Digitale communicatiemiddelen zorgen voor spanningen op de werkvloer

digitale communicatie stress

Uit een rondvraag van Bloomberg blijkt dat de combinatie van meerdere digitale communicatieplatformen werknemers gek maakt. Leidinggevenden moeten duidelijke regels opstellen om spanningen te vermijden.

Het is inmiddels drie jaar geleden sinds de coronapandemie voor een drastische ommezwaai zorgde in de manier waarop we werken. Veel organisaties moesten noodgedwongen overschakelen op digitale communicatiemiddelen die misschien al wel in gebruik waren, maar slechts een beperkte rol vervulden in de dagelijkse gang van zaken. Nu in veel bedrijven hybride werken nog steeds de norm is, zijn applicaties als Microsoft Teams, Slack en Zoom niet meer weg te denken uit ons leven.

lees ook

Microsoft Teams Premium officieel: voor deze functies moet je bijbetalen

Die omschakeling naar digitale samenwerking en communicatie verliep bij de ene organisatie al wat vlotter dan de andere. Heel wat organisaties zijn zelfs na drie jaar nog zoekende over hoe die overvloed aan digitale communicatiemiddelen efficiënt te gebruiken, blijkt uit een rondvraag van Bloomberg. Dat kan zelfs resulteren in spanningen onder werknemers.

Mengelmoes aan platformen

Het grote probleem waar werknemers op botsen, is dat ze beschikken over verschillende platformen waar medewerkers met elkaar kunnen communiceren. Er is de traditionele e-mail voor extern en intern mailverkeer, videomeetings verlopen met Teams of Zoom en voor snelle vragen stuur je een chatbericht via Slack of Teams.

Net omdat er zoveel keuze is, weten werknemers niet altijd meer goed wanneer welk platform te gebruiken. In welke situaties is een e-mail gepaster, en wanneer kan je een collega aanspreken per chat? En omdat er zoveel manieren zijn om een collega te bereiken, verwachten we van elkaar dat we ook altijd beschikbaar zijn. Dat geeft voeding aan onderlinge frustraties wanneer een collega een bericht of mail lange tijd onbeantwoord laat, of als je een reeks vragen van een collega krijgt net op een moment dat je wil focussen op een belangrijke taak.

lees ook

Leef niet voor je notificaties: zo claim je focustijd tijdens werk en privé

Daarnaast stelt Bloomberg ook vast dat generaties anders omgaan met digitale communicatiemiddelen. Zo zijn ‘boomers’ meer gewend van met e-mail te werken dan met chat, terwijl jongere generaties sneller geneigd zijn een chatberichtje sturen dan een e-mail. Ook dat kan ervoor zorgen dat collega’s letterlijk en figuurlijk niet meer op de juiste golflengte zitten.

Duidelijke regels

De conclusie van de minisurvey van Bloomberg is dat de verantwoordelijkheid bij de werkgever ligt om duidelijke regels rond digitale communicatie op te stellen. Leidinggevenden moeten bepalen welke communicatiemiddelen echt noodzakelijk zijn voor de organisatie en waar elk platform voor dient. Je kan bijvoorbeeld bepalen dat interne e-mail dient voor formele aankondigingen, Slack-kanalen voor openbare discussie en één-op-één chat voor snelle vragen.

Het is ook aan het management om werknemers aan te spreken als zij de regels niet volgen. Uniformiteit rond digitale communicatiemiddelen verhoogt niet alleen de productiviteit, het vermindert ook de stress van werknemers dat ze belangrijke mededelingen zouden missen. Goede afspraken maken goede vrienden, zeker in een hybride werkomgeving waar je niet in dezelfde ruimte zit.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home