Maak administratieve functies aantrekkelijker: Laat je mensen bijstaan door een kantoorrobot

Al te vaak blijven bedrijven of organisaties met weinig succes zoeken naar administratief personeel dat niet te vinden is op de huidige jobmarkt of gewoonweg geen zin heeft in een job vol repetitieve, hersenloze taken. Of ze wachten tevergeefs op het ultieme informaticasysteem dat alle problemen oplost. Ook dat komt er nooit. Wat kunnen ze dan wel doen? Die administratieve functies aantrekkelijker maken door slim in te zetten op robotic process automation (RPA). Dat zal veel succesvoller en duurzamer zijn op de lange termijn als een structurele oplossing voor personeelstekort.

Logistieke bedrijven vinden hoe langer hoe moeilijker personeel voor administratieve functies. VOKA trok begin dit jaar nog aan de alarmbel, nu niet alleen fysieke arbeid maar ook administratief werk een knelpuntberoep dreigt te worden. De Vlaamse Speerpuntcluster Logistiek (VIL) organiseert niet toevallig kennissessies rond “Het Digitale Kantoor” als deel van haar “Lerend Netwerk”. Jonge werknemers zijn immers maar moeilijk te motiveren voor repetitieve taken zoals het opmaken van douaneaangiftes, het invullen van timesheets of het versturen van niet zo spannende mails. Grote spelers hebben het voorbije decennium veel van die processen geautomatiseerd.

Wat deze multinationals al jaren doen, is tegenwoordig gelukkig ook mogelijk voor lokale bedrijven, ook kmo’s, dankzij inventief gebruik van RPA, al dan niet in het kader van een Hyper Automation set-up, waarbij gewerkt wordt met databots die onvermoeibaar repetitieve administratieve processen uitvoeren.

1 dossier, 15 schermen, 100 muisklikken? Weg ermee!

De oplossingen zijn dus voorhanden, maar vormen slechts een deel van het verhaal. De moeilijkste stap naar een digitaal kantoor is een mentaliteitswijziging. Databots werken radicaal anders dan klassieke IT ontwikkeling. Ze worden letterlijk “opgeleid” samen met de mensen die de taken dagelijks uitvoeren, wat ze bijzonder inzichtelijk maken voor wie er binnen het bedrijf gebruik van maakt. Dat maakt hun werkwijze zelfs begrijpbaar voor wie slechts over een minimum aan technologische kennis beschikt.

Vaarwel de tijd dat je mensen zich nog door een berg schermen en systemen moeten worstelen om één dossiertje af te werken. Dat doet de bot voor je!

Johan van den Bulck, mede-oprichter van TeRoCo

Die inzichtelijkheid in de werkwijze van de bots zorgt ervoor dat werknemers er niet langer angst voor hebben en stap voor stap zelf automatisatiemogelijkheden kunnen ontdekken in hun dagelijkse taken. Vaarwel de tijd dat je mensen zich nog door een berg schermen en systemen moeten worstelen om één dossiertje af te werken. Dat doet de bot voor je! Want zeg nu eerlijk: wie wil dat in godsnaam nog dag in dag uit doen? Databots zijn in staat met om met élk systeem te communiceren. Ook die van je leveranciers, klanten of de overheid. De laadslots van je klant worden gecheckt en ingevuld door de bot. Een douaneaangifte? Done!

Hyperautomation: je mensen zullen je dankbaar zijn

Hyperautomation gaat nog een stap verder: laat je knarsende legacy systeem zonder gekke kosten communiceren met de meest geavanceerde systemen om je efficientie naar ongekende hoogten te brengen. E-mails lezen en verwerken, gescande documenten lezen en verwerken, voice- en chatbots aansturen, gerichte inputschermen genereren die je mensen énkel nog vragen wat er echt ontbreekt in een dossier. De toepassingen zijn eindeloos en echt binnen handbereik. Zonder één enkel lijntje code. Artificiële intelligentie en Machine Learning worden mogelijk voor elk bedrijf op een stapsgewijze, betaalbare en pragmatische manier.

Een verademing voor elk departement dat kreunt onder de werkdruk. Een bevrijding voor mensen die graag meewerken aan verbetering, aan customer service, aan vernieuwing maar daar gewoon nooit aan toe komen.

Stop met tevergeefs zoeken

Stapsgewijze automatisatie is duurzaam, schaalbaar en zorgt ervoor dat mensen aan het werk kunnen blijven en zinvoller werk kunnen uitvoeren, wat de tevredenheid van zowel personeel als cliënteel ten goede komt. Ik doe daarom een oproep aan alle managers van grote en kleine bedrijven om te stoppen met tevergeefs te zoeken naar profielen die niet meer te vinden zijn. Het loont meer om in te zetten op automatisatie om zo bestaande administratieve functies aantrekkelijker te maken. Op die manier kunnen werknemers en robots elkaar aan het werk houden en raakt het structurele tekort aan administratieve werkkrachten hopelijk opgelost.


Dit is een ingezonden bijdrage van Johan van den Bulck, mede-oprichter van TeRoCo.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home