Microsoft geeft tips om efficiënter te vergaderen via Teams

Microsoft Teams

Efficiënte vergaderingen zijn kort en hebben weinig deelnemers. Dat blijkt uit onderzoek van Microsoft dat ook de betrokkenheid van deelnemers naging. De resultaten bieden houvast voor wie nog eens een Teams-meeting belegt.

De coronapandemie zorgde voor een explosie van het thuiswerk. En van vergaderingen: driekwart van de werknemers zag het aantal vergaderingen vorig jaar met maar liefst 70 procent toenemen. Nochtans geeft 43 procent van de afstandswerkers aan zich tijdens diezelfde vergadering niet betrokken te voelen. Dan rijst automatisch de vraag: hoe efficiënter vergaderen?

Voor Microsoft was het aanleiding om een bevraging te doen bij zowel eigen werknemers als Teams-gebruikers. Criteria die de betrokkenheid en efficiëntie bevorderden: een agenda gebruiken, actief deelnemen, video inschakelen, vergaderingen klein houden en vooraf materiaal delen. 

Actieve deelname

Vergaderingen met een actievere deelnamegraad scoren hoger op betrokkenheid. Van de deelnemers die vaak spraken tijdens de vergadering voelde 98 procent zich betrokken. Bij deelnemers die een paar keer spraken, was dat 89 procent. Bij deelnemers die slechts één keer spraken, ging het nog om 67 procent. Deelnemers die alleen luisterden, zakten het verst weg: slechts 36 procent voelde zich bij de vergadering betrokken.

lees ook

Chatberichten voor het eerst populairder dan e-mail bij bedrijven

Deelnemers die hun aanwezigheid als noodzakelijk ervaarden, voelden zich meer betrokken: zij scoren 92 procent op betrokkenheid. Een schril contrast met de deelnemers van wie aanwezigheid niet nodig was, bij hen zakte de betrokkenheid terug tot 53%.

Kort en kleinschalig

Vergaderingen met minder deelnemers creëren meer betrokkenheid. Tijdens vergaderingen met twee personen ervaart elke deelnemer betrokkenheid, aldus Microsoft. Hoe groter de vergadering, hoe meer de betrokkenheid afneemt. Bij vergaderingen met meer dan tien personen gaat het nog om 60 procent.

Grotere vergaderingen hebben trouwens meer baat bij een videoconferentie omdat deelnemers anders naar piepkleine vensters van gezichten moeten staren. 

Speelt ook een belangrijke rol: de duur van de vergadering. De grootste winst valt te halen bij vergaderingen van dertig minuten of minder.

lees ook

Hoe een out-of-office bericht instellen in Teams

Camera aan

Vergaderingen die het meeste baat hebben bij videogebruik zijn volgens Microsoft kleine vergaderingen met minder dan acht deelnemers, waarbij sommige mensen zich in een vergaderruimte bevinden en de rest op afstand deelneemt. Het grootste voordeel is dan voor de deelnemers in de vergaderruimte – die kunnen de deelnemers op afstand via video zien.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !

  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home