Proton Workspace review: Zwitsers zakmes voor kantoorsoftware

De zakelijke bundel van Proton heeft alles in huis om te concurreren met Microsoft 365 en Google Workspace. Beveiliging en privacy vormen de geheime saus.  

Een volwaardig alternatief vinden voor Microsoft 365 of Google Workspace is geen sinecure. Bij het testen van Europese software-alternatieven zijn we al sterke tools tegengekomen, maar die kunnen slechts een stukje van het Microsoft-ecosysteem afdekken. Met Proton Workspace stapt nu een nieuwe gladiator in de arena die daar wel de juiste wapens voor moet hebben.  

Proton startte als een beveiligde maildienst, maar is intussen uitgegroeid tot een volledige suite voor kantoorsoftware. De originele focus op privacy en beveiliging zit ingebakken in alle producten van Proton, gerund vanuit datacenters in Zwitserland, Duitsland en Noorwegen. Proton stelt de broncode van zijn applicaties ook open voor onafhankelijke audits.  

In tegenstelling tot Microsoft en Google kan het bedrijf dus wel datasoevereiniteit in de breedste zin van het woord beloven. We nemen het Business-aanbod onder de loep om te bekijken of Proton klaar is om de Amerikaanse techreuzen buiten de schoppen.  

Abonnementen en prijzen 

Belangrijk om te weten is dat de Proton-apps grotendeels via het web beschikbaar zijn. Enkel Proton Mail, Agenda en VPN hebben een desktopapp. Je hebt dus een Proton-account met -abonnement nodig om toegang te krijgen. Proton verkoopt zowel abonnementen voor losse applicaties als bundels voor persoonlijke en zakelijke klanten. In deze review focussen we ons op de bundels. 

Proton heeft een beperkte gratis versie die je toegang geeft tot de mailbox, VPN en 1 GB opslag. Betaalde abonnementen voor particuliere gebruikers kosten 12,99 euro of 19,99 euro als je het voor twee gebruikers afsluit. Voor zakelijke gebruikers is het Proton Business-pakket interessanter. Hier kan je kiezen tussen Workspace Standard (12,99 euro per maand per gebruiker, 1 TB opslag, 15 e-maildomeinen), of Workspace Premium (19,99 euro per maand, 3 TB opslag, 20 e-maildomeinen).  

Versleutelde e-mail 

Proton Mail is al sinds 2014 het kernproduct van het Zwitserse bedrijf. E-mails en bijlagen zijn standaard met end-to-end-encryptie versleuteld, met uitzondering van de ontwerpregel. Maar de bescherming die Proton Mail biedt, reikt verder dan dat. Je kan via de ingebouwde wachtwoordmanager Proton Pass een ‘alias’ aanmaken die je echte e-mailadres verbergt wanneer je ergens een account aanmaakt. 

De interface van Proton Mail is vergelijkbaar met Gmail, en je mailbox is eveneens onderverdeeld in verschillende mappen. In Inbox verschijnen e-mails die Proton belangrijk acht, in Sociaal e-mails gelinkt aan sociale media-accounts, Promoties is voor reclamemails en nieuwsbrieven krijgen een aparte map.  

De automatische classificatie schept wat orde in de chaos, al zal af en toe wel eens een mail in de verkeerde map belanden. Bij Proton Mail hoort ook een Agenda-app die niet beter of slechter is dan de kalender van Google. 

Proton maakt de overstap vanuit andere mailclients relatief eenvoudig. Er is een importfunctie om je e-mails over te zetten en een integratie met Gmail maakt het zelfs mogelijk om je Gmail-mailverkeer vanuit Proton te beheren. Een abonnement met voldoende opslag is dan wel noodzakelijk. 

Drive: beveiligde opslag 

Proton Drive is je garagebox in het Proton-ecosysteem. Hoeveel opslag je krijgt, hangt sterk af van de formule waar je op hebt ingetekend. De gratis basisversie is begrensd op 2 GB, terwijl de zakelijke formules tot 3 TB gaan. Dat is minder genereus dan Microsoft OneDrive, dat gratis gebruikers 5 GB schenkt en zakelijke gebruikers tot 5 TB. 

Is je account klaar? Uploaden maar! Alles wat je in de eerste tien minuten naar Proton Drive ophevelt, telt niet mee voor de opslaglimiet.

Opslag van foto’s zit via een apart menu mee verwerkt in Drive. Er is dus geen aparte Foto’s-app zoals Google, terwijl Microsoft OneDrive alle typen bestanden op dezelfde stapel gooit. Bestanden synchroniseren over je verschillende bestanden, en het is eenvoudig om ze te delen met collega’s of te downloaden. Proton past net zoals in Mail encryptie toe om bestanden te beveiligen.  

