegen.
Richtlijnen voor het onderzoeken van AP-fraude
Bij het onderzoeken van potentiële crediteurenfraude is het van cruciaal belang om zowel een intern rapport op te stellen als een externe auditor in te schakelen. Volgens de ACFE vernemen de meeste organisaties over frauduleuze activiteiten van klokkenluiders. Hoewel interne audits potentiële fraudegevallen kunnen opsporen, is de kans veel groter dat een externe auditor onbevooroordeeld te werk gaat.
Als u mogelijke fraude vermoedt, is het eerste wat u moet doen het bewijsmateriaal bewaren. Dit betekent dat u cheques, facturen, contracten, journaalposten, bankafschriften en andere relevante documentatie moet verzamelen.
Als u mogelijke fraude vermoedt, is het eerste wat u moet doen het bewijsmateriaal bewaren.
Kris Vanhoutte, Presales Consultant bij Basware
Voor verder onderzoek naar mogelijke fraudeschema’s is het verstandig een fraudecontrolecommissie op te richten of een externe accountant in te schakelen om de dossiers te controleren. Zij kunnen ook extra stappen ondernemen, zoals leveranciers verifiëren, rekeningen vergelijken, transacties onderzoeken en controles controleren alvorens ze te knippen.
Bij het evalueren van de AP-afdelingsmedewerkers en het AP-proces is het belangrijk om een nieuw iemand te laten komen om leveranciers te controleren en betalingen te controleren. Dit kan een accountant zijn of iemand van een andere afdeling van de boekhoudafdeling.
Tips voor het opsporen van AP-fraude
Het goede nieuws is dat er manieren zijn om fraudegevallen te voorkomen. Hoewel geen enkele aanpak de dreiging van fraude volledig kan elimineren, is het zeker mogelijk om in de buurt te komen.
Enkele stappen die een AP-afdeling vandaag kan nemen voor fraudepreventie zijn:
- Roulatie van medewerkers – Het kan helpen om medewerkers te laten roteren door verschillende taken in het AP-proces, ook al kan dit extra training vragen voor elke medewerker. Roulatie van werknemers verkleint echter de kans dat één werknemer of leverancier fraude probeert te plegen en maakt het gemakkelijker om rode vlaggen op te merken.-
- Verplichte vakanties – Werknemers vragen om vakantie te nemen betekent dat een ander teamlid hun reguliere taken moet overnemen. Een frisse blik op de documentatie kan frauduleuze activiteiten aan het licht brengen.
- Willekeurige audits – Het controleren van het AP-proces tijdens een ongeplande audit kan potentiële fraudeurs afschrikken en het gemakkelijk maken om problemen te ontdekken.
- Automatisering – De beste manier om interne fraude te voorkomen, is gebruikmaken van technologie. AP-automatisering vergelijkt facturen, scant op dubbele betalingen, brengt fouten aan het licht en laat een duidelijk controlespoor achter. Bij sommige oplossingen is het zelfs mogelijk om goedkeuringsbeperkingen voor specifieke rekeningen in te stellen.
- Stel een duidelijk terugbetalingsbeleid op – In veel fraudegevallen is het niet de bedoeling van de werknemer om problemen te veroorzaken. Ze zijn gewoon niet op de hoogte van het bedrijfsbeleid. Het kan helpen om samen te werken met personeelszaken om ervoor te zorgen dat werknemers het bedrijfsbeleid rond vergoedingen begrijpen.
- Werk de stamgegevens van leveranciers regelmatig bij – Fraude op lange termijn vereist een vorm van factuur- of leveranciersvervalsing. Ervoor zorgen dat de leverancierslijst regelmatig wordt bijgewerkt is een manier om langdurige fraude te voorkomen.
- Open een tipnetwerk – Soms merkt een werknemer iets verkeerds op, maar weet hij niet met wie hij moet praten. Organisaties die al een hotline hebben, hebben meer baat bij het aannemen van tips, aangezien zij 10% meer kans hebben om fraude op te sporen via een tip dan organisaties zonder een hotline.
Maar hoe proactief een AP-afdeling ook is, ze moet nog steeds alert zijn op potentiële frauderisico’s. Technologie maakt het gemakkelijk om een mogelijk geval van fraude op te sporen.
Wat is de Wet van Benford?
Als u mogelijke fraude vermoedt, is het eerste wat u moet doen het bewijsmateriaal bewaren. Maar een van de meest voorkomende is de Wet van Benford. Dit wiskundige principe komt erop neer dat getallen in een reeks waarschijnlijk deel uitmaken van een patroon, ook al lijken ze willekeurig.
Met andere woorden, voor elk getal is er een waarschijnlijkheid dat het in een bepaalde reeks zal voorkomen. Zo is de kans dat het getal 1 wordt gebruikt op de eerste plaats van een betaling, zoals $1XX, 30,1%. Bij betalingsfraude is de kans groter dat het natuurlijke patroon wordt doorbroken.
Als u mogelijke fraude vermoedt, is het eerste wat u moet doen het bewijsmateriaal bewaren.
Kris Vanhoutte, Presales Consultant bij Basware
Hoewel de Wet van Benford niet onfeilbaar is, biedt deze een eenvoudig hulpmiddel voor een AP om haar betalingen te evalueren.
Verbeteringen in de technologie voor AP-fraude
In de afgelopen decennia heeft de AP-automatisering een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Door het gebruik van OCR (Optical Character Recognition) om gegevens uit facturen te halen, kunnen zowel elektronische als papieren documenten sneller worden gecontroleerd. Bovendien heeft kunstmatige intelligentie het matchingproces grotendeels geautomatiseerd.
Deze ultramoderne AP-automatiseringssystemen waarschuwen gebruikers onmiddellijk bij een rode vlag – of dat nu een dubbele factuur, ontbrekende belasting-ID’s of een onjuist ontvangstbewijs is. Automatisering helpt dus het frauderisico te beperken en stroomlijnt tegelijkertijd het AP-proces voor het hele team.
Dit is een ingezonden bijdrage van Kris Vanhoutte, Presales Consultant bij Basware. Voor meer informatie rond de P2P-oplossingen van Basware kan je hier terecht.