Communicatie binnen het bedrijf is extreem belangrijk, dat staat als een paal boven water. Hoe efficiënter dit verloopt, hoe beter het is. De belangrijkste vorm van communicatie vandaag de dag is nog steeds e-mail, ondanks de opkomst van diensten als Slack. In het verleden werd e-mail vaak in één pakket afgenomen bij het bedrijf dat de website ontwierp of een andere webhoster. Tijden veranderen en tegenwoordig brengen veel bedrijven hun e-mail onder bij Microsoft’s Office 365 for Business. Andere bedrijven twijfelen nog, want is dat niet heel ingewikkeld? Lopen de kosten niet de spuigaten uit? In deze How To laten we stap voor stap zien, hoe je als bedrijf migreert naar Office 365 en wat dat nou precies kost.
Het migratietraject begint natuurlijk bij de bestelling van Office 365 for Business. Let vooral op het woordje Business, want er is ook een consumentenvariant van Office 365 en daar heb je als bedrijf niets aan. Je moet echt de zakelijke versie hebben, deze is hier verkrijgbaar. Zoals je misschien opvalt hebben we je meteen doorverwezen naar een vergelijkingspagina. Er zijn namelijk drie verschillende Office 365-abonnementen voor zakelijk gebruik; Office 365 Business, Office 365 Business Premium, Office 365 Business Essentials.
Bovenaan de vergelijkingspagina vind je vijf grote knoppen die je kunnen adviseren welk pakket je moet afnemen. Wil je bijvoorbeeld gebruikmaken van de bureaublad-applicaties van Office 2016? Met andere woorden, mag iedere gebruiker het volledige Office-pakket op zijn computer installeren (maximaal 5 apparaten per gebruiker)? Andere keuzes die gemaakt kunnen worden zijn bijvoorbeeld of je Office ook op je smartphone wilt gebruiken, de e-mail ondergebracht moet worden bij Microsoft Office 365, of collega’s onderling bestanden moeten kunnen delen via OneDrive en of er videoconferenties gehouden moeten kunnen worden. Het zijn weliswaar vijf opties maar er zijn maar drie smaken, die komen in het kort eigenlijk gewoon neer op het volgende:
- Office 365 Business (gebruikers kunnen Office 2016 op hun pc gebruiken);
- Office 365 Business Essentials (e-mail via Office 365 en Skype for Business, Outlook desktop-applicatie is NIET inbegrepen);
- Office 365 Business Premium (alle opties van Office 365, zowel Office 2016, e-mail als Skype for Business);
Natuurlijk hangt er ook een prijskaartje aan deze verschillende abonnementen, Office 365 Business kost 8,80 euro per gebruiker per maand, Office 365 Business Essentials kost 4,20 euro per gebruiker per maand en tot slot Office 365 Business Premium kost 10,50 euro per gebruiker per maand. Wij hebben gekozen voor het laatste en meest volledige abonnement omdat we alle opties van Office 365 willen gebruiken.
De kosten zijn dan 10,50 euro per gebruiker per maand oftewel 126 euro per gebruiker per jaar. Microsoft geeft geen korting aan bedrijven die in één keer per jaar betalen, maar staat wel toe dat je verschillende abonnementen door elkaar heen gebruikt. Stel dat je werknemers hebt die geen e-mailadres nodig hebben, maar wel de beschikking moeten hebben over Office 2016, dan kan je voor die werknemers Office 365 Business afsluiten. Het kan natuurlijk ook andersom; als een werknemer alleen maar toegang hoeft te hebben tot e-mail en Skype kan daarvoor een Essentials-abonnement worden afgesloten.
Op de volgende pagina starten we de migratie.
Het bestellen van Office 365
Om te migreren naar Office 365 zal er eerst een bestelling moeten worden geplaatst, daarvoor heb je ook een aantal zaken nodig. In het kort zijn dat:
- Een (zakelijke) creditcard, waar maandelijks/jaarlijks het abonnement op kan worden geïncasseerd;
- Hoeveel personen in het bedrijf Office 365 gaan gebruiken en welke abonnementen je daarvoor wilt afsluiten;
- Indien je ook e-mail via Office 365 wil laten lopen, moet je weten hoe je de DNS-instellingen moet aanpassen van de domeinnaam van het bedrijf, bijvoorbeeld Techzine.nl, of weten welk bedrijf dat beheer doet, zodat je de aanpassingen naar ze kan mailen.
