Nextcloud review: Europese en open source tegenhanger van Microsoft 365

Kan Nextcloud een alternatief bieden voor de Microsoft 365 en Google Workspace van deze wereld? Ja, voor wie alles graag zelf doet. 

Wie bestanden in de cloud opslaat, documenten samen met collega’s bewerkt of online vergadert, komt al snel terecht bij Microsoft 365 of Google Workspace. Het Europese Nextcloud, een open-sourceplatform, wil dezelfde digitale werkplek aanbieden, maar met één verschil: de gebruiker houdt zelf de controle over de data. Juist nu Europese digitale soevereiniteit steeds hoger op de agenda staat, maakt dat Nextcloud bijzonder interessant. 

Nextcloud werd in 2016 opgericht door de Duitse ontwikkelaar Frank Karlitschek. Tien jaar later is het oorspronkelijke alternatief voor Dropbox uitgegroeid tot een complete samenwerkingsomgeving. Nextcloud Hub combineert cloudopslag met agenda, contacten, e-mail, chat, videobellen, projectmanagement en online kantoorsoftware. Het bedrijf werkt vanuit Duitsland en het ontwikkelteam is internationaal verspreid. 

In eigen beheer 

Het grootste verschil met Microsoft en Google zit onder de motorkap. Nextcloud is geen klassieke clouddienst waarbij je een abonnement afsluit en je gegevens automatisch bij de leverancier terechtkomen. De software kan op een eigen server draaien, in een eigen datacenter of bij een hostingprovider naar keuze. Zo kan je als organisatie zelf bepalen waar bestanden en persoonsgegevens fysiek worden opgeslagen. 

Voor particuliere gebruikers is die vrijheid ook aantrekkelijk. Wie technisch genoeg is, kan Nextcloud op een eigen server of NAS installeren. Wie daar geen zin in heeft, kan voor een hostingprovider kiezen. Vrijheid betekent dus verantwoordelijkheid. Een eigen Nextcloud-server vraagt onderhoud, updates, back-ups en beveiliging. Microsoft 365 en Google Workspace nemen veel van dat werk uiteraard uit handen. 

Veel meer dan bestanden 

Nextcloud Files vormt het hart van het platform. Bestanden uploaden, mappen aanmaken en documenten delen voelt meteen vertrouwd aan. Via desktop- en mobiele apps kunnen bestanden bovendien tussen verschillende apparaten worden gesynchroniseerd.  Ook een agenda, contacten en andere apps kunnen rechtstreeks in dezelfde webomgeving zitten. Welke mogelijkheden je precies krijgt, is echter sterk afhankelijk van de gekozen Nextcloud-installatie. Dat werd tijdens onze test meteen duidelijk. 

Onze gehoste testomgeving bood bijvoorbeeld Files, Photos en Calendar, maar toepassingen zoals Talk en Nextcloud Office waren niet standaard beschikbaar. Wie Nextcloud uitsluitend via zo’n omgeving leert kennen, krijgt daardoor niet automatisch de volledige ervaring die Nextcloud Hub kan bieden.  Nextcloud is met andere woorden modulair: een beheerder bepaalt zelf welke apps nodig zijn en kan de omgeving daarop afstemmen. Zo kan een eenvoudige installatie vooral als alternatief voor OneDrive of Dropbox dienen, terwijl een uitgebreidere Nextcloud Hub-installatie veel dichter tegen Microsoft 365 of Google Workspace aanleunt. 

Niet altijd zo gepolijst 

Toch is Nextcloud geen perfecte vervanger voor Microsoft 365. De gebruikersinterface is de afgelopen jaren sterk verbeterd en Hub 26 Spring kreeg een lichtere en rustigere vormgeving, maar de ervaring is niet overal zo consequent als bij Google Workspace of Microsoft 365. 

Prestaties hangen sterk af van de installatie. Een deftige server met voldoende processorkracht, geheugen en snelle opslag kan uitstekend presteren, maar een goedkope of slecht geconfigureerde server kan Nextcloud dan weer traag laten aanvoelen. De kwaliteit van de gebruikerservaring ligt dus deels in handen van de beheerder. 

Toch is die technische vrijheid een van de sterkste eigenschappen. Organisaties zijn minder afhankelijk van één leverancier en kunnen de software aanpassen, koppelen aan bestaande systemen en zelf bepalen waar en wanneer data worden verwerkt. Zo probeert Nextcloud samenwerking tussen afzonderlijke installaties makkelijker te maken. 

Meer mogelijk dan je aanvankelijk ziet 

Nextcloud heeft voor vrijwel ieder onderdeel van een digitale werkplek een eigen toepassing. Talk voegt chat, audio- en videogesprekken toe. Groupware heeft een agenda, contacten en mail. Deck is bedoeld voor projectmanagement en Tables voor gestructureerde gegevens.  Met Nextcloud Office kan het platform nog verder worden uitgebreid met online documentbewerking. Daarmee kunnen gebruikers documenten, spreadsheets en presentaties vanuit Nextcloud openen en samen bewerken. 

Je krijgt veel meer vrijheid over de software, hosting en locatie van je data, maar bent meer afhankelijk van de beheerder of hostingprovider.  

Dat betekent echter niet dat iedere Nextcloud-gebruiker al die mogelijkheden automatisch krijgt. Apps moeten beschikbaar zijn op de server en correct worden geconfigureerd. Bij een gehoste omgeving bepaalt de provider bovendien welke functionaliteit wordt aangeboden.  Dat verschil is belangrijk als je Nextcloud tegenover Microsoft 365 zet. Bij Microsoft koop je een relatief duidelijk afgebakend dienstenpakket. Nextcloud is eerder een platform waarmee je zelf een digitale werkplek kunt samenstellen. 

Te veel vrijheid? 

Nextcloud is geen één-op-één Europese kopie van Microsoft 365, maar een andere manier om een digitale werkplek op te bouwen. De basis voor bestanden, agenda en contacten is toegankelijk en modern, terwijl het platform met apps zoals Talk en Office veel verder kan worden uitgebreid. Die mogelijkheden zijn echter niet in iedere installatie standaard aanwezig, zoals ook onze testomgeving duidelijk maakte. 

Daarmee is de grootste troef van Nextcloud tegelijk zijn belangrijkste compromis. Je krijgt veel meer vrijheid over de software, hosting en locatie van je data, maar bent voor de gehele ervaring meer afhankelijk van de beheerder of hostingprovider.  

Wie vooral een kant-en-klare digitale werkplek zoekt, is met Microsoft 365 of Google Workspace sneller vertrokken. Voor organisaties die controle over data, open source en digitale onafhankelijkheid belangrijk vinden, is Nextcloud een volwassen Europees alternatief. Zeker nu digitale soevereiniteit hoger op de agenda staat, is het interessanter dan ooit om die afweging te maken.