[ADVERTORIAL] Een recent rapport van Barco waarin de veranderende werkcultuur sinds het begin van COVID werd geanalyseerd, toont aan dat vele werknemers een voorkeur hebben voor hybride werken – een mix van werken op afstand en op kantoor.
Zelfs nu de beperkingen worden opgeheven en ze weer in grotere aantallen naar kantoor gaan en dat met plezier doen, bestaat er nog steeds een verlangen naar thuiswerken. Ondanks hun voorkeur voor hybride werken blijven mensen toch moeite hebben met het opzetten van virtuele en hybride vergaderingen.
De Barco Meeting Barometer die elk kwartaal wordt gepubliceerd en meet hoe mensen vergaderingen ervaren, is sinds 2019 van +63 op de index naar -25 in 2020 gekelderd. Het belangrijkste probleem achter de daling is de lage betrokkenheid van deelnemers. Een factor die hieraan bijdroeg, is dat samenwerken op afstand voor 49% van de ondervraagden niet vanzelfsprekend is. Dat gezegd zijnde, gelooft 80% van de respondenten dat gebruiksvriendelijke technologie niet alleen virtuele vergaderingen, maar ook vergaderingen in persoon beter zou kunnen maken.
Werknemers verwachten meer van vergaderruimtes
Uit de bovenstaande cijfers blijkt dat er een duidelijke behoefte is aan eenvoudig te gebruiken technologie om de betrokkenheid van deelnemers te bevorderen en tegelijkertijd om de hybride werkmethoden te ondersteunen.
Wat de technische belemmeringen voor hybride vergaderingen betreft, zijn vergaderruimten niet voldoende uitgerust hiervoor. 65% procent van de werknemers worstelt met de verschillende opstellingen in vergaderzalen, vooral wanneer ze van de ene vergaderzaal naar de andere gaan. 48% heeft moeite met het aansluiten van de AV-randapparatuur zoals beeldscherm, camera, luidsprekers en microfoon, en weet niet welke kabel de juiste is. Verder zou maar liefst 78% graag een vergaderruimte kunnen binnenlopen en kunnen deelnemen aan een gesprek zonder kabels te hoeven aansluiten.
Kortom, werknemers willen kunnen brainstormen en samenwerken zonder onderbrekingen door technische uitdagingen. Het overheersende gevoel onder degenen die terugkeren naar kantoor is dat als ze fysiek gaan pendelen tussen thuis en kantoor, ze veel meer willen van een vergadering en vergaderruimte dan ervoor. Anders zouden zij evengoed van thuis kunnen werken en via Zoom/Teams verbinding maken.
Maar zelfs in de virtuele wereld heeft het grote aantal vergaderingen dat iedereen het afgelopen anderhalf jaar heeft bijgewoond, niet alleen gezorgd voor Zoom/Teams-moeheid , maar ook geleid tot hogere vereisten voor technologie. Dit gaat over apparatuur zoals camera’s, microfoons en luidsprekers, maar ook het delen van schermen.
Nieuwe werkmethoden
Natuurlijk zijn Bring Your Own Meeting (BYOM) en Bring Your Own Device (BYOD) de norm geworden, vooral nu laptops, sinds de lockdown, de interface naar de wereld zijn geworden. Videoconferenties zijn niet alleen de nieuwe norm, maar het komt allemaal ook met de nieuwe verwachting dat vergaderruimten uitgerust moeten zijn met het beste technologie op het gebied van audio en video.
Daarbij komt nog de nieuwe focus op het centraal stellen van de werknemer. Werkgevers zijn zich er goed van bewust dat werknemers tijdens de lockdown veel meer tijd hebben gehad om na te denken over wat ze uit hun leven en, bij uitbreiding, uit hun job willen halen. Daarom willen ze hen een extra drijfveer geven, meer dan alleen het sociale aspect.
Werkgevers moeten prioriteit geven aan investeren in technologie
Dit betekent dat er flexibele opties moeten worden aangeboden die tegemoetkomen aan de behoeften van de werknemers wat betreft compatibiliteit en samenwerkingstools die de productiviteit van vergaderingen verhogen door verbeterde interactie. Het eindresultaat is een vergaderervaring die inspirerend en meeslepend is en een betere all-round flow heeft. Het is ook niet langer betaalbaar om tijd te besteden aan het synchroniseren van systemen of om technologisch op één lijn te zitten.
Om in het huidige klimaat te groeien, moeten werkgevers een dynamische vergaderomgeving bevorderen met behulp van technologie die gebruiksvriendelijk is en geen opleiding of beheer van de set-up vereist, zodat werknemers met elkaar in contact kunnen komen in plaats van tijd te verliezen met het instellen van parameters voor vergaderingen.
Verbinding maken met de toekomst met ClickShare
Een meeting die een kwartier te laat start door technische problemen, iedereen maakt het wel eens mee en het is nooit fijn. Gelukkig biedt ClickShare van Barco hier een mogelijke oplossing voor waarmee dit verleden tijd is. Met de ClickShare hub worden hybride vergaderingen even intuïtief en ongecompliceerd als face-to-face vergaderingen doordat het agnostisch, draadloos en volledig geïntegreerd is.
Door ClickShare Conference te gebruiken kunnen meeting deelnemers video calls hosten vanaf hun laptop en verder gaan dan wat mogelijk is met een traditioneel UCC-platform (zoals Zoom, MS Teams of WebEx) alleen. Met ClickShare Present wordt het dan weer zeer eenvoudig om in een vergaderruimte de samenwerking en interactie te verbeteren.
Welke ClickShare toepassing je ook verkiest, werknemers nemen ermee de controle weer in handen. Mensen kunnen gewoonweg de vergaderruimte binnengaan, hun laptop aanzetten, de ClickShare knop inpluggen of de desktop app gebruiken, en deelnemen aan het gesprek en of content presenteren. Of ze nu hun eigen apparaat meenemen of volledig agnostisch zijn door hun eigen Unified Communication & Collaboration platform te kiezen, met ClickShare kunnen ze altijd op tijd, zonder IT-gerelateerde vertraging, beginnen met vergaderen. Bovendien voelen meeting hosts zich ook comfortabeler en zelfverzekerder, omdat ze de vergadering vanaf hun laptop of mobiele apparaat kunnen leiden.
Dit is een ingezonden commerciële bijdrage van Barco. Voor meer informatie over hun oplossingen kan je hier terecht.