Als die gegevens voorhanden zijn kan worden begonnen met de bestelling. Dat begint met het aanmaken van een gebruikers-id bij Microsoft.
Zoals je ziet moet je een gebruikersnaam kiezen voor de admin-gebruiker en de naam van het bedrijf invullen zodat Microsoft een lokale versie kan opzetten, bijvoorbeeld techzine.onmicrosoft.com. Daarna kan je ook andere domeinnamen koppelen, zoals Techzine.nl, het onmicrosoft.com adres is puur zodat de omgeving meteen in gebruik kan worden genomen.
De volgende stap is een beetje een vreemde vraag; Waar wilt u dit gebruiken? Wat Microsoft hier eigenlijk wil weten zijn de adresgegevens van het bedrijf. Op basis hiervan wordt bepaald of je BTW moet betalen of niet. Nederlandse bedrijven met een geldig BTW-nummer hoeven geen BTW te betalen.
Bij de derde stap is het tijd om op te geven hoeveel gebruikers u wilt afnemen. In ons voorbeeld is gekozen voor het meest uitgebreide pakket van 10,50 euro per maand. Zoals te zien is in de afbeelding hebben we twee gebruikers opgegeven, waardoor de maandelijkse kosten uitkomen op 21 euro. Ook hebben we een geldig BTW-nummer ingevoerd bij de vorige stap, zodat er geen BTW wordt toegevoegd.
Je hoeft alleen het aantal gebruikers op te geven dat daadwerkelijk gebruikmaakt van de diensten van Microsoft. Voor algemene adressen, bijvoorbeeld info@bedrijfsnaam.nl, sales@bedrijfsnaam.nl, klantenservice@bedrijfsnaam.nl hoeven geen gebruikers te worden afgenomen. Microsoft biedt de optie om zogenaamde gedeelde mailboxen aan te maken, dit is onbeperkt en kostenloos. Daarna stel je per mailbox in welke gebruikers (waar je wel voor betaalt), toegang hebben tot die mailbox.
Nu moet je even geduld hebben, dit duurde bij ons enkele minuten. Daarna kan je de domeinnaam van het bedrijf gaan configureren.
Configureren van domeinnaam
Na het bestelproces word je automatisch het volgende proces ingeloodst, namelijk voor de configuratie van een domeinnaam. Mailen van piet@bedrijfsnaam.onmicrosoft.com is niet zo’n lekker adres, zeker niet als je gewoon een domeinnaam voor je bedrijf hebt. In de volgende stappen ga je de domeinnaam configureren zodat alle e-mail wordt afgeleverd bij Microsoft Office 365 en dat andere mailservers dit ook erkennen. Vooral dat laatste is belangrijk, anders komt veel e-mail tegenwoordig niet aan.
Op deze pagina dient de domeinnaam van het bedrijf ingevuld te worden, in ons geval is dat Techzine.nl.
Na het invullen van de domeinnaam volgt de eerste verificatiestap. Microsoft wil verifiëren dat je de rechtmatige eigenaar bent van de domeinnaam in kwestie. Daarvoor moet er een speciaal TXT-record worden toegevoegd aan de DNS-records van de domeinnaam. De cijferreeks MS=ms****** is voor elke domeinnaam uniek en moet goed worden overgenomen. Pas als deze DNS-waarde is geverifieerd kan je verder gaan met de installatie. Onderaan deze pagina is een hele lijst met DNS-records te vinden die uiteindelijk allemaal ingesteld moeten worden. Indien je afhankelijk bent van een beheerder voor de domeinnaam van het bedrijf is het wellicht handig om meteen de complete lijst op de e-mail te zetten, inclusief bovenstaand TXT-record. Let wel op, het MX-record is ook per bedrijf uniek.
