[ADVERTORIAL] In een omgeving die het afgelopen jaar constant veranderde, bereikt de werkplek eigenlijk nu pas zijn echt scharnierpunt. Hoewel regeringsfunctionarissen en bedrijfsleiders werknemers aanmoedigen, en in sommige gevallen zelfs verplichten, om terug te keren naar kantoor, blijk uit onderzoek van Barco dat 22% van de werknemers in Europa zich nog steeds niet op hun gemak voelt om in zo’n grote capaciteit terug te keren – ofwel uit veiligheidsoverwegingen, ofwel omdat ze niet bereid zijn de grotere flexibiliteit en het gemak op te offeren waarvan ze hebben genoten in hun thuisomgeving. De overige 78% wil voornamelijk terugkeren naar kantoor voor het sociale aspect.
Wat duidelijk is geworden, is dat het tijdperk van de vijf dagen per week met een 9-tot-5-kantoorrooster, voorbij is. Deze is vervangen door een hybride werkmodel waarbij werknemers hun tijd verdelen tussen on-site en remote omgevingen volgens een schema dat tegemoetkomt aan hun persoonlijke en professionele behoeften. Tot nu toe hebben werknemers in verschillende sectoren de opkomst van het hybride model met veel enthousiasme omarmt.
De uiteenlopende eisen van de hybride werkomgeving leggen echter meer druk op bedrijfs- en IT-leiders om tools en operationele structuren te vinden die passen bij de voorkeuren van elke werknemer. Deze overgang stelt organisaties in staat hun technologieën opnieuw te evalueren en potentiële upgrades te identificeren die het beste van de kantoor- en telewerkstijl op elkaar kunnen afstemmen.
Werktechnologie is niet langer slechts een functioneel onderdeel van de dag, maar een potentiële onderscheidende factor in het handhaven van een groeitraject en zelfs het behouden en aanwerven van toptalent. Hoewel hybride werk er voor elke organisatie en branche anders uitziet, kunnen deze drie bedenkingen als uitgangspunt dienen om de juiste balans tussen flexibiliteit en productiviteit te bepalen.
Laptops en persoonlijke apparaten zijn essentiëler dan ooit
Onze laptops zijn sinds de komst van het telewerken misschien wel het belangrijkste onderdeel van ons professionele leven geworden. Niet alleen hebben ze ons in staat gesteld om onze dagelijkse taken voort te zetten van waar we ook willen werken, maar we kunnen nu ook snel en gemakkelijk contact leggen en samenwerken met onze collega’s wanneer vergaderingen op locatie niet altijd mogelijk zijn. Het is dan ook geen verrassing dat in april 2021 uit onderzoek van Barco bleek dat 77% van de werknemers zei dat ze zich niet konden voorstellen zonder hun laptop te werken.
Gezien de nieuwe afhankelijkheid onder werknemers van hun PC, is er geen reden om te verwachten dat laptop-gestuurde communicatie zal verdwijnen zodra iedereen terugkeert naar kantoor. Na maandenlang te hebben genoten van de eenvoudige connectiviteit die videoconferentieplatforms tijdens de pandemie boden, zullen werknemers waarschijnlijk niet het geduld hebben voor de complexe kabelnetwerken en connectiviteitsuitdagingen van verouderde vergaderzalen.
Voor bedrijfs- en IT-leiders betekent deze verandering dat ze laptops moeten blijven centraliseren en aandacht moeten besteden aan tools die hen helpen meer te bereiken in de hybride werkomgeving. Dit houdt onder meer in dat er geïnvesteerd moet worden in hun mogelijkheden voor virtuele samenwerking en dat vergaderingen via de pc toegankelijker moeten worden voor alle werknemers.
Het ClickShare platform van Barco bijvoorbeeld maakt verbinding met de laptops van gebruikers om vergaderruimten en randapparatuur automatisch in te stellen volgens vooraf bepaalde voorwaarden, en ondersteunt tegelijk de virtuele vergaderruimtes die we intussen kennen (zoals Teams, Zoom en WebEx). Uiteindelijk zullen gebruikers hierdoor in staat zijn om gewoon een ruimte binnen te lopen en verbinding te maken zonder dat er technische opstartbehoeften zijn, en om deelnemers op afstand met één enkele klik te laten deelnemen.
Video: de bron van hybride
Iets wat werknemers niet missen sinds de pandemie is de strijd met collega’s om die felbegeerde videoconferentieruimte. Thuiswerken toonde aan hoe succesvol videoconferencies konden zijn wanneer het via een laptop werd gestuurd.
Met de overgang naar hybride werken kan elke ruimte op een kantoor een videoconferencing ruimte worden. Waar werknemers ook een vergadering bijwonen of leiden, ze willen gewoonweg naar binnen kunnen lopen, hun computer openen en aan de slag gaan zonder vertraging of complexe instellingen. Via platforms zoals ClickShare kunnen bedrijven de mogelijkheden van hun werknemers uitbreiden zonder een significante technologische of lay-out revisie. Hiermee kunnen bedrijven er ook voor zorgen dat randapparatuur in de kamer, zoals microfoons, camera’s en luidsprekers, gemakkelijk aansluitbaar zijn op persoonlijke apparaten.
Gelijktrekken van het speelveld
Een van de grootste uitdagingen voor bedrijfsleiders in deze nieuwe hybride wereld is het vermijden van het gevoel van een “minder dan”-ervaring voor externe werknemers. Hoewel er geen manier is om de persoonlijke betrokkenheid in kantoren te evenaren, kunnen externe werknemers het gevoel krijgen dat ze niet worden betrokken bij belangrijke discussies, beslissingen en zelfs promoties of loonsverhogingen doordat ze niet de hele tijd aanwezig zijn.
In deze scenario’s kan technologie helpen de kloof te dichten en elke deelnemer aan een vergadering het gevoel te geven dat hij of zij aan tafel zit, ongeacht de locatie. ClickShare Conference omvat verschillende tools om werknemers te betrekken zoals virtuele blackboarding, annotatie en polls om inhoud zichtbaar en bruikbaar te maken voor deelnemers op afstand en op locatie. Door gebruik te maken van de in de ruimte aanwezige microfoon(s), camera(‘s) en luidsprekers wordt er een optimale omgeving gecreëerd waarin ook deelnemers op afstand perfect kunnen zien en horen wat er in de vergaderruimte gezegd en getoond wordt en zich gehoord en gezien voelen.
Technologie zal in de toekomst enkel nog maar verbeteren, dit geldt ook voor de verschillende technologieën die hybride werk mogelijk maken. Tegelijkertijd zullen de behoeften van werknemers ook veranderen. De bedrijven die de beste kans hebben om te groeien in het hybride model zullen degenen zijn die de ideale balans vinden tussen deze twee dynamieken. Het omarmen van deze voortdurende verandering biedt een kans om hun werkomgeving opnieuw vorm te geven en de ervaring voor werknemers te verbeteren, waar ze ook kiezen om hun werk te doen.
Dit is een aangeleverde commerciële bijdrage van Barco. Voor meer informatie rond hun ClickShare-oplossingen kan je hier terecht.