Het is een uitdagende tijd om bedrijfsleider te zijn. Containerkosten zijn verdrievoudigd, energiekosten rijzen over de hele linie de pan uit, inflatie is een ravage voor iedereen, een onrechtvaardige oorlog heeft Oekraïne in puin achtergelaten, het Grote Ontslag heeft de beroepsbevolking aan het wankelen gebracht, en de wereldwijde supply chain heeft nog geen kans gehad om op adem te komen en terug te stuiteren na COVID – om er maar een paar te noemen.
Sommigen zouden dit kunnen opvatten als een teken om het doorvoeren van grote organisatorische veranderingen in hun bedrijf, zoals het invoeren van nieuwe technologieën, stop te zetten of uit te stellen. Het kan voor leiders echter juist het ideale moment zijn om nieuwe kansen te benutten en een positieve impact op hun organisatie te hebben.
Automatisering maakt bedrijfscontinuïteit mogelijk
Een artikel van Forbes onthult dat “Een overweldigende meerderheid (90%) van de mondiale executives zegt dat het automatiseren van workflows post-Covid-19 de bedrijfscontinuïteit zal waarborgen… Bijna hetzelfde aantal (89%) denkt dat digitaal getransformeerde bedrijven een concurrentievoordeel hebben.” En het concurrentievoordeel is duidelijk.
Om te beginnen kan uw bedrijf veel winnen bij gedigitaliseerde procure-to-pay-processen. Digitalisering stelt inkoop en AP in staat naadloos op afstand te werken. Met eenvoudige toegang tot de relevante programma’s van de gebruikers kunnen zij hun activiteiten gewoon verderzetten, waar ze zich ook bevinden, zolang ze maar een internetverbinding en een apparaat hebben.
Digitalisering stelt inkoop en AP in staat naadloos op afstand te werken.
Kris Vanhoutte, Presales Consultant bij Basware
Aan de AP-kant hoeft u niet meer afhankelijk te zijn van verouderde bedrijfsfuncties en papieren facturen, maar blijven de activiteiten gewoon doorgaan – de enige verandering is dat ze gedigitaliseerd zijn. U kunt ook al uw informatie georganiseerd en veilig bewaren voor eventuele audits in een beveiligde maar gemakkelijk toegankelijke gedigitaliseerde opslagplaats die alle relevante factuur- en transactiegegevens bevat.
Opkomende technologieën
Aan de inkoopzijde bieden gedigitaliseerde processen gestroomlijnde ondersteuning voor meerdere werkstromen, waaronder de inkoop van indirecte goederen, directe goederen en diensten. Gedigitaliseerde inkoop biedt een meer consumentgerichte gebruikerservaring (UX) die niet alleen de training en onboarding vergemakkelijkt, maar ook mogelijkheden en beheerrechten op basis van unieke rollen bundelt.
En voor alle afdelingen geldt dat opkomende technologieën zoals artificial intelligence (AI), machine learning (ML), neural linguistic programming (NLP) en een conversational UX de beslissing om over te gaan op gedigitaliseerde activiteiten alleen maar verder ondersteunen.
Andere voordelen zijn onder meer de volgende:
- Digitalisering maakt een grotere zichtbaarheid en analyse van uitgaven mogelijk. Ingebouwde rapportagefuncties bieden de flexibiliteit om rapportages zowel aan te passen als te automatiseren. Met dit soort inzicht en overzicht hebben uw inkoop- en financiële teams beter zicht op waar het geld naartoe gaat, waar besparingsmogelijkheden schuilen en welke manieren de totale kosten kunnen verlagen.
- Digitalisering verbetert het beheer en de relaties met leveranciers. Veel wereldwijde organisaties moeten een lange lijst van leveranciers beheren, maar als deze leveranciers in uw gedigitaliseerde inkoopoplossing zijn opgenomen, is het eenvoudiger om catalogi op te slaan, inkooporders te maken en goed te keuren, en uw leveranciers in staat te stellen orders sneller te ontvangen en uit te voeren.
Risico’s verminderen
In moeilijke tijden vertraagt de afhankelijkheid van fysiek papier en handmatige processen het hele AP-proces aanzienlijk, en maakt het in sommige situaties onmogelijk om uw normale bedrijfsprocessen bij te houden. Maar er is een manier om verstoringen in uw financiële toeleveringsketen en dagelijkse werkzaamheden tot een minimum te beperken: automatisering.
Automatisering doet meer dan alleen het proces versnellen. Het vermindert ook risico’s, ondersteunt een flexibele en externe werkomgeving, biedt real-time inzicht waar uw bedrijf op elk moment staat, garandeert dat u voor uw leveranciers kunt zorgen, en biedt uiteindelijk zichtbaarheid, ongeacht waar u bent of wat er in de wereld gebeurt.
In moeilijke tijden vertraagt de afhankelijkheid van fysiek papier en handmatige processen het hele AP-proces aanzienlijk.
Kris Vanhoutte, Presales Consultant bij Basware
Om de huidige uitdagingen te kunnen overwinnen, hebben bedrijven gegevens nodig om niet alleen de juiste beslissingen te nemen, maar ook om die beslissingen snel te kunnen nemen. We hebben nu gezien hoe cruciaal het is om inzicht te hebben in uw wereldwijde supply chains om tekorten te voorkomen, veiligheid te garanderen, winstgevendheid te behouden en uw bedrijf toekomstbestendig te maken.
Welzijn van werknemers
Dankzij automatisering kunt u zich concentreren op wat belangrijk is – het welzijn van werknemers, het minimaliseren van onderbrekingen in de toeleveringsketen en de bedrijfscontinuïteit, in plaats van verstrikt te raken in handmatige, repetitieve processen. Het gaat niet alleen om geld verdienen, het gaat ook om de veiligheid van uw werknemers en de bescherming van de toeleveringsketen.
Daarnaast zijn duurzaamheid en transparantie essentiële thema’s geworden als het gaat om employer branding. Als u het juiste soort werknemers wilt aantrekken, uw merkreputatie wilt behouden en wilt voldoen aan lokale mandaten of vereisten met betrekking tot groene initiatieven, dan is het digitaliseren van processen een noodzaak.
Dit is een ingezonden bijdrage van Kris Vanhoutte, Presales Consultant bij Basware. Voor meer informatie rond de P2P-oplossingen van Basware kan je hier terecht.