Office 365 biedt nu de mogelijkheid om alle werknemers van het bedrijf toe te voegen waarvoor een abonnement is besteld. Indien het gaat om een tiental medewerkers kunnen deze hier handmatig worden aangemaakt. Indien het gaat om veel meer werknemers kan dit beter later worden gedaan, dan is het mogelijk om gewoon een Excel of CSV-sheet te uploaden met alle gebruikersinformatie.
Na het aanmaken van de gebruikers kan je de gebruikers op de hoogte stellen van het feit dat er een nieuw account is aangemaakt. Daarvoor moet echter wel een alternatief e-mailadres worden opgegeven. Microsoft stuurt de gebruikers daarop hun login-informatie, inclusief een tijdelijk wachtwoord.
De volgende stap biedt de mogelijkheid, indien is gekozen voor het meest uitgebreide pakket, om Office 2016 te installeren. Dit kan je nu doen, je kan dit ook later doen.
Na het eventueel installeren van Office, vraagt Microsoft of je nog berichten wil migreren. Je kan hier eventueel geautomatiseerd mailboxen beheren, wel heb je dan uiteraard de logingegevens nodig van de mailboxen die je wilt migreren. Vaak betekent dit dat je alleen je eigen mailbox kan migreren. Het migreren kan echter ook veel simpeler, namelijk door in een later stadium zowel Office 365 als je oude mailomgeving toe te voegen en de mails van de ene naar de mailbox te slepen. Op die manier hebben wij zo’n 10GB aan e-mails verplaatst. In totaal zo’n 90.000 e-mails. De grootte van de mailbox of het aantal mails is niet zo’n probleem bij het kopiëren.
Nu is het tijd voor een lastige stap, namelijk het toevoegen van de DNS-records. Zoals je kan zien op deze pagina staan er flink wat DNS-records die nodig zijn om Office 365 goed te laten werken. Het eerste MX-record is puur voor de aflevering van de e-mail, de C-NAME records zorgen ervoor dat Microsoft-software goed kan werken met Office 365, de TXT-records zorgen voor verificatie van de e-mailserver ten opzichte van andere e-mailservers. De laatste SRV-records zijn tot slot opgezet voor Skype for Business.
Dan zijn er nog diverse waardes met prioriteiten en timings. Dat is voor de migratie van Office 365 in dit geval niet zo belangrijk. Wat wel belangrijk is, is dat alle waardes goed worden geconfigureerd. Sommige systeem- of netwerkbeheerders hebben dat zo gedaan, andere laten het liever over aan hun domeinnaambeheerder. Als je een domeinnaambeheerder hebt kan je gewoon deze gegevens op de e-mail zetten en wachten tot hij of zij ze heeft geconfigureerd.
Op het moment van schrijven van dit artikel gaat het om de volgende records:
MX-records:
Hostnaam: @ Adres: bedrijfsnaam-nl.mail.protection.outlook.com TTL: 3600
(Vergeet bedrijfsnaam-nl niet te veranderen in uw domeinnaam)
CNAME-records:
autodiscover autodiscover.outlook.com 3600
sip sipdir.online.lync.com 3600
lyncdiscover webdir.online.lync.com 3600
msoid clientconfig.microsoftonline-p.net 3600
enterpriseregistration enterpriseregistration.windows.net 3600
enterpriseenrollment enterpriseenrollment.manage.microsoft.com 3600
TXT-records:
@ v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all 3600
SRV-records:
Hostnaam: _sip Protocol: _tls Poort: 443 Gewicht: 1 Prioriteit: 100 TTL: 3600 Naam: @ Doel: sipdir.online.lync.com
Hostnaam: _sipfederationtls Protocol: _tcp Poort: 5061 Gewicht: 1 Prioriteit: 100 TTL: 3600 Naam: @ Doel: sipfed.online.lync.com
Voor sommige lezers mogelijk een onbegrijpelijke lijst met instellingen, maar neem van ons aan dat je domeinnaambeheerder deze lijst vrijwel elke week voorbij ziet komen. Enorm veel bedrijven zijn je al voorgegaan met een migratie naar Office 365. Als je deze lijst op de e-mail zet is het waarschijnlijk binnen een paar uurtjes geconfigureerd.
