Data management: de juiste tools als sluitstuk voor een structurele verandering

Doordacht Data management is essentieel voor een structurele digitale transformatie. Organisaties focussen echter te vaak op tools. Die zijn volgens Ctac wel degelijk essentieel, maar staan niet alleen.

“Data management is een heel breed domein”, begint Danny Pieters, Business Development Manager CX bij Ctac. “Wij slaan de piketpalen rond alles wat te maken heeft met interne data en processen. Daar vallen alle vormen van gegevens onder. Met Data management kijken we naar wat een organisatie nodig heeft om tot een goeie en bruikbare kwaliteit van de data te komen.”

Totaalplaatje

Data management draait zo om meer dan alleen de opslag van gegevens. Om tot een hoge kwaliteit te komen, moet een bedrijf zijn zaken op orde hebben in zes belangrijke domeinen volgens Pieters. Een deel daarvan hebben te maken met tooling, maar een belangrijk deel richt zich meer op processen en cultuur. Pieters onderscheidt volgende pijlers:

  • Strategie: zonder een duidelijke datastrategie, weet je als bedrijf niet waar je heen wil.
  • Governance: voor je met data aan de slag kan gaan, moet je de spelregels kennen. Wie is verantwoordelijk voor welke data? Wie beheert dataprocessen?
  • Data-operatie: welke processen zijn er in het spel en welke aspecten van de organisatie raken die processen? Je moet weten wat er onder de motorkap van de onderneming gebeurt voor je met de data aan de slag kan.
  • Datakwaliteit: binnen de gekende processen moet je ervoor zorgen dat de kwaliteit in orde is. Denk daarbij aan bruikbaarheid maar ook consistentie over verschillende systemen heen.
  • Data-architectuur: weet welke applicaties draaien, hoe ze met elkaar communiceren en welke datastromen er tussen applicaties lopen. Enkel zo kunnen verschillende systemen naadloos met beschikbare gegevens overweg.
  • Competentie: analyseer de competenties binnen je onderneming. Je hebt de juiste kennis nodig om een goede datastrategie uit te uit te voeren.

“Focus op slechts één domein volstaat niet”, verduidelijkt Pieters. “Je moet nadenken over alle domeinen en daarin een balans vinden.” Die boodschap komt niet altijd even duidelijk aan. “Data management is voor veel bedrijven een vaag containerbegrip waarvoor het niet eenvoudig is om een businesscase te maken.

Niet vanzelfsprekend

Volgens Pieters zien te veel ondernemingen data vandaag nog als een vanzelfsprekendheid. Ze beseffen de echte waarde niet, tot ze tegen problemen aanlopen. “Problemen of uitdagingen komen vaak naar voren vanuit een project, bijvoorbeeld tijdens de implementatie van een tool of wanneer men aan wettelijke vereisten zoals de GDPR moet voldoen.” Je kan immers geen persoonsgegevens anonimiseren of beschermen als je niet precies weet welke data je vergaart en in welke systemen die wonen. Bovendien moet je weten wie verantwoordelijk is voor de vergaarde data en in welke processen die allemaal worden verwerkt.

Yassine Alaeddine, salesmanager bij Ctac, bevestigt. “Firma’s zijn zich er vaak niet van bewust. Ze focussen zich op tools en applicaties om hun problemen met data op te lossen, terwijl de kern van het probleem meestal elders ligt. Je moet eerst begrijpen wat er gebeurt met je data en dan pas de vertaalslag maken naar tooling.”

Niet bouwen op los zand

Voor je aan de slag gaat met tools is het dus belangrijk om de randvoorwaarden te onderzoeken. Pas wanneer je weet wat je hebt, wat je wil doen, welke regels gelden en wie de eindverantwoordelijkheid krijgt, mag je over software nadenken. “De juiste tools zijn wel degelijk essentieel”, benadrukt Pieters. Hij hamert er echter op dat je een degelijke fundering nodig hebt om er het meeste uit te halen. Ctac zelf is voorstander van een ‘maturity scan’ voor organisaties die nog geen doordachte datastrategie hebben.

