Ben jij, net zoals wij, iemand die alles moet noteren en verloren loopt zonder een agenda en allerhande lijstjes? Dan hebben we goed nieuws, digitaal kan je dat gewoon handig in Microsoft Outlook doen.
Een menselijk brein is een ongelooflijk ingewikkelde machine en toch wil het geheugengedeelte vaak niet echt meewerken. Gelukkig zijn er online heel wat middeltjes die warhoofden zoals wij een handje helpen. Eentje daarvan is To Do in Microsoft Outlook. We laten je zien hoe je deze functie kan gebruiken.
Let wel, sinds de recente update van Windows 11 zijn nog niet alle systemen met de nieuwe versie uitgerust. Omdat zo’n update niet iedereen wereldwijd op hetzelfde moment bedient, hebben sommige gebruikers nog de vorige Outlook-app. We maken natuurlijk het onderscheid tussen de twee manieren.
-
Starten in de oude versie
Om te beginnen klik je links, in de taakbalk, op het blauwe vinkje. Outlook opent dan het To Do-scherm in de app.
Je kan ook rechtsklikken en dan kan je dat scherm in een apart tabblad van de app openen. Zo moet je niet switchen met je kalender of je mails en kan je To Do gewoon laten openstaan.
De lay-out verschilt een klein beetje (in het aparte venster heb je de taakbalk links niet meer), maar in beide gevallen heb je gewoon alle opties.
-
Starten in de nieuwe versie
In de nieuwe versie klik je eveneens het blauwe vinkje aan, maar nu opent Windows meteen een nieuw venster in je browser. De eerste keer dat je dit doet, krijg je een warm welkom van Outlook.
De lay-out is ook hier een beetje anders, maar alles is wederom aanwezig.
-
Aan de slag met de secties
Welke versie je ook kiest, de functies zijn hetzelfde.
In Mijn dag heb je een overzicht van je opgeslagen activiteiten voor de dag zelf. Je kan op het moment zelf natuurlijk ook nog items toevoegen. Wanneer je in deze sectie een taak aanmaakt voor een andere dag, zal die daardoor nog steeds in Mijn dag verschijnen, wat iets minder logisch is.
Taken die van een net iets groter belang zijn, die kan je aanduiden met een sterretje. Die verschijnen dan in het overzicht dat je bij Belangrijk terugvindt.
Als je een aantal items hebt aangemaakt voor verschillende dagen, dan zie je die in chronologische volgorde bij Gepland.
Wanneer je collega’s iets naar jou doorverwijzen zie je dat in Toegewezen aan mij.
In de lijst vind je ook nog de sectie E-mail met vlag. Daarin staan alle mails die je met een rood vlaggetje aanduidde in je Outlook-mail. Van daaruit kan je stappen aanduiden om op te volgen, die je nadien aan Mijn dag kan toevoegen en van een sterretje kan voorzien.
Onderaan de lijst staat dan het algemene Taken, een functie die eigenlijk voor zich spreekt. Wanneer je een nieuwe taak aanmaakt, komt die meteen ook bij Gepland te staan. Het spreekt voor zich dat dat ook zo is bij Belangrijk, wanneer je het sterretje aanduidt in die nieuwe taak.
Zowel in Mijn dag, Belangrijk, Gepland en Taken kan je to-do’s toevoegen.
Je kan onderaan bij Nieuwe lijst ook nog specifieke secties maken. Dat kan handig zijn voor taken binnen een bepaald project of onderwerp. Je kan bijvoorbeeld een lijst maken met teambuildingactiviteiten. De taken die je hier creëert komen evengoed in de relevante standaard secties terecht, behalve in de sectie Taken. Daar komen alleen items te staan die je in de standaard secties creëert.
-
Andere functies
Wanneer je rechts klikt op een taak kan je daar de instellingen van aanpassen, net als de mappen waar die eventueel uit of net bij moet.
Als je het gekende radertje aanklikt (linksboven) kan je de Instellingen van To Do nog naar jouw smaak aanpassen.
Mocht de volgorde van je takenlijst je niet helemaal aanstaan, kan je dat ook veranderen. Bij sorteren, rechtsboven, kan je kiezen hoe je je takenlijst kan zien.
Welke versie je ook gebruikt, het is interessant om weten dat het systeem gesynchroniseerd is. Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe lijst aanmaakt in de webversie, zal die de volgende keer ook gewoon in de app-versie staan, mocht je switchen naar de oudere versie.
Vanaf 1 november is Copilot beschikbaar voor Windows 365. De AI-assistent gaat in Outlook mails kunnen beantwoorden en aanmaken, maar het is nog niet geweten of het systeem ook je taken gaat kunnen opstellen.