Als de DNS-records zijn geconfigureerd is het tijd om ze te gaan controleren, dat doet Microsoft voor je en op die manier ben je er zeker van dat alles ook goed werkt.
Als er iets niet goed gaat zal je een kruis of een uitroepteken zien zoals hier. Een veel gemaakte fout is dat een domeinnaam meerdere spoofrecords heeft. De TXT-record die begint met v=spf1. Er mag maar één SPF-record bestaan, vaak kunnen deze waardes worden gecombineerd in één regel. Als alle DNS-records wel goed staan krijg je deze melding.
Je hebt nu als het goed is enkele gebruikers geconfigureerd en een domeinnaam geconfigureerd. Office 365 werkt nu in principe al, maar er zijn nog wel flink wat extra configuratiemogelijkheden die zeker niet onbelangrijk zijn. Wel kan je nu al je account gaan toevoegen aan Outlook.
Office 365 Admin Center
Na het succesvol configureren van Office 365 is je domeinnaam geconfigureerd en heb je enkele gebruikers aangemaakt, maar voor veel bedrijven zal de configuratie hiermee nog niet zijn afgerond. Op deze pagina leggen we in het kort een paar zaken uit waar je in onze optiek rekening mee moet houden en waar we op de volgende pagina’s nog even wat dieper op ingaan.
De meeste zaken zijn nu wel gericht op het configureren van e-mail en het installeren van Office. Office 365 biedt echter nog veel meer mogelijkheden, bijvoorbeeld Microsoft Teams en Sharepoint Online, zeer zeker ook interessant maar dat bewaren we voor een ander artikel. De focus in de rest van het artikel ligt op:
- Configureren van gedeelde mailboxen;
- Aanmaken van aliassen bij gebruikers om spelfouten af te vangen;
- Het aanmaken van een doorstuur-mailadres;
- Het aanmaken van een distributie-mailadres;
- Delen van agenda’s en mailboxen;
- Het installeren en configureren van Office en Outlook;
Uiteindelijk is het doel om te migreren naar Office 365 en alles met betrekking tot e-mail zo goed mogelijk geconfigureerd te hebben.
Op de volgende pagina gaan we in op het opzetten van een gedeelde mailbox, voor bijvoorbeeld info@bedrijfsnaam.nl of sales@bedrijfsnaam.nl.
Gedeelde mailbox configureren
Het configureren van een gedeelde mailbox is niet zo heel moeilijk, maar feit blijft dat het Admin Center van Office 365 nogal uitgebreid is en door de enorme hoeveelheid opties zie je al snel door de bomen het bos niet meer. Om een gedeelde mailbox te configureren ga je in het zwarte menu aan de linkerkant naar “Groepen” en vervolgens naar “Gedeelde postvakken”. Als de pagina is geladen verschijnt de optie “Postvak toevoegen”. Als je daarop hebt geklikt verschijnt een dialoogvenster met een formulier, daar moet de naam (afzender) worden ingevuld van het gedeelde postbak en het e-mailadres dat eraan gekoppeld moet worden.
Als je een gedeeld postvak hebt toegevoegd ben je nog niet klaar. Je moet dan vaak even één of twee minuten geduld hebben voordat het postvak is aangemaakt en je erop kan klikken om deze verder te configureren. Als het postvak is aangemaakt en je klikt erop kan je namelijk nog een hele lading andere instellingen beheren. Met betrekking tot e-mailaliassen kan je bijvoorbeeld instellen dat niet alleen info@bedrijfsnaam.nl, maar ook sales@bedrijfsnaam.nl en klantenservice@bedrijfsnaam.nl worden gekoppeld aan deze gedeelde mailbox. Tot slot moet er worden ingesteld welke gebruikers toegang hebben tot deze mailbox. De mail kan weliswaar worden afgeleverd, maar als niemand toegang heeft kunnen de e-mails niet worden gelezen. Een ander instelling die wij persoonlijk wel fijn vinden om in te schakelen is dat verzonden e-mails vanaf gedeelde adressen ook in een gezamenlijke verzonden box worden opgeslagen. Verschillende werknemers kunnen dan ook echt alle correspondentie terugzoeken.
