[ADVERTORIAL] Accountants, revisors en auditors kennen heel wat uitdagingen. Cijferberoepers komen steeds meer onderdruk omdat de overheid kortere aangiftetermijn oplegt en steeds meer controletaken bij hen neerzet.
Ze moeten meer en meer administratieve formaliteiten verrichten om te voldoen aan wettelijke vereisten wat leidt tot steeds langere werkdagen, minder interesse voor en zelfs uitstroom uit het beroep. Er blijft ook steeds minder tijd over om te doen wat ze graag doen: het verstrekken van fiscaal, financieel en juridisch advies aan hun cliënten. Digitalisering van processen en workflows brengt echter oplossingen.
In juli 2022 trok WeLearn, de Antwerpse sector vereniging voor accountants en belastingadviseurs al aan de alarmbel. De overheid verkort aangiftetermijnen, legt steeds bijkomende deadlines en controletaken op waardoor de cijferberoepers en hun medewerkers steeds langere werkdagen moeten maken om alles tijdig en conform de regelgeving af te werken.
Wij spraken met Werner Temmerman, Senior manager bij Penneo, een toonaangevende speler inzake digitale ondertekening en authenticatie, die dagelijks met de cijferberoepers werkt en dus goed hun wereld kent.
Tegen welke uitdagingen lopen accountants en auditors aan?
Accountants en auditors moeten doorheen het jaar heel wat verschillende documenten neerleggen die elk moeten voldoen aan specifieke vormvereisten en regels. Laten we het goedkeuren en neerleggen van jaarrekeningen en -verslagen als voorbeeld nemen. Deze documenten zijn eerst en vooral het resultaat van een complexe samenwerking tussen verschillende partijen zoals de accountant, een revisor, de bedrijfsleider, enz. . Het weg en weer sturen van deze documenten vraagt heel wat opvolging en het risico bestaat dat ze niet, onvolledig of niet-correct ingevuld of ondertekend terug bij de accountant komen.
In een klassiek set-up van mails en scans is een manuele opvolging nodig, heeft men geen zicht op de status waarin een bepaald document zich bevindt
In een klassiek set-up van mails en scans is een manuele opvolging nodig, heeft men geen zicht op de status waarin een bepaald document zich bevindt of bij welke partij het nog vastzit. De accountant is vaak verplicht klanten na te bellen of te mailen terwijl de uiterlijke deadline om de documenten neer te leggen steeds dichterbij komt. Dit genereert een enorme werkdruk en maakt dat vele cijferberoepers in piekperiodes nauwelijks nog toekomen aan wat echt meerwaarde genereert voor hun klanten, namelijk boekhoudkundig, fiscaal en juridisch advies.
Zijn er naast het verlagen van de werkdruk nog redenen om te digitaliseren?
Wel, de grootste drijfveer bij cijferberoepers om werk te maken van digitalisering zijn hun klanten. De COVID-pandemie heeft het verwachtingspatroon van iedereen, ook van de cliënten van accountants en auditors behoorlijk veranderd. Het is nog erg moeilijk om bedrijfsleiders ertoe te bewegen om zich naar het kantoor van zijn accountant te begeven louter en alleen om documenten te ondertekenen. De pandemie heeft er in heel wat sectoren voor gezorgd dat alles vanop afstand kan gebeuren. Uit het Aberdeen B2B Sales report blijkt dat 56% van de Europese accountants voor digitalisering kiest omdat hun cliënten dit gewoon verwachten. 31% van de bevraagden voegde er bovendien nog aan toe dat ze het als een absolute noodzaak zien om competitief te kunnen blijven.
Daarnaast worden cliënten ook steeds milieubewuster. Ze verwachten van hun accountancy kantoor ook dat het op de meest duurzame manier werkt en zijn ecologische voetafdruk verkleint. Voor papieren documenten moeten er nog steeds bomen worden gekapt en moeten bestelwagens de weg op om ze te bezorgen, terwijl het perfect anders kan.
Lopen accountants achterop inzake digitalisering?
Nee, helemaal niet, integendeel, de afgelopen jaren hebben de cijferberoepers ondanks de enorme werkdruk, grote investeringen gedaan en enorme stappen gezet in digitalisering, denken we maar aan het automatiseren van hun rapportages, de transitie naar een cloud-boekhoudpakket of en het implementeren van een documentmanagementsysteem (DMS).
Hiermee zijn belangrijke stappen gezet, maar vaak zijn de outputs van deze systemen nog steeds papieren documenten of pdf’s. Deze documenten worden dan afgedrukt en bundeltjes vertrekken naar cliënten om ondertekend te worden of er wordt een cyclus van (manuele) e-mails opgezet waar de te ondertekende documenten in pdf aan de mail worden gehecht.
