Leef niet voor je notificaties: zo claim je focustijd tijdens werk en privé

Concentreren, concentreren, wie zijn best doet, zal het leren

Afleiding notificaties

Langdurig focussen op één taak vinden we vandaag met z’n allen veel moeilijker dan twintig jaar geleden. Afleiding schuilt om iedere hoek. Leef je dag niet bij gratie van notificaties, werk efficiënter en claim je privétijd voor zaken die echt voldoening geven met enkele tips.

In 2004 spendeerde een werknemer gemiddeld 2,5 minuten aan een enkele taak voor hij of zij wisselde. Een spreadsheet maakte na 2,5 minuten plaats voor een webpagina, een webpagina voor een mail, de mail voor een interne applicatie… Lijkt dat weinig? In 2012 was de gemiddelde tijd gespendeerd aan een enkele taak al gedaald naar 75 seconden. Vandaag zitten we volgens de New York Times op 47 seconden.

Onze computers zijn naast onontbeerlijke tools ook bronnen van afleiding geworden. Mails, chatberichten, notificaties voor vergaderingen waar je al dan niet bij moet zijn… Alsof dat nog niet genoeg is, dragen we met z’n allen een schreeuwerige zakcomputer heen en weer naar het werk. WhatsApps van vrienden of collega’s, Instagram, meer mails… Het moest maar eens belangrijk zijn. Voor ons brein en dus onszelf is het erg moeilijk om dergelijke prikkels te negeren. Ze zijn een indicatie van iets nieuws, wat dat ook is, en we willen weten wat.

Sneltrein naar een burn-out

Het wordt nog erger. Onderzoek wijst uit dat het na een onderbreking zo’n 23 minuten kan duren voor je opnieuw helemaal gefocust bent op een specifieke taak. Met gemiddelde blokken van ongestoord werk die nauwelijks een minuut lang duren, komen de meeste mensen daar niet aan. Het goede nieuws: werken met al die onderbrekingen is mogelijk. Sterker nog: in sommige gevallen werk je een taak zelfs sneller af.

Werken met frequente onderbrekingen zorgt voor meer frustratie en stress.

De keerzijde: niet alleen daalt de kwaliteit van het werk, onderzoek wijst uit dat werken met frequente onderbrekingen zorgt voor meer stress, een gevoel dat de werklast veel hoger ligt, meer frustratie, meer ervaren druk en meer inspanning. De manier waarop notificaties en andere vormen van afleiding ons dagelijkse leven overheersen, zijn dus een snelweg naar een burn-out.

Leer opnieuw te focussen

Het probleem is dus dat we het collectief moeilijk vinden om lang op één taak te focussen, ook al is dat de gezondste manier om een taak tot een goed einde te brengen. Dat geldt trouwens niet alleen voor een werkcontext, maar ook na de werkuren waar zeker smartphones andere activiteiten onderbreken. Zelfs televisiekijken is voor veel mensen moeilijk zonder tegelijkertijd door een app te scrollen en dat is mentaal uitputtend.

Tijd voor oplossingen. Notificaties zonder meer negeren is niet het antwoord. Dat zorgt voor nieuwe stress. Focussen is iets dat je opnieuw kan (en misschien moet) leren en dat kan met de hulp van enkele, eveneens digitale, tools.

Windows helpt (soms)

Dat weten grote bedrijven stilaan ook. Microsoft biedt de meeste hulp met de functie Focus, al lost de Windowsbouwer daarmee voor een stuk een probleem van eigen makelij op. Focus bespaart je van een stortvloed aan afleidende notificaties in het notificatiecentrum van Windows 11.

Focus vind je in Windows 11 via het notificatiecentrum in de taakbalk rechts onderaan. De functie dempt notificaties, geeft je aan wanneer je moet pauzeren en integreert desgewenst met je takenlijst en Spotify.

Wanneer je Focus activeert, schakel je automatisch Niet storen in. Zo worden de meeste meldingen gedempt. Bovendien knipperen applicaties op de taakbalk niet meer en verschijnen er geen badges om meldingen aan te geven. Windows 11 stopt met andere woorden met de toeters en bellen die je primatenbrein triggeren om toch maar snel ergens op te klikken.

Focus zit in het meldingencentrum op de taakbalk. Klik je daarop, dan verschijnt er een timer waarin je kan instellen hoe lang een sessie mag duren. Je ziet meteen ook je taken wanneer je die functie gebruikt en je kan een dagelijks doel instellen. Focus helpt je niet alleen om zonder afleiding te werken, maar maant je ook aan om pauzes te nemen.