Aanmaken van aliassen bij gebruikers om spelfouten af te vangen;
Wat veel bedrijven vergeten is de “human error”, de menselijke fout, af te vangen bij het aanmaken van e-mailadressen voor het personeel. Mijn naam is bijvoorbeeld Coen (met een C), maar in Nederland komt de naam Koen ook veelvuldig voor. Het kan dus zomaar voorkomen dat als iemand mij alleen op een beurs of telefonisch heeft gesproken en mij een e-mail gaat sturen, dat hij deze dan zal richten aan koen@techzine.nl. Bij veel bedrijven zal er dan vrij snel een melding terugkomen dat dit e-mailadres niet bestaat, of er moet net toevallig ook een Koen in het bedrijf werken.
Hetzelfde kan worden gezegd voor bedrijven die kiezen voor uitgebreide e-mailadressen met achternaam. Daarbij zijn heel veel variaties mogelijk bijvoorbeeld; janjansen@bedrijfsnaam.nl, jan.jansen@bedrijfsnaam.nl, jjansen@bedrijfsnaam.nl of j.jansen@bedrijfsnaam.nl.
Zoals gezegd is hier een oplossing voor en dat is het aanmaken van e-mail aliassen, alternatieve adressen die in dezelfde mailbox worden afgeleverd. In Office 365 kan je aliassen aanmaken door in het beheerscherm aan de linkerkant op “Gebruikers” en vervolgens “Actieve gebruikers” te klikken. Daar zie je vervolgens een lijst met alle werknemers die een gebruikersaccount hebben, je kan hier elke gebruiker wijzigen en waar nodig e-mail aliasen aanmaken door op de naam van de gebruiker te klikken en vervolgens op de bovenste “Bewerken”-link. Daar kan je vervolgens zoveel aliassen aanmaken als je wil, eventueel ook voor meerdere domeinnamen, indien er meerdere zijn gekoppeld aan dit Office 365-abonnement.
Het aanmaken van een doorstuur (forwarding) e-mailadres
Voor elke gebruiker die je aanmaakt moet je in principe een abonnement afsluiten dat minimaal 4,20 euro per maand kost. Dat is niet altijd wenselijk. Zeker kleine bedrijven willen vaak toch de uitgaven in de hand houden. Soms kan het dan handig zijn om geen echte mailbox aan te maken maar een doorstuuradres. Waarbij e-mail op piet@bedrijfsnaam.nl wordt doorgestuurd naar diens persoonlijke Hotmail- of Gmail-adres.
Natuurlijk is kosten slechts één aspect, er zijn wel meer voorbeelden te bedenken waarom je een doorstuuradres zou aanmaken. Met een dergelijk adres kan namelijk ook ingelogd worden in Office 365 en kan bijvoorbeeld Microsoft Teams gebruikt worden. Het aanmaken van een doorstuuradres is echter niet heel eenvoudig, die functie heeft Microsoft een beetje verstopt.
Vanuit het beheermenu moet je als systeembeheerder naar de menuknop “Beheercentrums” gaan, deze bevindt zich linksonder. Vervolgens moet er worden geklikt op “Exchange”.
Als het goed is zie je nu bovenstaande afbeelding in de Office 365-exchange, om nu een doorstuuradres aan te maken moet je klikken aan de linkerzijde op “geadresseerden” en vervolgens op “contactpersonen”.
Om een doorstuuradres aan te maken klik je op het plus-icoontje en vervolgens op “E-mailgebruiker”.