Cliënten worden steeds milieubewuster.
Dit betekent in praktijk dat de documenten nog steeds moeten afgedrukt worden, ondertekend en vervolgens gescand.
Wat zijn dan nog de laatste digitale losse eindjes?
Omdat de output van de rapporterings- en documentmanagementsystemen vaak nog papier of pdf is, zijn de laatste stappen dus vaak nog manueel terwijl men met een slimme digitale ondertekeningstool zoals Penneo Sign ook dat laatste deel van het proces kan automatiseren en nog flink wat efficiëntiewinst kan maken. Met dergelijk systeem worden de laatste versies van documenten elektronisch naar de cliënt verstuurd die ze ook elektronisch kan ondertekenen.
Het systeem volgt automatisch de status van de documenten op en zorgt voor herinneringsmailtjes om de cliënten aan te moedigen zo snel mogelijk de gepaste actie te ondernemen. De manuele opvolging en de hele manuele communicatiecyclus wordt zo volledig uit handen genomen van de accountants.
“We merken hoe snel het ondertekenen gaat sinds we met Penneo werken. Voorheen printen we veel, of moest de klant langskomen, en dan hadden we een klein bundeltje voor ze om te ondertekenen, en nu wordt het gemaild, en soms binnen 5 minuten is het ondertekend.” – Ilse Simis, Managing Partner en mede-eigenaar bij Graef
En is zo’n digitale tool wel veilig?
Absoluut. Dankzij een digitale tool kunnen vertrouwelijke documenten bijvoorbeeld niet meer in de handen van vreemden terechtkomen. De digitale flows worden ook volledig end-to-end versleuteld zodat enkel de verzender en de bestemmelingen ze kunnen lezen.
Elke stap in het proces wordt ook vastgelegd in een makkelijk te consulteren audittrail. Fraude met of vervalsing van handtekeningen is ook verleden tijd. Dankzij identificatie met ITSME is men 100% zeker dat het daadwerkelijk de rechtmatig gemandateerde persoon is die tekent.
Welke voordelen ziet u nog?
Dankzij de digitalisering van de documentenflow kan men bijvoorbeeld ook de archivering automatiseren en loopt men niet langer het risico dat documenten misplaatst of verkeerd geklasseerd worden. Het is niet langer nodig om fysieke documenten te scannen om ze dan digitaal op te slaan.
Alles gebeurt in één geautomatiseerde beweging, wat dus opnieuw heel wat tijdwinst voor de accountant en zijn medewerkers betekent.
Alles gebeurt in één geautomatiseerde beweging, wat dus opnieuw heel wat tijdwinst voor de accountant en zijn medewerkers betekent.
Wat levert digitalisering een accountant op?
Op basis van onze data zien we dat 80% van de te ondertekende documenten binnen de 24 uur al terug binnenkomt als men met Penneo Sign werkt. Doet men dit op de traditionele manier dan mag men al snel een doorlooptijd van 5 dagen rekenen.
Niet enkel de doorlooptijd wordt korter, dankzij de automatisatie is er nauwelijks manuele opvolging nodig en bespaart men gemiddeld 30 à 45 minuten per klant per jaar. Het hoeft geen betoog dat zo voor kantoren met cliëntenportefeuilles van 300 à 400 klanten of meer een enorme tijdswinst kan worden gegeneerd.
Een accountant kan gemiddeld tussen de 55 à 78% besparen als hij inzet op de digitalisering van zijn documentmanagement en ondertekeningsproces in vergelijking met de klassieke manuele behandeling.
Deze belangrijke besparing maakt dat er al een return on investment is van 25% na 3 maanden en zelfs 81% na 12 maanden.
“Door het gebruik van Penneo kwam er veel tijd vrij bij onze medewerkers. Ze spenderen minder tijd aan het controleren wie al ondertekende en wie niet. Aangezien documenten automatisch toekomen worden ook bepaalde interne processen en taken automatisch afgevinkt, wat betekent dat onze collega’s gewoon meer tijd hebben om hun klanten te adviseren.” – Stijn de Prins partner bij Fineko
Maar de implementatie vraagt vast veel tijd?
Nee helemaal niet, Penneo Sign is heel gebruiksvriendelijk en ready to use. Het is daarnaast een Cloud-oplossing met OpenAPI waarop heel eenvoudig andere interne toepassingen kunnen worden ingeplugd.
De implementatie van deze digitale ondertekeningstool levert dus efficiëntiewinst op, stelt de accountant in staat zijn kosten te optimaliseren en om de klantenervaring te verbeteren.
Dit is een aangeleverde commerciële bijdrage van Penneo. Voor meer informatie rond hun oplossingen kan je hier terecht.