Concentreren moet je leren

Dat brengt ons bij een tweede punt. Je gedurende lange tijd concentreren is niet iets dat iedereen van de ene op de andere dag zomaar kan. Zie het als sporten: wie nooit loopt, gaat niet meteen de 10 Miles van Antwerpen tot een goed einde brengen met wilskracht alleen. Je hebt training nodig. Concentratie kan je uitputten en moet je aanvullen. Begin dus met korte focus-intervallen van bijvoorbeeld een kwartiertje en neem daarna een pauze van vijf minuutjes. Bouw dat op naar 25 minuten.

Sets van 25 minuten ononderbroken focus gevolgd door vijf minuten pauze, dat heeft een naam: de Pomodoro-techniek. Streng zijn is de boodschap: een gestarte focussessie mag je niet onderbreken of je moet opnieuw beginnen. Hou je andersom ook aan de pauze-intervallen en neem na vier sessies een langere pauze. De Focus-functie binnen Windows zal je automatisch een reminder sturen voor zo’n pauze.

Laat je tijdens die pauze gerust gaan. Neem je smartphone erbij, scroll door je feeds, klik op al je notificaties… Voel je die drang en geeft dat gemoedsrust, dan is dat een goede pauze.

Lees eens een boek

Moeite om een kwartier of 25 minuten te focussen? Lees eens een boek. Een fysiek boek dan. Nog ander onderzoek toont aan dat ons brein anders reageert op geprinte tekst. Die lees je doorgaans grondiger, met meer kritische reflectie. Dat staat in contrast met de manier waarop we inhoud op een scherm lezen. Daarbij primeert nieuwe informatie, vluchtigheid en scrollen.

Omdat we dat zo vaak doen, is dat onze standaardmanier van lezen geworden. Door iedere dag twintig minuutjes bewust in een boek te lezen, kan je dat opnieuw omkeren. Opnieuw: verwacht geen wonderen vanaf dag één: trainen en volhouden is de boodschap.

Baas over je mails

Wat dan met je mails en vergaderingen met collega’s? Structuur en goede afspraken zijn essentieel. We lijstten eerder al tips op om efficiënt met je mailbox om te gaan, maar die volstaan niet wanneer je meteen op iedere nieuwe e-mail springt. Laat je werkagenda het toe, plan dan e-mail-momenten in. Ga bijvoorbeeld twee of drie keer per dag door je mailbox: ’s ochtends, voor of na de middag en aan het einde van de werkdag.

lees ook

Hoe kan je e-mails inplannen in Outlook en Gmail?

Na een tijdje leer je hoeveel tijd je moet uitrekken om je mailbox op orde te houden. Ook die tijd is dan focustijd: wanneer je gericht 25 minuten door je inbox gaat, krijg je meer klaar dan wanneer je alles tegelijk probeert te doen en het geeft opnieuw rust. Is het echt dringend? Dan moet een collega je maar op een andere manier aanspreken.

Asynchroon vergaderen

Die andere manier neemt vaak de vorm aan van een chatbericht via Teams of Slack. Ook dergelijke berichten leiden af, maar werken is natuurlijk vaak een sociale bezigheid. Het is niet altijd mogelijk of wenselijk om je helemaal af te sluiten van collega’s. Precies daarom stel je focustijd op bepaalde momenten van je dag in.

Moet iemand tijdens focustijd écht je aandacht hebben, dan kan hij of zij bijvoorbeeld via Teams een prioritaire melding sturen die toch doorkomt. Je zal merken dat zoiets niet vaak gebeurt. In Teams doe je dat via het uitroepteken onderaan: Bezorgingsopties instellen.

Als het echt moet, kan je de aandacht van collega’s nog steeds vragen.

Bijkomend kan je eens naar het belang van vergaderingen kijken. Zijn ze écht nuttig? Salesforce zet met Slack sterk in op asynchrone communicatie. Met Slack Clips kan iemand bijvoorbeeld prima op video in detail een vraag stellen, zonder dat jij daarbij aanwezig moet zijn. Je beluistert de vraag wanneer het uitkomt, zoekt eventueel op wat nodig is, en stuurt op een moment dat voor jou uitkomt een antwoord terug. Veel vergaderingen gaan immers over projectupdates en die kunnen perfect asynchroon verwerkt worden.