Docs en Sheets 

Proton Docs en Sheets zijn nog relatief nieuwe toevoegingen aan de Proton-bundel, waarmee het Zwitserse bedrijf rechtstreeks de aanval op Microsoft en Google opende. Net zoals hun tegenhangers van Google zijn ze ook exclusief als webversie beschikbaar.  

Het maakt het eenvoudig om bestanden te delen en samen eraan te werken, maar op termijn kan een desktopversie zeker een meerwaarde zijn om niet afhankelijk te zijn van het internet. Proton speelt wel netjes met de concurrentie, want bestanden zijn compatibel met Microsoft zodat je indien nodig ze kan openen en bewerken in Word en Excel. 

Proton Docs wil je niet overweldigen met een propvol werklint zoals Word of LibreOffice. Het oogt verzorgder dan de drukke interface van Word, maar opmaakfuncties zijn wat beperkter en meer verstopt. Proton Sheets is een ‘afgeslankte’ versie van Google Sheets.  

Wat Proton niet heeft, is een tool voor het maken van presentaties zoals Google Sheets of Microsofts Powerpoint en een notitieapp genre OneNote. Er zijn dus zeker nog zaken die Proton in de toekomst kan toevoegen. Of je gebruikt Proton in combinatie met een Europese notitie-app.  

Bellen met Proton Meet 

Proton is nog volop aan het timmeren aan zijn ecosysteem en blijft nieuwe apps en functionaliteit toevoegen. Recent is er Meet bijgekomen, een alternatief voor Microsoft Teams en eerder al getest door onze redactie. Meet zit mee inbegrepen in de Workspace-bundel, maar kan even goed gratis zonder account gebruikt worden. 

Beveiliging eerst 

Beveiliging is voor Proton geen extraatje, maar het fundament waar al zijn producten op gebouwd zijn. In het portfolio van Proton zitten heel wat beveiligingstoepassingen. Proton VPN was één van de eerste producten die het bedrijf ontwikkelde. De VPN is als desktopapp te installeren op je pc.  

Met een VPN scherm je je IP-adres af, en Proton stelt ook expliciet dat het geen logs bijhoudt. Je hebt de keuze uit 148 landen, van Afghanistan tot Zuid-Soedan. Om de impact op je internetsnelheid te verminderen, kan je Proton VPN naar de snelste beschikbare server laten zoeken. Voor volledige anonimiteit zijn Tor-servers in zes landen beschikbaar. Een ‘kill switch’ schakelt de internetverbinding automatisch uit van zodra je IP-adres zichtbaar is.  

Een VPN is lang niet genoeg om je op het web te beveiligen, dat moet je Proton niet vertellen. In het Workspace-pakket zitten onder andere een wachtwoordmanager (Proton Pass) en neen authenticator-app voor MFA, waar je al je digitale accounts in kan onderbrengen.  

Proton Pass biedt ook ruimte voor kredietkaarten, e-mailaliasen en beveiligde notities. Wachtwoorden kunnen eenvoudig vanuit andere tools geïmporteerd worden als CVS-bestand. Tenslotte is er nog Proton Wallet voor crypto-investeringen.   

Een vleugje AI 

Aan AI valt vandaag niet meer te ontsnappen. Proton heeft met Lumo zijn eigen chatbot ontwikkeld, inclusief sympathieke katmascotte. Je hebt een ‘Lite’-model voor alledaags gebruik en een ‘Max’-model voor uitgebreidere taken, naast verschillende versies voor schrijfhulp, samenvattingen, data-analyse of beeldgeneratie.  

Proton belooft zwart-op-wit dat het nooit toegang heeft tot je gesprekken en dat ze dus ook niet gebruikt worden voor het trainen van Lumo. Na zeven dagen wordt je historiek automatisch leeggemaakt.  

Wat we het meest van al waarderen: Lumo laat je gerust als je in andere Proton-apps bezig bent, en komt enkel en alleen in actie als je de app opent. Een groot contrast met Copilot en Gemini, die je overal doorheen het Microsoft- en Google-ecosysteem achtervolgen en lastigvallen. Lumo zal het op benchmarks niet winnen van de ‘frontier’-modellen, maar het gedraagt zich niet opdringerig.

Conclusie: een waardige vervanger voor Microsoft 365  

Proton heeft alles in huis om de Europese vaandeldrager voor kantoorsoftware te worden. Dankzij enkele recente toevoegingen zoals Proton Meet wordt de bundel steeds completer. Ondanks groeiende ambities blijft Proton zijn originele focus op beveiliging trouw. De bundels van Microsoft en Google bieden misschien nog een tikkeltje meer op vlak van functionaliteit, maar met Proton Workspace maak je een keuze voor je privacy.  

ITdaily test Europese en opensource alternatieven voor populaire Amerikaanse softwaretools die we dagelijks gebruiken. Wil je meer Europese software ontdekken? Via dit overzicht vind je alle reviews terug.