Te vaak lijden inkoop- en facturatieprocessen onder inefficiëntie door een hoge mate van manueel werk en gebrek aan zichtbaarheid van alle data. Zicht krijgen in de data is de eerste stap naar automatisering en een efficiëntere bedrijfsvoering, zo zegt Lauri Palokangas, Marketing Director bij Basware, de Finse specialist in purchase-to-pay-oplossingen.
“Wat kan worden geautomatiseerd, zal worden geautomatiseerd”, steekt Palokangas van wal. Terwijl betaalprocessen al langer geautomatiseerd zijn, stelt hij vast dat die automatisering vandaag steeds dichter naar het inkoopproces toe beweegt. Dat proces wordt op termijn zodanig geautomatiseerd, dat het uiteindelijk zelfs zal renderen om voor de kleinste aankopen op zoek te gaan naar de beste leverancier.
“Voorheen wilde je alleen maar vergelijken wanneer het volume en de prijzen hoog genoeg waren. Dankzij automatisering kan je voor nagenoeg alles gaan vergelijken, zelfs voor potloden en elastieken.” Die nieuwe realiteit werkt volgens Palokangas de vraag naar ecosystemen in de hand. “Organisaties willen kunnen vergelijken en gaan op zoek naar leveranciers die betere diensten en een hogere kwaliteit leveren. Netwerken die dit mogelijk maken, zullen aan belang winnen.”
“Wat kan worden geautomatiseerd, zal worden geautomatiseerd.”
Zichtbare data
Facturen, RFP’s en leveranciergegevens worden nog vaak manueel of niet-elektronisch verwerkt, maar moeten worden gedigitaliseerd. Alleen zo kunnen de data zichtbaar worden gemaakt voor analyse. “Data zijn cruciaal. Alles staat of valt afhankelijk van de data”, benadrukt Palokangas. “Bovendien moeten de data up-to-date blijven of alles stuikt in elkaar.”
Daar komt het netwerk van Basware om de hoek kijken. Een koper die een bepaald goed nodig heeft, kan via het netwerk op zoek gaan naar een geschikte leverancier. Je kan het beschouwen als een soort business directory, waarbij van de aangesloten bedrijven wordt verwacht dat ze hun eigen data up-to-date houden. Basware kan vervolgens nieuwe inzichten creëren op basis van die informatie. Wat zijn de prijzen in de markt? Welke potentiële korting is mogelijk? Welke leveranciers ken je nog niet?
Papierloos
Ook wanneer een leverancier niet is aangesloten op het netwerk, kan Basware alsnog helpen bij de digitalisering van inkoop- en facturatieprocessen, legt Palokangas uit. “Zelfs wanneer de facturatie nog via papier verloopt, kunnen we dat papier uit het proces weghalen. De leverancier stuurt de papieren factuur naar Basware, wij converteren het naar een elektronische vorm en proberen de leverancier te overtuigen om papierloos te gaan.”
“Zelfs wanneer de facturatie nog via papier verloopt, kunnen we dat papier uit het proces weghalen.”
In theorie is het volgens de Basware-topman dan ook perfect mogelijk voor elk bedrijf om vandaag de inkoop- en facturatieprocessen volledig papierloos te maken en 100 procent zichtbaarheid te krijgen in alle data. Tegelijk erkent hij dat het nog een lange tijd zal duren voor hetzelfde kan worden gezegd over de industrie in zijn totaliteit. “Vergelijk het met hoe lang het nog duurt voordat je geen brievenbus meer voor je deur nodig hebt. Veel post is al gedigitaliseerd, maar er zal nog heel lang een residu blijven.”
Opvallend is dat niet bedrijven, maar wel overheden hierin het voortouw lijken te nemen. In tegenstelling tot de meeste bedrijven, heeft een overheid meer onderhandelingsmacht over zijn leveranciers om een digitale aanlevering van documenten af te dwingen.
Voordelen
De voordelen van 100 procent inzicht in je inkoop- en facturatiegegevens spreken voor zich. Het zorgt voor een enorme efficiëntiewinst en laat toe om operaties te optimaliseren. Palokangas: “Als je als groeibedrijf elk jaar 20 tot 30 procent groter wordt, heb je technologie nodig voor een fundering die toelaat om snel te groeien zonder dat de uitgaven mee stijgen.”
Bovendien worden de operationele kosten gereduceerd, doordat minder manuele arbeid nodig is. Saaie en repetitieve taken worden bij het personeel weggehaald en vervangen door technologie. Ook compliance van processen wordt eenvoudiger gemaakt, waardoor kosten kunnen worden bespaard.
Daarnaast kunnen uitgaven en werkkapitaal, maar ook risico’s beter worden beheerd. Palokangas illustreert dat laatste: “Als één leverancier gelokaliseerd is in een regio waar af en toe tornado’s voorkomen en een andere is gevestigd in een gebied zonder natuurrampen, dan is het nuttig om daarvan op de hoogte te zijn om er op te kunnen anticiperen. Anders kan je bedrijfsvoering worden verstoord.”
Artificiële intelligentie
Data-inzichten zijn vandaag onmisbaar voor organisaties die een streepje voor willen hebben op de concurrentie of simpelweg hun bedrijfsvoering efficiënter willen maken. Artificiële intelligentie speelt daarbij een steeds belangrijkere rol, al heeft de technologie zijn weg nog niet tot in alle ondernemingen gevonden.
“AI vormt een beeld van de wereld op basis van de data die beschikbaar is.”
Palokangas onderscheidt drie redenen om aan de slag te gaan met artificiële intelligentie voor de verwerking en analyse van je data. Een eerste reden is het verbeteren van de user experience. “Een goede AI kan dingen op een elegante manier doen, zodat mensen het niet op een klungelige manier moeten doen.”
Daarnaast kan de technologie worden gebruikt voor de optimalisering van bedrijfsprocessen. Een AI kan perfect in kaart brengen welke goederen worden besteld, hoeveel bestellingen er per dag worden geplaatst en daaruit leren. Zo kunnen bestellingen worden geconsolideerd en geoptimaliseerd.
Tot slot kunnen ook business analytics worden verbeterd. AI geeft je de rekenkracht in handen om inzicht uit data te distilleren over zowel het verleden als de huidige toestand en op basis daarvan voorspellingen te maken voor de toekomst, ook wel predictive analytics genoemd.
“Elke organisatie moet zijn informatie digitaliseren en inzichten centraal plaatsen. Breng je financiële data tot leven en geef AI toegang tot elk stukje data voor analyse”, besluit Palokangas. “AI vormt een beeld van de wereld op basis van de data die beschikbaar is en presenteert dat aan de mens. Die kan vervolgens beslissingen maken op basis van die informatie.”