Stille smartphone

Dan rest ons nog die vervelende smartphone. Ook die moet je wegleggen. Het helpt al om het toestel op stil te zetten. Wanneer je gsm niet trilt, krijg je al niet te maken met de haast onvrijwillige reflex om het ding op te pakken. Sommige werknemers moeten dag en nacht bereikbaar zijn via de telefoon, maar de meesten niet. Zet notificaties dus gerust helemaal af tijdens focustijd via de Niet storen-functie in Android of iOS. Maar wat als je partner belt of de kleine bengel in nood is? Je kan perfect contacten als uitzondering toevoegen.

Opnieuw betekent dit alles niet dat je notificaties en berichten moet negeren. Zoals we hierboven aanhaalden, kan dat perfect tijdens korte pauzes. Zolang meldingen je maar niet constant storen. Jij beslist wanneer je naar je telefoon kijkt, niet andersom.

Met z’n allen verslaafd

In de praktijk is dat eenvoudiger gezegd dan gedaan. De recentste Digimeter geeft aan dat 42 procent van de Vlamingen zich afhankelijk tot verslaafd voelt aan zijn smartphone. Voel jij je aangesproken? Ga dan niet cold turkey. Bewust omgaan met de telefoon is de oplossing. Probeer zoals aangehaald je toestel tijdens pauzes te gebruiken, zodat je niet gestoord wordt tijdens activiteiten. Dat geldt niet enkel voor het werk, maar ook thuis. Daar kan je een gijkaardig schema volgen: 25 minuten lezen, samen met het gezin eten, tv kijken… gevolgd door vijf minuten gsm’en.

Timers helpen ook. Open je Instagram of je werkmail omdat dat nodig is? Of uit gewoonte? Door een mobiele timer in te stellen op apps die te veel van je tijd wegzuigen, krijg je daar een beter vat op. Je kan zo’n timer nog steeds negeren, maar de melding noopt je wel om even na te denken: ‘wil ik echt nog eens door deze app scrollen op dit moment?’

Sarcofaag voor je telefoon

Is dat niet genoeg? Dan ben je nog steeds niet de enige. Voor de feestdagen kregen we op de redactie een mailtje binnen van Stolp: een start-up uit het Antwerpse die in essentie ’s werelds duurste vliegtuigmodus heeft ontwikkeld. De Stolp is een erg mooie kooi van Faraday, waarin je je smartphone plaatst.

De Stolp is in essentie een kooi van Faraday.

Met het deksel erop komen notificaties niet meer binnen en ligt je telefoon uit het zicht. Het ritueeltje helpt om echt afstand te nemen van de smartphone. We rustten een zelf-gediagnosticeerde smartphoneverslaafde uit met een Stolp tijdens de kerstperiode, met positief resultaat. “Wanneer de smartphone eronder ligt, denk je echt wel twee keer na voor je die pakt, en meestal doe ik het dan niet”, klinkt het. Het toestel er effectief onder leggen, blijft wel een uitdaging.

Binnen je organisatie kan je wel helpen om zo’n gewoonte aan te kweken, bijvoorbeeld door mensen aan te moedigen tijdens de middagpauze hun telefoon effectief even weg te stoppen, of door smartphones tijdens een (wel nuttige) vergadering buiten handbereik te houden.

Focus en ambitie

Er is hoe dan ook licht aan het einde van de tunnel. Digitale afleiding is alomtegenwoordig, maar met de juiste strategie en een beetje digitale hulp, kan je die minimaliseren. We sommen de essentie nog even op:

  • Plan blokken van focustijd in tijdens de werkuren, waarin je alle vormen van notificaties verbant.
  • Pauzes zijn even belangrijk als focustijd, het is ok om die aan notificaties te besteden.
  • De Focus-functie in Windows is een handige tool.
  • Beslis zelf wanneer je door je mailbox gaat.
  • Leg je smartphone af en toe echt weg, en vraag je af waarom je een bepaalde app opent.
  • Concentreren moet je (opnieuw) leren, een boek lezen is goede training.

Met deze tips en een beetje ambitie kom je al een heel eind ver. Het einddoel hoeft geen perfectie te zijn. Lukt het je om geregeld efficiënte blokken in te plannen waarin je zonder storingen en zonder gemiste-notificatie-stress aan één taak kan werken, dan zal dat een positieve impact hebben op de manier waarop je je werk ervaart.

Wanneer je je ook buiten de werkuren zorgen maakt over je relatie met je smartphone, dan helpen de tips en routines je om ook daar meer vat te krijgen op wat je doet, wanneer en met hoeveel aandacht.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home