Het overgrote deel van de IT-professionals verstuurt gevoelige of privé-informatie via e-mail. Bovendien gebruiken ze vaak apps die niet door het bedrijf zijn goedgekeurd om tijd te besparen. Dit blijkt uit het 2019 State of the Digital Workspace onderzoek van Igloo Software onder 2.000 IT-professionals.
Van de respondenten, werkzaam bij bedrijven met meer dan 250 medewerkers, geeft 61 procent aan gevoelige informatie per e-mail te versturen. Bovendien maakt 28 procent gebruik van instant messaging om deze informatie te delen. Iets wat een groot beveiligingsrisico voor bedrijven oplevert. Zeker gezien de hoeveelheid gegevens die een IT-team verwerkt, juist vraagt om een efficiënte en veilige manier van communiceren. Dat om lekken te voorkomen, aldus ZDnet.
Het gebruik maken van niet-goedgekeurde communicatie-apps heeft volgens de ondervraagden betrekking op het feit dat deze minder snel worden gemonitord of bijgehouden. Meer veilige methoden die de gebruikerstoegang bijhouden en het gebruik van watermerken ondersteunen, worden zelden gebruik.
Shadow IT
Het gebruik van zogeheten Shadow IT, apps en software die niet door een bedrijf zijn goedkeurd, kan ertoe leiden dat informatie over onbeveiligde systemen wordt gedeeld. Daarbij is de mogelijkheid ook aanwezig dat communicatie in een onderneming wordt verbroken en in de war raakt.
Remote
Ruim 72 procent van de ondervraagde IT-professionals geeft aan minimaal één keer per week op afstand te werken. Zo’n 68 procent ziet dat als uitdaging. Denk dan aan het gemis van belangrijke informatie die persoonlijk wordt medegedeeld of het niet kunnen deelnemen aan vergaderingen of brainstormsessies. Ook is het vaak niet mogelijk om op afstand toegang te krijgen tot belangrijke documenten of informatie. Toch denkt deze groep dat de uitdagingen zijn op te lossen door betere technologische oplossingen en een digitaal gecentreerde werkcultuur.
Daarnaast werkt 65 procent van de respondenten in een bepaald project veelal samen met drie of meer verschillende afdelingen. Iets wat wordt gezien als een potentieel voor het creëren van informatiesilo’s, die de productiviteit remmen.
Digitale landschap voldoet niet
Het rapport concludeert dat het huidige digitale landschap binnen de ondervraagde bedrijven niet voldoet aan de behoeften van werknemers. Vergeleken met hetzelfde onderzoek een jaar eerder, blijken sommige problemen alleen maar te zijn verergerd. Volgens Igloo Software schets het rapport dan ook mogelijkheden voor bedrijfsleiders om communicatie, samenwerking en informatie-uitwisseling te verbeteren.