Je krijgt nu een formulier te zien waar je de voornaam, initialen, achternaam en weergavenaam kan invullen. Alias is in dit geval de korte naam waaronder een gebruiker bekendstaat in de organisatie. Extern e-mailadres is het e-mailadres waar de e-mails naartoe gestuurd moeten worden. Bijvoorbeeld jan@outlook.com. Bij gebruikersid kan een e-mailadres worden gedefinieerd met de bedrijfsnaam die moet worden doorgestuurd naar het eerder ingestelde doeladres. Het wachtwoord biedt de mogelijkheid aan gebruikers om in te loggen in Office 365, niet om de e-mails te bekijken maar om gebruik te maken van bijvoorbeeld Sharepoint Online of Microsoft Teams. Na het opslaan is het doorstuuradres aangemaakt, zonder dat je daarvoor dus extra moet betalen.
Het aanmaken van een distributie-mailadres
Het kan ook handig zijn om via één e-mailadres meerdere mensen te kunnen e-mailen. Dit is een e-mailadres waarbij de e-mails worden gedistribueerd onder meerdere gebruikers. Als er binnen de organisatie een projectgroep of een team is waarbij regelmatig naar alle teamleden gemaild moet worden, kan je dit ook doen met één mailadres via een distributie-mailadres. Waarbij alle teamleden die zijn toegevoegd aan de distributielijst een kopie van de e-mail in hun mailbox krijgen.
Zo gebruiken wij bijvoorbeeld een specifiek adres om om intern alle nieuwsredacteuren te kunnen mailen, om persberichten of tips te delen voor artikelen die geschreven moeten worden. Je kan er daarbij voor kiezen of externe gebruikers ook mogen mailen naar dit adres, wij hebben er in dit geval voor gekozen om het adres alleen intern te gebruiken. Alleen mensen met een @techzine.nl-adres kunnen mailen naar dit adres, maar dit kan je dus ook openzetten.
Leden van de organisatie kun je vervolgens toevoegen aan de distributiegroep. Als er ook externe mensen moeten worden toegevoegd aan de lijst kunnen die worden toegevoegd bij contactpersonen. Dat kan door aan de linkerkant te kiezen voor “Gebruikers” en vervolgens “Contactpersonen”. Als een contactpersoon is aangemaakt kan deze worden toegevoegd aan de distributielijst.
Het installeren en configureren van Office en Outlook
Om alle werknemers gebruik te laten maken van Office 365 moeten zij om te beginnen het Office 2016-pakket installeren. Dat is zeker niet ingewikkeld. Bedrijven die beschikken over een groot netwerk met een Active Directory en de mogelijkheid om de applicaties gewoon uit te rollen via een Deploy Service, kunnen deze stap overigens grotendeels overslaan. Voor hen is dit een eitje, voor bedrijven waarbij de werknemers zelf Office 2016 even moeten downloaden en installeren, is deze handleiding wel handig.
Om Office 2016 te installeren ga je eerst naar de website van Office, in de meegeleverde link word je direct doorverwezen naar het inlogscherm. Wel zo handig. Vervolgens vul je de accountgegevens in van Office 2016. Dit is voor elke werknemer anders. Bijvoorbeeld jan@bedrijfsnaam.nl met bijbehorend wachtwoord. Na het inloggen verschijnt er een overzichtspagina en kan je aan de linkerkant op “Installatiestatus” te klikken. Hier kan je zien op welke apparaten je allemaal Office 2016 hebt geïnstalleerd en naar wens kan je deze deactiveren, ook kan je op installeren klikken, waarbij je op deze pagina uitkomt. Op deze pagina kan je Office 2016 downloaden.
Via de knop installeren onderaan de pagina wordt er een kleine applicatie gedownload, deze moet je vervolgens openen en uitvoeren. Vanaf dit punt gaat de installatie volledig automatisch, er worden nog de nodige bestanden gedownload, maar uiteindelijk hoef je nu niets meer te doen, behalve wachten. Afhankelijk van de internetsnelheid kan het snel gaan, maar ook even op zich laten wachten.
Als het installeren is afgerond zijn alle standaard Office-applicaties geïnstalleerd, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Publisher en Skype for Business.
