België experimenteert al met e-invoicing door het te verplichten bij facturering aan de overheid. Een factuur naar een andere onderneming moet niet elektronisch. Volgens Basware kan daar echter snel verandering in komen met een bredere integratie van het continuous transaction control (CTC)-model in Europa en door de verplichting op e-invoicing in Frankrijk.
Vanaf juli 2024 verplicht Frankrijk e-invoicing voor binnenlandse stromen, tegelijk met de verplichting van e-invoincing voor grensoverschrijdende en B2C-stromen. Alle bedrijven die zakendoen in het land moeten vanaf dat moment digitale facturen kunnen ontvangen. Aan de kant van verzending stappen bedrijven al naargelang de grootte van hun onderneming stillaan over op het systeem. In januari 2026 rond de laatste groep de overstap af en is e-invoicing volledig verplicht.
lees ook
E-invoicing: hoe Frankrijk Europa onder druk zet met nieuwe regels vanaf 2024
“Belgische ondernemingen met lokale entiteiten in Frankrijk zullen zich ook naar de nieuwe, Franse wetgeving moeten schikken”, waarschuwt Mekki Ben Othman, Senior Product Manager bij Basware. “Ik zou het deze bedrijven aanraden om alvast na te gaan tegen welke datum Frankrijk e-invoicing voor je organisatie verplicht en een gap-analyse uit te voeren van de financiële processen en onderliggende informatiesystemen die momenteel in Frankrijk worden gebruikt. Op basis daarvan kan je op zoek gaan naar een partner die bij je organisatie past en je compliancy ondersteunt in alle landen waar je bedrijf aanwezig is.”
En België?
Frankrijk neemt een voortrekkersrol om de technologie te verplichten in Europa, maar is niet de eerste. Italië verplicht vandaag al e-invoicing en zit sinds dit jaar in de laatste fase waar kleine ondernemingen zich moeten schikken naar de nieuwste regels. In Polen starten ze vanaf 2024 met de verplichting voor e-invoicing.
Belgische ondernemingen met lokale entiteiten in Frankrijk zullen zich ook naar de nieuwe, Franse wetgeving moeten schikken
Mekki Ben Othman, Senior Product Manager bij Basware
In België is e-invoicing momenteel alleen verplicht van onderneming naar overheid (B2G). Dergelijke transacties laat een overheid alvast experimenteren met de technologie. De verworven ervaring kan zich later vertalen naar een verplichting voor B2B. “Het zou me verbazen als niet heel wat Europese landen het voorbeeld van Frankrijk volgen”, stelt Othman.
“De politieke bereidheid om de technologie te verplichten, houdt een verplichting in België momenteel tegen.” Nochtans is de technologie voor de overheid interessant om de tax gap op te vangen. Fraude, ontduiking, faillissementen en optimalisaties, maken dat de Belgische overheid momenteel ongeveer 4,44 miljard euro aan inkomsten mist. Digitale facturatie belooft dit probleem te verhelpen.
Sneller en efficiënter
Dat de overheid voordeel haalt uit e-invoicing, betekent niet dat er geen voordelen voor bedrijven aan de technologie zitten. “Ik geloof dat het positieve elementen brengt naar zowel de overheid als de bedrijven, hoewel het door bedrijven vaak als een last wordt gezien”, vertelt Othman. “Ik spreek uit ervaring als ik zeg dat e-invoicing een positieve impact heeft op de manier waarop bedrijven hun financiële processen en systemen herstructureren.”
“Door een betere kwaliteit van de verzamelde data, is het verder eenvoudiger om automatiseringsmogelijkheden te zien en te vertrouwen. Op het einde van de rit bespaart dat natuurlijk geld en verbetert het de klantenervaring.” Het kan daarom interessant zijn om e-invoicing vandaag al te overwegen voor je organisatie. Misschien wordt het door de Franse wetgeving verplicht om e-invoicing al bij enkele van je entiteiten te introduceren, maar waarom zou de rest van je organisatie niet ineens mee evolueren?
Voor globale en lokale spelers
Bij Basware staan ze in ieder geval al klaar om de e-invoicing van je bedrijf te verzorgen nu en als een verplichting er komt: “De Europese markt is onze thuismarkt en in België leveren we onze oplossingen al aan heel wat bedrijven. Als de verplichting er komt, zullen we onze oplossingen zo snel mogelijk aanpassen aan de lokale wetgeving”, verzekert Othman. Lokale verschillen kunnen optreden doordat ieder land zelf bepaalt aan welke voorwaarden e-invoicing moet voldoen.
De grootste troeven van het bedrijf liggen in wereldwijde aanwezigheid met oplossingen voor e-facturatie en P2P-oplossingen. Dat maakt het bedrijf geschikt om organisaties te bedienen die vertegenwoordigd zijn in meerdere Europese landen. Al zijn er ook oplossingen gericht op de kmo-markt: “We hebben een invoice ready-oplossing die zeer geschikt is voor kmo’s. Het gaat feitelijk om een gestandaardiseerde oplossing voor het ondersteunen van bedrijven bij inkoop, factuurverwerking en reis- en onkostenbeheerprocessen.”
Belgische bedrijven met entiteiten in Frankrijk ontkomen vanaf 2024 niet meer aan e-invoicing. Aangezien de technologie een snellere en efficiëntere manier van facturatie naar bedrijven brengt, is dat geen slecht gegeven. Hoewel concrete plannen ontbreken om de technologie in ons land te introduceren, zal iedere Belgische onderneming er vroeg of laat toe gedwongen worden. Wachten tot de verplichting levert alleen kopzorgen op om alles op tijd in orde te krijgen. Kijk daarom beter vandaag al wat de technologie voor je organisatie kan betekenen.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Basware. Voor meer informatie over de oplossingen van het bedrijf, kan je hier terecht.