Basware lanceerde in 2020 Spend Insights: een nieuw dashboard dat extra inzichten geeft in alle betalingen. De tool toont de belangrijkste bestedingen van een bedrijf en laat weten welke acties ze kunnen ondernemen om hun leveranciersbestand te optimaliseren en risico’s te minimaliseren.
Basware voegde aan zijn Procure to Pay (P2P) tool eind vorig jaar Spend Insights toe. Klanten die vandaag al Basware gebruiken, konden kosteloos met het nieuwe financiële dashboard aan de slag. De P2P-specialist heeft de tool ontworpen om inkoopafdelingen te helpen met het identificeren van besparingen.
Het dashboard presenteert alle data in een nieuwe gebruikersinterface waar je in enkele klikken gedetailleerde gegevens kan terugvinden zoals inzicht in geautoriseerde en contractgerelateerde uitgaven.
“Het is belangrijk om te benadrukken dat Spend Insights verder bouwt op bestaande analytics-software die we al jaren gebruiken”, zegt Sami Peltonen, VP of P2P Product Management bij Basware. “Met Spend Insights gaan we echter next-level en kunnen we ook sorteren op verschillende uitgavecategorieën. Het neemt alle historische data die we vandaag al hebben van een organisatie en giet dat in een overzichtelijk dashboard.”
Ruggengraat van Basware
Al die data is de ruggengraat van Basware. Het is een goudmijn aan informatie waarmee de software interessante inzichten kan geven op basis van je betalingen. De voorgaande dashboards toonden al heel wat informatie, maar met Spend Insights gaat Basware een stap verder en schakelt het machine learning (ML) in om steeds beter te worden.
Een van de belangrijkste toevoegingen is dat we voortaan uitgaven kunnen klasseren in de juiste categorie, wat heel belangrijk is
Sami Peltonen, VP of P2P Product Management bij Basware
“Een van de belangrijkste toevoegingen is dat we voortaan uitgaven kunnen klasseren in de juiste categorie, wat heel belangrijk is”, benadrukt Peltonen. “We maken daarvoor gebruik van een ML-model dat continu wordt verfijnd door Basware en de klant.”
Met Spend Insights wil Basware ook de gebruikers meer aanbevelingen geven gebaseerd op informatie. “Data storytelling is belangrijk wanneer er veel data is maar weinig tijd om die te analyseren.” Hij haalt als voorbeeld een duidelijk overzicht aan om te zien hoeveel er wordt gekocht buiten de klassieke PO’s, om die ongecontroleerde kosten in kaart te brengen. De tool moet een gids zijn voor elke gebruiker om voorstellen te doen.
Spend Insights
Basware heeft Spend Insights ontwikkeld om inkoopafdelingen te helpen met het identificeren van besparingen. Het dashboard presenteert alle data in een nieuwe gebruikersinterface waar je in enkele klikken gedetailleerde gegevens kan terugvinden zoals inzicht in geautoriseerde en contractgerelateerde uitgaven.
“Gezien de recente algemene financiële onzekerheden is bestedingsconsolidatie een van de belangrijkste strategieën voor organisaties”, zegt Dany De Budt, country manager bij Basware Benelux.
“Voordat ze onnodige kosten gaan besparen, willen organisaties precies weten waaraan ze hun geld uitgeven. Dat is waar het Spend Insights-dashboard voor dient. Het dashboard is gebouwd op de ruggengraat van Basware’s vermogen om alle facturen van een organisatie vast te leggen en zo honderd procent zichtbaarheid van de uitgaven te bieden. Het dashboard biedt volledige zichtbaarheid op een geautomatiseerde manier. Hierdoor kunnen organisaties effectievere, op gegevens gebaseerde beslissingen nemen.”
Kosteloze update
Omdat Spend Insights als kosteloze update werd uitgerold binnen Basware, kon de P2P-specialist al wat reacties verzamelen van gebruikers. Volgens Peltonen werd de functie van bij de lancering direct omarmd. “Bij iedereen die vandaag al de analytics-tool gebruikt binnen Basware, zagen we een snelle adoptie van Spend Insights. Dat komt voornamelijk omdat alle informatie die ze wensen erin zit, beter en duidelijker dan ervoor.”
Voordat ze onnodige kosten gaan besparen, willen organisaties precies weten waaraan ze hun geld uitgeven.
Sami Peltonen, VP of P2P Product Management bij Basware
Vandaag gaat het om één dashboard waarin gebruikers kunnen werken. Dat betekent niet dat je opties beperkt zijn. Je kan het template wel aanpassen naar wens met analytics om te analyseren wat je wil. Er is volgens Peltonen geen nood aan verschillende dashboards. “We hebben veel ervaring in hoe uitgaven het best worden weergegeven. Denk daarbij aan contractuele, niet-contractuele, goedgekeurde en niet-goedgekeurde uitgaven. Die kennis hebben we en kunnen we op een waardevolle manier presenteren. Het is aan de gebruiker om dat in één dashboard helemaal te finetunen.”
Basware focust met Spend Insights op automatisatie om basistaken overbodig te maken. De tool vangt heel veel uitgaven op en stopt die in een bepaalde uitgavepost. Stel dat je een factuur krijgt maar je weet niet wat er is gekocht, dan moet je die eenmalig manueel toewijzen aan een post. Die informatie voedt het ML-model zodat de volgende keer een soortgelijke uitgave door de AI automatisch wordt gesorteerd. De tool wordt zo elke dag slimmer om klanten een beter inzicht te geven in hun uitgaven.
Dit is een redactioneel stuk in samenwerking Basware. Voor meer informatie rond hun oplossingen kan je hier terecht.