Configureren van Outlook
Daarmee kan nu weliswaar gewerkt worden met het Office-pakket, voor Outlook moet nog wel de e-mailaccount van de werknemer worden geconfigureerd. Dit is zeer eenvoudig in een aantal stappen te doen, waarvan de eerste het opstarten van Outlook is. Druk op start, type: “Outlook”, vervolgens zal de Outlook-applicatie worden getoond en kan met een klik of door op enter te drukken te applicatie worden opgestart. Aangezien er nog geen e-mailaccount is geconfigureerd zal Outlook direct openen met een wizard of je een e-mailaccount wil configureren.
Om een e-mail-account te configureren kies je bij bovenstaande vraag natuurlijk voor Ja. Vervolgens klik je op volgende.
Bij bovenstaand venster vul je je volledige naam in, dit is tevens de afzender-naam van alle e-mails die je verstuurd en die een ontvanger van je e-mail in beeld krijgt te zien. Het is dus verstandig om hier geen rare dingen in te vullen. De meeste mensen vullen gewoon hun naam in, er zijn ook bedrijven die verplichten dat je hier ook de bedrijfsnaam vermeld. Bijvoorbeeld Jan – Bedrijfsnaam.nl.
Op deze tweede plek moet je het e-mailadres en tevens de loginnaam van Office 365 invullen, bijvoorbeeld jan@bedrijfsnaam.nl of in mijn geval coen@techzine.nl. Tot slot moet je het wachtwoord invullen dat je hebt gekregen. Als alle DNS-instellingen goed zijn overgenomen tijdens het migreren naar Office 365, hoef je hier niets handmatig in te vullen en kan je nu gewoon op volgende klikken.
Vervolgens verschijnt na enige tijd het volgende venster en heb je succesvol je e-mailaccount geconfigureerd. Sommige gebruikers krijgen voor dit laatste scherm nog een popup van Windows om hun wachtwoord nogmaals in te vullen. Dit is voor een betere integratie met Windows 10.
Na het klikken op voltooien moet je even wachten tot alles is opgezet en je Outlook ook echt in beeld krijgt met zijn mailbox en agenda. Via soortgelijke stappen kan je trouwens ook de Outlook-applicatie voor iOS en Android op je smartphone installeren. Daarmee kan je ook je e-mail en agenda raadplegen als je onderweg bent. Alles wat je via Office 365 e-mailt of in de agenda plaatst wordt gesynchroniseerd met de server zodat de inhoud op alle apparaten hetzelfde is en je overal over actuele gegevens kan beschikken.
Delen van agenda’s en mailboxen
Als je veel samenwerkt met directe collega’s dan is het handig als je in hun agenda en in sommige gevallen zelfs in hun mailbox kan kijken. Wij raden aan om gebruikers vooral zelf te laten regelen wie toegang heeft tot zijn mailbox. Uiteindelijk is ook zakelijke e-mail gebonden aan privacyregels en is niet iedereen ervan gediend dat collega’s in hun e-mail kunnen kijken. Het belangrijkste tegenover werknemers is een transparant beleid hierover, dan kan er ook geen onvrede over bestaan. Er zijn twee mogelijkheden om een mailbox te delen, dit kan door de Systeembeheerder worden geconfigureerd of door de gebruiker zelf.
Als een systeembeheerder configureert dat andere in jouw mailbox kunnen kijken, bijvoorbeeld de werkgever, kan je dit zelf niet zien. Als je bij machtigingen/gedelegeerden kijkt in Outlook wordt dit niet weergegeven. In theorie kan een werkgever dus stiekem meelezen met de e-mails van zijn werknemers, zonder dat zij dit doorhebben.
Hoe deel ik mijn mailbox als gebruiker?
Natuurlijk zijn er genoeg redenen te bedenken waarom je wel je mailbox zou delen met je collega’s en daarom leggen we uit hoe je dit configureert.
Je gaat in Outlook naar “Info”, dit vind je onder het menukopje “Bestand”, vervolgens zie je accountinstellingen staan, daar klik je op en dan op “Toegang voor Gedelegeerden”.
Vervolgens krijg je bovenstaand dialoogvenster in beeld en daar kan je simpelweg op “Toevoegen” klikken, je krijgt dan al je collega’s te zien en indien nodig kan je zoeken en iemand toevoegen. Met de knop machtigingen kan worden bepaald wat je collega allemaal wel of niet moet kunnen. Enorm handig dus in sommige situaties.
