Review: Microsoft Surface Hub

We zien dat bij veel bedrijven het beamerscherm en het whiteboard worden vervangen door een groot scherm (large format display), maar Microsoft gaat een stukje verder met zijn Surface Hub. Dit is niet alleen een groot scherm maar heeft ook een ingebouwde computer waar een op maat gemaakte Windows 10-versie, Windows 10 Team, op draait.

Met de Surface Hub kan je een vergaderruimte niet alleen voorzien van een simpel scherm om bijvoorbeeld een powerpoint-presentatie op te geven. Je kan volgens Microsoft de hele manier van werken tijdens een vergadering efficiënter en effectiever maken.

Volgens Microsoft is de Surface Hub een uitbreiding op de moderne werkplek van vandaag de dag. Veel mensen hebben geen vast bureau meer en werken vaak thuis of op externe locaties. Met de Surface Hub kan je afstanden verkleinen en mensen effectiever laten samenwerken. Uiteindelijk zorgt de Surface Hub ervoor dat werknemers minder hoeven te reizen, doordat werknemers op verschillende locaties (of vestigingen) beter, eenvoudiger en efficiënter kunnen communiceren.

De Surface Hub richt zich op een aantal toepassingen die je eigenlijk in elke organisatie tegen kan komen. Zo kan je de Surface Hub gebruiken voor een audio/video-conferentie via Skype for Business, maar ook als projectiescherm of whiteboard. Daarnaast beschikt de Surface Hub over een ruim aanbod aan apps zodat het scherm ook door specifiek ontworpen apps kan worden gebruikt. Verder zijn de normale Windows 10-apps in de Windows Store ook beschikbaar op de Surface Hub.

De Surface Hub is in tegenstelling tot alle andere Windows 10-apparaten geen persoonlijk apparaat, het is een apparaat voor de organisatie en dat betekent dat je de Surface Hub niet kan personaliseren. Wel kan je inloggen op de Surface Hub om bij je persoonlijke OneDrive-bestanden te komen en gemaakte presentaties of whiteboard schetsen op te slaan, maar na elke sessie wordt de Surface Hub weer gewist voor de volgende sessie.

De Surface Hub kan ook worden toegevoegd aan het lokale netwerk van het bedrijf met een eigen gebruiker, zodat je hem bijvoorbeeld kan koppelen aan een vergaderruimte die je moet inboeken in een agenda. Hierdoor hoef je niet direct elke vergaderruimte te voorzien van een dergelijk apparaat.

Wij hebben de gelegenheid gekregen om het 84 inch model van de Surface Hub aan de tand te voelen, deze heeft een prijskaartje van 25.499 euro inclusief BTW. Voor bedrijven die dat iets te duur vinden is er nog een kleiner model, dat 55 inch meet en een prijskaartje heeft van 10.199 euro.

Hardware

Zoals op de vorige pagina vermeld is de Surface Hub beschikbaar in twee versies, een klein model met een 55 inch scherm en een groot model met een 84 inch scherm. Laatstgenoemde weegt meer dan 100 kilo en past ook niet zomaar door elke deur. Als bedrijf moet je echt goed bekijken of de grote Surface Hub wel past in je kantoor en vergaderruimte. Bij Microsoft gebruiken ze in Nederland de grote Surface Hub alleen op de eerste etage waar een brede trap naartoe leidt. Alle andere etages vereisen toegang met een lift en daarvoor is de 84 inch Surface Hub te groot. Op de andere etages gebruikt Microsoft zelf dus ook het kleinere model.

Het verschil tussen de twee varianten dat het meest in het oog springt, is het schermformaat van 84 inch en 55 inch. Daarnaast is er ook een verschil in schermresolutie. Het grote model beschikt over een 4K-resolutie (3840 x 2160 pixels) en het kleinere model over een Full HD-resolutie (1920 x 1080 pixels).

Verder is er nog een verschil in de gebruikte processor. De grote draait op een vierde generatie Intel Core i7 processor en het kleine model op een Intel Core i5-processor. Naast het verschil in processoren heeft het grote model ook nog een discrete videokaart in de vorm van een Nvidia Quadro K2200. Het kleinere model moet het doen met de ingebouwde Intel HD 4600.

