Google geeft Workspace een opfrisbeurt (zoals bij Gmail)

Werkplek 3 min
Glimlachende vrouw met laptop naast een spreadsheet met projectplanning, smart chips en een chatvenster.

De komende weken zal Google de, eerder kleine, aanpassingen uitrollen in Drive, Docs, Slides en Sheets. Het gaat voornamelijk over vormelijke aanpassingen al is er ook extra ondersteuning bij voor third-party smart chips.

Google kondigde de aankomende nieuwigheden aan in een blogspot. “Deze innovaties in smart canvas (Workspace, red) en de vernieuwde interface zullen de grenzen tussen apps doen vervagen en de workflow stroomlijnen”, belooft Vishnu Sivaji, Director Product Management bij Google Workspace. De apps krijgen eenzelfde design zoals de vorig jaar aangepaste Gmail. De toevoeging van third-party smart chip-functies moet voor meer interactie en een grotere datatoegang zorgen.

Grafische aanpassingen

Google voegt wat meer donkere tinten toe aan functies zoals de werkbalk en de opmerkingen, zodat ze beter opvallen op een witte pagina. De ‘Delen’-knop krijgt een rondere vorm maar onderging verder geen wijzigingen.

Schermafbeelding van Google Docs met het document Team Meeting en opmerkingen in de zijbalk

Om veelvoorkomende taken sneller uit te voeren, heeft Google enkele verbeteringen aangebracht in Drive. Zo zal het gemakkelijker zijn om meerdere bestanden tegelijk te delen, downloaden en verwijderen. Daarnaast zullen die belangrijke acties in-line worden weergegevens waar je de cursor op een bestand plaatst. Google lanceert tot slot zoekopties waarmee je kan filteren op criteria zoals bestandstype, eigenaar en wijzigingsdatum.  

Smart canvas mogelijkheden

Inhoudelijk moeten enkele nieuwe toepassingen voor een eenvoudigere workflow zorgen. Het gaat bijvoorbeeld om het plannen van evenementen, coördineren van teamuitnodigingen, starten van projecten en ontwerpen van checklijsten voor productlanceringen. We zetten de nieuwe mogelijkheden even op een rijtje:

  • Custom building blocks: bouw je eigen, herbruikbare componenten voor veelvoorkomende taken en krijg er toegang toe via het ‘@-menu’. Met de componenten kan je sjablonen maken, checklijsten hanteren tot code-of tekstblokken maken
Schermafbeelding van een takentabel in Google Docs met mijlpaal, taak, eigenaar, deadline en status
  • Sjabloon uitnodigingen Agenda: via deze functie werk je samen (met een collega bv) aan uitnodigingen voor ze worden verzonden
Google Docs-document met vergaderdetails en een knop om die als afspraak naar Google Calendar te sturen.
  • Variabelen vereenvoudigen workflows voor zaken zoals facturen, contracten en bredere communicatie waardoor de gebruiker vooraf klantnamen, adressen en dergelijke kan definiëren en invoegen
Schermafbeelding van een huurcontract in Google Docs met rechts het paneel Variabelen voor adres en startdatum
  • Via emoji-stemchips kan een gebruiker, of een team, snel gevoelens uit over een thema om zo op één lijn te komen voor een document waar ze samenwerken
Google Docs-tabel met voorstellen voor Project Beta, met bij elk voorstel een aantal duimpjes als stemmen.

Alle functies zullen in de komende weken beschikbaar zijn. Dat geldt ook voor de nieuwe third-party smart chipmogelijkheden. Die bieden toegang tot nog rijkere gegevens in Workspace, waarbij interactieve informatie en previews worden opgehaald uit partnerapplicaties. Die apps zijn onder andere Atlassian, Asana, Figma, Miro, Tableau en ZenDesk.