Konica Minolta heeft een ‘Scan, structure & FIND’-pakket ontwikkeld dat procesoptimalisatie binnen het onderwijs moet bevorderen. De oplossing speelt volgens de Japanse printerleverancier en documentdienstverlener snel en budgetvriendelijk in op de huidige en toekomstige behoeften van schooladministraties, ICT-coördinatoren en leerkrachten.
De totaaloplossing kan volgens Konica Minolta ook modulair worden ingezet. Het helpt naar eigen zeggen scholen met het vergemakkelijken van de dagelijkse administratie door handmatige verwerkingsprocessen van papieren documenten drastisch te verminderen. Iets wat moet zorgen voor tijd- en productiviteitswinst.
Konica Minolta beweert al jaren constructief samen te werken met onderwijsinstellingen, waardoor het bedrijf beschikt over speciaal op de sector afgestemde oplossingen en diensten. Processen worden naar eigen zeggen hierdoor geoptimaliseerd en pijnpunten binnen de administratie opgelost.
Schaalbare cloud
“Scholen kampen met een steeds hogere werkdruk, minder personeel en kleinere budgetten, waardoor ze genoodzaakt zijn slimmer te werken. De oplossing helpt hen daarbij en zorgt ervoor dat alle data, documenten, documentprocessen en ICT veilig worden. Zo is er geen inmenging van derden, zijn er geen documenten die her en der verspreid liggen en is er een duidelijke toegangscontrole. Bovendien is de digitale verwerking kostenbesparend en efficiënt door de schaalbaarheid van de cloud. Alle documenten en processen zijn traceerbaar, waardoor er geen brain drain is wanneer er collega’s vertrekken. Die gewonnen tijd kunnen scholen besteden aan het daadwerkelijk lesgeven”, aldus Xavier Biermez, algemeen directeur bij Konica Minolta België en Nederland.
‘Scan, structure & FIND’ is volgens hem een oplossing die zorgen wegneemt bij IT-medewerkers op het gebied van GDPR, dataveiligheid en -opslag, waardoor zij meer slagkracht hebben om strategisch bezig te zijn met de overige IT-infrastructuur.
Indexeringstoepassing
Zo biedt onder meer de ‘Scan’-functie van Konica Minolta bizhub-printers scholen de mogelijkheid documenten tot wel 240 pagina’s per minuut te digitaliseren. De ‘Capture’-functie maakt het op zijn beurt weer mogelijk een gescande afbeelding te voorzien van digitale tekst via optical character recognition (OCR)-software, waarna deze het document converteert naar het gewenste formaat en in de juiste doelmap opslaat.
Gescande documenten kunnen via de uitgebreide indexeringstoepassing ‘dokoni FIND’ snel worden teruggevonden. De webgebaseerde ‘Search’-oplossing registreert door middel van een universele index nieuw binnengekomen documenten, waarmee alle daaraan gekoppelde gegevensarchieven, zoals MS SharePoint, MS Exchange en Fileserver, doorzocht kunnen worden.
Dokoni Sync & Share
De Japanse printerleverancier en documentdienstverlener lanceerde vorige maand ook al de zogeheten ‘dokoni Sync & Share’. Dat is een zakelijke oplossing voor het delen en synchroniseren van bestanden, ongeacht waar die geparkeerd staan.
Volgens het bedrijf biedt de functie beveiligde toegang tot data en informatie vanaf elke plek, op elk moment en met elk apparaat. Ook integreert het met andere dataopslagsystemen, zoals SharePoint, SMB, FTP, Dropbox en Google Drive.