Om welke processoren het precies gaat van Intel wilde Microsoft ons (nog) niet vertellen. Wel gingen ze kijken of ze deze informatie mogen delen. Vooralsnog is het dus niet duidelijk uit welke Core i7- en Core i5-modellen er is gekozen. Het maakt namelijk qua prestaties nogal uit of het een ‘volwaardige’ processor betreft, of eentje uit een energiezuinige serie. Gezien het feit dat we hier niet te maken hebben met een apparaat dat op een accu werkt, zou het ons verbazen als er voor bijvoorbeeld een exemplaar uit de U-serie is gekozen overigens. In de kleinere variant is er in ieder geval niet gekozen voor een U-processor, dat kunnen we herleiden aan de hand van de aanwezige geïntegreerde GPU.

Beide modellen beschikken verder over 8GB aan werkgeheugen en 128GB aan SSD-opslagcapaciteit. Een nadeel vinden wij wel dat de Surface Hub niet is te upgraden, het is niet mogelijk om hardware in de Surface Hub te vervangen, als je bijvoorbeeld meer rekenkracht of werkgeheugen wilt, is dit dus niet te realiseren. Of Microsoft in de toekomst wel nog iets dergelijks gaat aanbieden is nog onduidelijk, in elk geval zal de Surface Hub dan volledig moeten worden open geschroefd.

Tot slot levert Microsoft ook bij beide modellen twee Surface-pennen mee voor de Surface Hub en zitten in beide schermen twee camera’s ingebouwd en meerdere microfoons.

Microsoft heeft verder laten weten dat het een eigen fabriek heeft opgetuigd in Portland om de Surface Hub te ontwikkelen en te assembleren. Hiervoor heeft het ook enkele kleine overnames gedaan, bijvoorbeeld om technologie in huis te halen waardoor een touchscreen gecreëerd kan worden dat 100 invoerpunten tegelijk ondersteunt. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld drie mensen tegelijk een grote Surface Hub bedienen, bijvoorbeeld door aantekeningen te maken op het whiteboard.

Verder komt een groot deel van de hardware uiteraard bij externe partijen vandaan. Zo wordt het paneel geleverd door ‘een bekende grote fabrikant’. Namen maakt Microsoft niet bekend maar we denken dan meteen aan LG, Samsung of Sharp.

Toepassingen

De hardware van de Surface Hub is interessant, maar is niet waar het uiteindelijk om draait. De Surface Hub draait om de toepassingen die Microsoft ervoor heeft ontwikkeld. Een app staat hierin centraal, namelijk Skype for Business. De Surface Hub is namelijk een ideaal apparaat om tijdens een vergadering te gebruiken, waarbij er mensen aanwezig zijn in de vergaderzaal maar ook extern inbellen via Skype for Business.

Wat je op dit moment vaak ziet bij Skype for Business is dat men kiest voor audiogesprekken zonder beeld erbij. Bij de Surface Hub is video eigenlijk standaard geactiveerd. Waardoor een sessie toch ook wat meer lading krijgt.

Op de Surface Hub is een speciale versie van Skype for Business aanwezig die de mogelijkheden van de Surface Hub volledig benut. Zo maakt het apparaat gebruik van beide camera’s die aan de linker- en rechterzijde in het apparaat zitten verwerkt. Afhankelijk van de persoon die praat in de vergaderruimte wordt het beeld bepaald. De Surface Hub probeert steeds de persoon die praat zo goed mogelijk in beeld te krijgen. Daarvoor schakelt het tussen de twee aanwezige camera’s, maar maakt het geen gebruik van een zoomfunctie. Het apparaat zorgt ook dat altijd de volledig vergaderruimte in beeld blijft, dus als iemand in de rede valt en begint te praten weten de inbellende deelnemers ook meteen wie dat is.

Bovenstaand is een foto van een laptopscherm, vandaar dat de kwaliteit wat minder is. Het beeld is in de praktijk gewoon scherp.

