Uit Nederlands onderzoek blijkt dat vier op de tien mensen dagelijks last heeft van informatiestress. Meer dan zestig procent geeft aan regelmatig irrelevante informatie te ontvangen. Bovendien moeten medewerkers de hele dag switchen tussen verschillende systemen en apps om hun werk te kunnen doen. Tijd voor een slimme werkplek.
Van chaos…
We kennen het allemaal: een bureaublad vol icoontjes, een lijst met Internet Explorer-favorieten waar geen touw meer aan vast te knopen is en een telefoon vol apps waarvan we van de helft niet meer weten waar het voor dient. Niet echt het ideale startpunt voor een efficiënte werkdag. Door elke medewerker zijn of haar persoonlijke, digitale startpunt te geven, stroomlijn je samenwerking tussen uw medewerkers en vergroot u hun productiviteit. Iedere organisatie heeft applicaties en gegevens die voor alle medewerkers beschikbaar moeten zijn. Denk daarbij aan je – interne en externe – bedrijfsnieuws of het eigen personeelsdossier. Maar iedere medewerker heeft ook zijn eigen favorieten.
…naar overzicht
Met een persoonlijke digitale werkplek breng je al deze gegevens op een overzichtelijke manier samen in een verzameling van ‘tegels’: vierkantjes met informatie, waar de gebruiker op kan klikken om naar hun favoriete applicaties en sites te gaan. Heeft je medewerker veel contact met klanten? Dan kan er een CRM-tegel beschikbaar zijn. Werkt een medewerker aan een bepaald project? Dan kunt u een tegel beschikbaar maken die de medewerker naar de betreffende SharePoint-site brengt. De medewerker kan zelf bepalen welke tegels er zichtbaar zijn, hoeveel dat er zijn, wat de volgorde is en hoe groot de tegels zijn.
Met een persoonlijke digitale werkplek breng je al deze gegevens op een overzichtelijke manier samen.
Practice what you preach
Natuurlijk werken wij zelf ook met onze eigen digitale werkplek. Op mijn persoonlijke pagina bijvoorbeeld vind ik bovenaan ons bedrijfsnieuws: onze Q3-cijfers, nieuws over onze nieuwe huisstijl, maar ook alle informatie over de borrels of teambuilding-events. Verder zie ik een tegel naar LinkedIn, naar Teams en naar mijn belangrijkste projectensites. Ik zie – rechtstreeks uit SAP – hoeveel uren ik heb gedeclareerd en hoeveel uur ik deze week nog moet boeken. Een andere tegel, die is verbonden met ons HR-systeem, vertelt me dat ik nog 3,6 verlofdagen op kan nemen dit jaar. Maar ook kan ik me rechtstreeks inschrijven op interne events die binnenkort plaatsvinden. Alles wat voor mij het meest relevant is, op een overzichtelijke plek bij elkaar. Informatiestress? Niet voor mij.
Dit is een ingezonden bijdrage van Marc Geelen, Senior Office 365 Consultant bij Ctac. Meer informatie over de oplossing van het bedrijf voor een persoonlijke digitale werkplek vind je hier.