Intelligente Documentverwerking – van leesbaar voor een mens naar leesbaar voor een machine

Stijn Ongena Solvers AI

Het is toch één van de “burning topics” in de automatisering van de administratie: Hoe zorgen we er nu voor dat die stormvloed aan PDF’s niet meer door onze medewerkers hun handen vloeit? En waarom heeft u misschien de sleutel in handen voor een goede oplossing?

Al vele decennia zoeken we onze toevlucht in velerlei technologie om ERP-systemen met elkaar te doen praten. Grote en middelgrote bedrijven hebben hun toevlucht gezocht tot EDI-koppelingen, maar dat zijn dikwijls pijnlijke en dure trajecten gebleken, die enkel hun terugverdieneffect hebben gehaald als het volume dit rechtvaardigt. Meer recent zijn API’s een veelgeprezen oplossing, maar legacy systemen en kennis staan een bredere adoptie in de weg.

Bijkomend nadeel is dat beide oplossingen/technologieën gevoed worden als een computertaal, namelijk XML en JSON. Een hinderpaal als je het mij vraagt voor een goed proces waarbij er een wisselwerking tussen mens en machine nodig of vereist is. Wie kan er nu een XML of JSON lezen? En ja, er bestaan ook hier weer mogelijkheden om deze computertalen om te zeten naar een PDF formaat. Want willen we de mens echt volledig uit de procesketen?

Is een intelligente documentverwerkingssoftware dan de oplossing?

IDP of “intelligent document processing” is het doorontwikkelde broertje/zusje van de OCR technologie. Deze software maakt nu opgang in veel bedrijven. Gedreven door de machine learning (deelgebied van artificiële intelligente – #AI) mogelijkheden, worden er zeker op bepaalde documenttypes (oa. Facturen) al goede tot zeer goede resultaten bereikt.

Willen we de mens echt volledig uit de procesketen?

Stijn Ongena, Founder en co-CEO van Solvers.ai

Maar toch, mensen die een beetje vertrouwd zijn met de technologie weten dat hoge succes percentages niet alleen een resultaat zijn van de ML component in de technologie, maar van menselijke validatie, correctie of bijkomende programmering.

Van leesbaar voor een mens naar leesbaar voor een machine

Het is zoals bij veel technologische uitdagingen en oplossingen. Het is door slimme mensen uitgevonden om een bestaand probleem aan te pakken. We vertrekken vanuit wat er is en zoeken daarvoor een oplossing. Maar, nog altijd gaan we te snel voorbij aan het bronprobleem. Is de boodschap duidelijk en goed leesbaar voor de ontvanger van de PDF’s.

De PDF’s die bedrijven uitsturen zijn template gestructureerde berichten gegenereerd van uit het ERP-systeem. Deze templates zijn jaren geleden ontwikkeld om zo veel mogelijk informatie op een blad of meerdere bladeren te krijgen. Aangezien de bestemmeling van de “ZEBO” een mens is, zijn we in het ontwikkelen van deze PDF’s uitgegaan van menselijke intelligente om te lezen en interpreteren. Laat dat nu juist de problematiek zijn van intelligente documentverwerking.

We hebben bij de creatie van deze PDF-templates dus nooit stilgestaan of deze ook leesbaar zijn voor een machine.

Stijn Ongena, Founder en co-CEO van Solvers.ai

We hebben bij de creatie van deze PDF-templates dus nooit stilgestaan of deze ook leesbaar zijn voor een machine. Dat hoefde natuurlijk niet in het verleden, maar misschien anno 2022 wel?

Wil u succes met intelligente documentverwerking?

En toch, is dit een pleidooi om intelligente documentverwerking als oplossing in te zetten in uw bedrijf. De voordelen zijn zoveel groter dan de tekortkomingen van de technologie. Uw medewerkers ga je heus niet veel langer motiveren om die data input te blijven doen, laat staan dat u op zoek moet gaan naar nieuwe medewerkers.

Daarom, overtuig dan naast u zelf, ook uw leveranciers en klanten om hun PDF-templates te herbekijken en ze om te vormen van leesbaar voor een mens, naar leesbaar voor een machine.


Dit is een aangeleverde bijdrage van Stijn Ongena, Founder en co-CEO van Solvers.ai. Voor meer informatie over de oplossingen van het bedrijf kan je hier terecht.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home