De juiste tools zijn wel degelijk essentieel.

Danny Pieters, Business Development Manager CX Ctac

“Dat betekent niet dat ieder bedrijf alles moet uitgewerkt hebben tot in detail”, voegt hij nog toe. Zolang er is nagedacht over de strategie en mensen duidelijke verantwoordelijkheden dragen, is het mogelijk om verder rond Data management te werken.” Een kleine onderneming kan de regels en richtlijnen volgens Pieters gerust in een gedeelde spreadsheet vastleggen, waar grote ondernemingen natuurlijk best voor een iets uitgebreidere en formelere uitwerking kiezen.

Golden record

Met de fundering op z’n plek is het eindelijk tijd om naar de eigenlijke tooling te kijken. Wat er precies nodig is, varieert natuurlijk van bedrijf tot bedrijf. “Veel organisaties hebben een ERP-systeem zoals SAP waar belangrijke data inzitten”, weet Pieters. “Het is natuurlijk wel belangrijk om na te kijken hoe de datastromen en processen zijn ingericht. Voor SAP bestaan er bijvoorbeeld hulpmiddelen om data efficient te beheren zonder dat je daarvoor doorheen tien verschillende schermen moet navigeren.”

In andere gevallen hebben organisaties nood aan een productinformatiemanagement (PIM)-systeem of zelfs digital asset management om foto’s, video’s of handleidingen te beheren. Eén principe staat centraal: wanneer data gedeeld worden door meerdere systemen, is een zogenaamde golden record essentieel. Er moet met andere woorden één absolute en finale versie van gegevens bestaan die up-to-date is en gedeeld wordt verschillende kanalen. Het kan bijvoorbeeld niet zijn dat marketing en de klantendienst over dezelfde klant andere gegevens hebben.

Veder transformeren

Goed Data management vormt op zijn beurt een broodnodige fundering voor verdere digitale transformatie.

“We zagen al verschillende ERP-implementatietrajecten waarbij organisaties veel tijd spendeerden aan het juist afbeelden van hun bedrijfsprocessen in het systeem”, herinnert Pieters zich. “Tijdens de migratie van de oude naar de nieuwe omgeving blijkt dan soms dat er gegevens van verschillende systemen nodig zijn en die niet aansluiten op de eisen van het ERP-project. Of wanneer het nieuwe ER-systeem in een tweede fase naar een andere business unit wordt uitgerold, komt aan het licht dat de data daar niet aansluiten op die van een eerder overgezette afdeling. Wanneer bedrijven geen duidelijke strategie hebben rond hun databeheer, zorgt dat vaak voor vertraging.

lees ook

De moderne werkplek na corona: waarom een laptop interessanter is dan een thin client

“Officieel is het nooit te laat om eraan te beginnen, maar eigenlijk is het op zo’n moment wel te laat”, betreurt Pieters. “Over Data management moet je vooraf nadenken. Je hoeft niet over alle zes pijlers een geweldig maturiteitsniveau te hebben, maar de basis moet echt wel op orde zitten. Je kan toch geen ERP-project uitrollen zonder dat je weet welke data waar zitten en welke processen er invloed op hebben”, zegt hij.

Vandaag krijgen meer en meer firma’s dat besef. “Ze zien in dat gegevens bruikbaar zijn, als ze die maar goed kunnen ontsluiten”, merkt Alaeddine. “Bedrijven zijn zich ervan bewust dat wanneer ze data als asset inrichten, ze sneller kunnen reageren op de markt.”

“Tooling is heel belangrijk, maar het is niet alles”, besluiten Pieters en Alaeddine. “In een gesprek met een bedrijf willen we niet alleen maar over software praten”, volgens Pieters. “We willen graag tools implementeren, maar Data management is Data management is een voorwaarde voor efficiënte bedrijfsvoering. Het is geen project, maar een continu proces. En ja, tools zijn een belangrijke component in het geheel.


Deze redactionele bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Ctac. Via deze link vind je meer informatie over het Data management-aanbod van het bedrijf.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home