We hebben dit getest met de Surface Hub bij Microsoft op kantoor en hoewel de Surface Hub een paar seconden vertraging heeft met het wisselen tussen de cameraposities, werkt het verder uitstekend. Misschien is die vertraging ook wel wenselijk om geen flipperkast te krijgen in beelden.

De Surface Hub kan echter in veel meer zaken voorzien tijdens de vergadering. Zo kan ervoor worden gekozen om bijvoorbeeld een powerpoint-presentatie te geven die mensen in de vergaderzaal maar ook de Skype-gebruikers kunnen zien. Dat is op zich geen unieke feature overigens. Waar we wel van onder de indruk waren was de mogelijkheid om bijvoorbeeld met alle aanwezigen een whiteboard te openen, waarbij de optie wordt geboden dat iedereen tegelijk aantekeningen kan maken en zijn of haar punten kan toevoegen aan het whiteboard.

Dit kunnen de inbellers doen, doordat het whiteboard gebruikmaakt van OneNote-technologie, maar ook de aanwezigen in de vergaderzaal door gewoon naar het scherm te lopen en hun input toe te voegen. Op die manier kunnen alle deelnemers tegelijk hun input leveren, in plaats van dat iedereen dat om de beurt moet opnoemen, terwijl één gebruiker het vervolgens toevoegt.

Deze nieuwe manier van samenwerken is in ieder geval in theorie veel efficiënter. Volgens Microsoft is dit een erg populaire functie omdat bij het begin van een project, ongeacht in wat voor bedrijf je werkt, er een snelle start gemaakt kan worden en er heel snel ideeën op tafel komen. Uiteindelijk zal natuurlijk wel één iemand het voortouw moeten nemen om na de vergadering alle aantekeningen om te zetten in een goed geordend plan. Als een vergadering is afgelopen kunnen de aantekeningen eenvoudig worden bewaard door deze te delen en per e-mail te delen aan alle aanwezigen of alleen met de organisator van de vergadering.

Onderop de Surface Hub zit een knopje met “I’m done”. Als daarop wordt geklikt verschijnt er een waarschuwing dat alle niet opgeslagen content zal worden gewist, tenzij de gebruiker het afsluitproces onderbreekt. Hiervoor heeft hij of zij 10 seconden de tijd. Daarna reset de Surface Hub en is deze klaar voor een volgende sessie.

Andere apps

Zoals gezegd is Skype for Business de ‘killer-app’ voor de Surface Hub. We hebben het verder ook al gehad over het whiteboard en over powerpoint. Natuurlijk kan je ook een browservenster openen en de inhoud daarvan delen met alle aanwezigen. Verder is het mogelijk om zelf apps te ontwikkelen voor de Surface Hub. Het apparaat maakt in de basis gewoon gebruik van Windows 10, dus elke Windows 10-app uit de Windows Store kan op het apparaat werken. Als een bedrijf ontwikkelaars in dienst heeft die Windows 10-apps kunnen maken, kunnen ze dat ook voor de Surface Hub.

Om andere Windows 10-apps te gebruiken, bijvoorbeeld Mural, een app waarmee elke gebruiker allemaal post-its kan plakken om ideeën op te doen voor een nieuw project, moet de systeembeheerder deze app installeren op de Surface Hub voordat die beschikbaar is in vergaderingen. Gebruikers die enkel gebruikersrechten hebben kunnen geen apps toevoegen aan de Surface Hub overigens. Als er tijdens een vergadering speciale apps nodig zijn, moet hier dus vooraf goed over nagedacht worden en moet de beheerder deze installeren.

Voor wie is de Surface Hub geschikt?

Wij kunnen ons goed voorstellen dat je als ondernemer of IT-professional mogelijkheden ziet voor de Surface Hub binnen je bedrijf, maar toch twijfelt of het product wel geschikt is voor jullie onderneming. Het gaat uiteindelijk om een fikse investering van minimaal 10.000 euro en het is zonde als er straks een Surface Hub aan de muur hangt en niemand maakt er gebruik van.