Hoe deel ik een mailbox als systeembeheerder?
Zoals eerder vermeld kan een systeembeheerder er ook voor kiezen om meerdere personen toegang te geven tot de mailbox van een gebruiker. Zolang de gebruiker hier niet over wordt geïnformeerd kan dit zelfs zonder zijn medeweten. Op die manier kan een werkgever dus meelezen met e-mails die het personeel ontvangt. Of dat wenselijk is, valt te betwijfelen, zeker met het oog op privacy.
Om een mailbox van een gebruiker toegankelijk te maken voor andere gebruikers, moet deze gebruiker aangepast worden. Dat kan door in het beheerscherm op “Gebruikers” te klikken en vervolgens op “Actieve gebruikers”. Je krijgt dan een lijst te zien met alle actieve gebruikers en vervolgens kan je deze gebruikers bewerken door er op te klikken. Vervolgens scroll je naar onderen, klik je op E-mailinstellingen en dan op “bewerken” bij het kopje “Postvakmachtigingen”.
Bij het bewerken van postvakmachtigingen krijg je bovenstaand scherm te zien en kan je gebruikers toevoegen die toegang moeten krijgen tot de mailbox van de betreffende gebruiker. Dat kan alleen lezen en beheren zijn, maar ook verzenden als of namens deze gebruiker. Als op deze manier toegang wordt verschaft tot de mailbox kan de gebruiker in kwestie dat niet zien in zijn Outlook-instellingen.
Hoe deel ik mijn agenda?
Naast het delen van de mailbox kan ook de agenda worden gedeeld, over het algemeen wordt hier veel vaker voor gekozen dan voor het delen van de mailbox. Om een agenda te delen met collega’s of zelfs met externe gebruikers heb je niets speciaals nodig. Dit kan gewoon via Outlook geconfigureerd worden, of eventueel via de webinterface van Office 365. Wij kiezen ervoor om uit te leggen hoe je het met Outlook kan configureren omdat het zo simpel is met een paar muisklikken.
Om je agenda te delen met je collega’s schakel je in Outlook naar je agenda. Dat kan door linksonder op het agenda icoontje te klikken. Vervolgens zie je linksonder een lijstje verschijnen met agenda’s onder “Mijn agenda’s”. Om je agenda te delen moet je met de rechtermuisknop op de agenda klikken die bij het Office 365-account hoort. Bijvoorbeeld jan@bedrijfsnaam.nl. Daar klik je vervolgens op eigenschappen en ga je naar het tabblad “Machtigingen”. Daar kan je vervolgens de collega of externe gebruiker toevoegen die inzicht mag krijgen in je agenda. Je kan daarbij ook aangeven hoeveel rechten die tot je agenda krijgt. Mag de gebruiker alleen beschikbaarheid zien, of mag die ook de inhoud van de afspraken zien en eventueel nieuwe agendapunten aanmaken. Handig als bijvoorbeeld je secretaresse je agenda beheert.
Conclusie
Tot zover deze migratie how to van Office 365. We hopen dat dit artikel voldoende inzicht geeft in wat er komt kijken bij een migratie naar Office 365. Indien je gebruik maakt van deze How to, hopen we dat alles gelukt is en alles naar behoren werkt. Mocht dat nou niet het geval zijn, dan mag je altijd een vraag stellen op ons discussieforum. We zullen je dan proberen te helpen met het verhelpen van eventuele problemen of vragen te beantwoorden.
Binnenkort gaan we de andere mogelijkheden van Office 365 bekijken en uitlichten in how to-artikelen. Microsoft heeft met Office 365 een enorme uitgebreide dienst op de markt gezet, die in enorm veel organisaties kan zorgen voor meer structuur, efficiënter werken en een betrouwbare oplossing. Wij kunnen alle organisaties van klein tot groot aanbevelen om over te stappen op Office 365, ook qua kosten zijn we van mening dat Microsoft een nette prijs hanteert voor deze uitgebreide dienst.