In een kantooromgeving zijn vandaag vier generaties aan de slag. Iedere generatie heeft grosso modo zijn eigen voorkeuren. Daaraan tegemoetkomen, bevordert de productiviteit. Technologie en IT kunnen daarbij helpen.
Eén werkplek, vier generaties. Dat was altijd al zo, maar in een wereld waarin technologie de manier van werken alsmaar sneller verandert en bovendien zijn stempel drukt op de cultuur, zorgt dat voor unieke uitdagingen.
De babyboomer-generatie werkt het liefst op een rustige plek en is niet opgewassen tegen de afleiding van de open kantoren die vandaag de norm zijn. Hoe jonger de werknemer, hoe aantrekkelijker zo’n open kantoor is. Dat blijkt uit onderzoek van Future Workplace. 55 procent van generatie Z en 56 procent van millennials verkiest dergelijke werkomgevingen, tegenover 47 procent van de generatie X en amper 38 procent van de babyboomers. De jongere generatie voelt zich bovendien best productief in rumoerige open omgevingen waar ze vlot met anderen kunnen praten, terwijl het gros van de babyboomers stilte verkiest.
Technologie voor productiviteit
Wie in een omgeving werkt waar hij of zij op zijn gemak is, is productiever. Het is dus in het voordeel van organisaties om iedereen tevreden te houden, maar dat is moeilijk in een omgeving waar de wensen van de oudsten en de jongsten diametraal tegenover elkaar staan. We praten met Sonal Bisht, head of corporate communications EMEA bij communicatiespecialist Poly, dat het onderzoek liet uitvoeren, over de rol van technologie en IT in het uitbouwen van een comfortabele moderne werkplek.
Voor 76 procent zijn telefoongesprekken de vervelendste bron van afleiding.
Uit het onderzoek blijkt dat geluid de voornaamste bron van afleiding en ergernis is. Voor 76 procent zijn telefoongesprekken het vervelendst, 65 procent ergert zich ook aan collega’s die te hard praten. Geluid managen lijkt dan ook de meest voor de hand liggende ingreep om de kantoorervaring te verbeteren. Een hoofdtelefoon is een eenvoudige oplossing. Jongere werknemers zetten zo’n ding al snel op hun hoofd, maar slechts 16 procent van de babyboomers heeft dezelfde reflex. Hetzelfde geldt voor de plaats waarop ze werken: babyboomers zijn het minst van al geneigd om hun bureau even te verlaten en ergens comfortabel verder te werken.
Geluid managen
Vanuit het standpunt van persoonlijk comfort is een hoofdtelefoon met actieve noise cancelling een voordehandliggende oplossing. Door het omgevingsgeluid weg te filteren en medewerkers de optie te geven zich mentaal af te zonderen in een verder rumoerige omgeving, valt heel wat frustratie meteen weg. Let er wel op dat je voor een headset kiest die is bedoeld voor spraak, als je wil dat werknemers het ding ook tijdens het telefoneren kunnen gebruiken. Niet-geoptimaliseerde hoofdtelefoons met spraakfunctie nemen veel te veel omgevingsgeluid op om aangenaam te zijn aan de andere kant van de lijn.
Een geluidsonderdrukkende hoofdtelefoon die geschikt is voor op reis heeft niet noodzakelijk voldoende functies aan boord om zich ook op kantoor helemaal nuttig te maken, al helpt het natuurlijk wel wanneer werken in stilte het enige doel is.
“De kwaliteit wordt gevrijwaard door geluidsonderdrukking”, aldus Bisht. “Een microfoon in een headset kan bijvoorbeeld samenwerken met een microfoon in de laptop van een werknemer om zo te detecteren wat omgevingsgeluid is en wat niet. Dat omgevingsgeluid wordt vervolgens gedempt.” Een combinatie van beide technologieën brengt al meer rust naar het kantoor.
Vervolgens zijn er de grote en kleine vergaderruimtes voor zowel interne meetings als videogesprekken. “Door meerdere microfoons te gebruiken is het mogelijk om geluid in een bepaalde zone door te sturen en de rest te filteren, naar analogie met de headset”, vertelt Bisht.
Gebruik aanmoedigen
De oplossingen bestaan en worden zeker in grote organisaties vandaag al uitgerold. Gebruik blijft het grootste probleem. Daarom zet Poly, dat ontstond uit een fusie van Plantronics en Polycom, steeds meer in op een serviceverhaal. Daarbij helpt de organisatie bedrijven met het opzetten van documentatiemateriaal en trainingsvideo’s, die zelfs de meest technologisch apathische medewerker kunnen overtuigen om de tools die ter beschikking zijn, te gebruiken.
Gebruik blijft het grootste probleem.
Dat gebruik is essentieel, aangezien communicatie-oplossingen niet meteen goedkoop zijn. Een enkele headset valt nog mee, maar wie zijn voltallige personeelsbestand van noise-cancelling-apparatuur wil voorzien en zijn vergaderruimtes wil uitrusten met kwalitatieve videoconferencing-opties, is al snel een aardige duit kwijt. Hier kan IT zich laten gelden.
Analytics
Bisht: “We bieden steeds meer analytics-opties aan, gekoppeld aan onze apparatuur.” Daarmee kan het IT-departement opvolgen hoeveel oplossingen gebruikt worden. Zit een vergaderruimte steeds vol, of wordt ze slechts één keer per week gebruikt. Hoeveel mensen zitten doorgaans in een vergadering, en is de apparatuur daar voldoende geschikt voor? Voor dat laatste zijn er oplossingen die bijvoorbeeld gezichten herkennen (maar niet personen).
Een combinatie van geluidsmanagement en een helpende hand in het gebruik van de beschikbare middelen moet in theorie een heleboel frustraties in een modern kantoor oplossen. Als we het onderzoek geloven, volstaat het om de frustratie van geluidsoverlast weg te nemen om iedereen een stuk gelukkiger te maken.
Gerelateerd: Plantronics en Polycom versmelten in nieuw bedrijf: Poly