Wij hebben bij Microsoft ook gevraagd welke bedrijven in Nederland al hebben gekozen voor een Surface Hub. Op dit moment zijn het met name grote bedrijven die de keuze al hebben gemaakt: denk bijvoorbeeld aan Achmea, Dr. Oetker, KPN, Philips Lighting, RDW en Vodafone. Al deze bedrijven hebben één of meerdere Surface Hubs in gebruik.

Wij denken dat voor creatieve bedrijven die nu nog veel brainstormsessies doen met post-its, de toevoeging van een Surface Hub wel degelijk kan helpen om dit proces veel sneller en efficiënter te maken. We realiseren ons echter ook dat veel creatieve bedrijven vaak wat kleiner zijn en dat 10.000 euro dan veel geld is. Daarvoor blijft het een lastige afweging.

Voor bedrijven die net iets groter zijn en werken met verschillende kantoren of filialen biedt een Surface Hub vrijwel altijd meerwaarde. Het kan namelijk een vergadering echt veel eenvoudiger en efficiënter maken. Zeker doordat video zo goed is geïntegreerd in de Surface Hub hoef je niet per se aanwezig te zijn op de locatie, iets wat nu mogelijk nog wel vaak het geval is.

Ook kan je als je met meerdere personen op het hoofdkantoor bijvoorbeeld alle winkelfilialen moet informeren over nieuwe acties, werkwijze en dergelijke dit prima doen met één Surface Hub, zolang de filiaalleiders maar inbellen via Skype for Business. Zij kunnen dan heel goed zien welke boodschap er wordt overgebracht en kunnen ook direct vragen stellen over het getoonde materiaal.

Natuurlijk is het het mooiste als je in elk filiaal of elk kantoor een Surface Hub kan ophangen, maar dat is voor de meeste bedrijven niet haalbaar gezien het kostenplaatje. Er is overigens wel ‘een grote autofabrikant’ die inmiddels 1500 exemplaren heeft afgenomen bij Microsoft.

In de Verenigde Staten heeft Microsoft momenteel een langdurige actie waarbij bedrijven de mogelijkheid krijgen de Surface Hub 30 dagen uit te proberen. In Europa is die actie nog niet beschikbaar, maar Microsoft Nederland heeft wel aangegeven dat ze gaan proberen die actie naar Europa te halen, zodra er ook hier voldoende voorraad is. Wanneer en of dit ook gaat gebeuren is echter nog onduidelijk.

Conclusie

Bij veel bedrijven hangt inmiddels al een groot scherm in de vergaderruimte (LFD), andere overwegen wellicht over te stappen op zo’n groot scherm, maar Microsoft gaat met de Surface Hub nog drie stappen verder.

Natuurlijk is een mooi groot scherm (LFD) al een prachtige toevoeging aan een vergaderruimte, maar de Surface Hub weet met zijn ingebouwde camera’s en microfoons en natuurlijk alle apps het vergaderen echt naar een hoger plan te tillen. Wij twijfelen er niet aan dat vrijwel elke organisatie profijt kan hebben van zo’n scherm, omdat vergaderingen efficiënter kunnen worden gehouden en de aantekeningen direct digitaal beschikbaar zijn. In veel bedrijven maakt nu iemand na de vergadering nog even snel een foto met zijn telefoon van een whiteboard, om er vervolgens nooit meer iets mee te doen. Met de Surface Hub kan dat echt veel beter.

Grootste struikelblok van dit product is natuurlijk het prijskaartje. Het kleine model kost net iets meer dan 10.000 euro en het grote model ruim 25.000 euro. Dat hakt er toch in, maar het is dan ook de bedoeling dat je er langere tijd plezier aan beleeft (zo’n 6 tot 10 jaar). Het is nog wel aan Microsoft om het mogelijk te maken dat de Surface Hub ook daadwerkelijk zolang gebruikt kan gaan worden, middels bijvoorbeeld een upgrademogelijkheid. Dan is een dergelijke investering al een stuk beter te verantwoorden.