Microsoft loopt er niet mee te koop, maar ook vandaag kan je nog op de traditionele manier het Office-pakket van de softwarereus kopen. Met een éénmalige investering heb je Office 2019 in handen. Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen die versie en de abonnementsversie Microsoft 365, het vroegere Office 365?
Wil je één of meerdere pc’s uitrusten met een kantoorsuite, maar twijfel je of een maandelijks abonnement op Microsoft 365 het geld wel waard is? Waarom zou je immers iedere maand betalen, wanneer je er met een éénmalige investering vanaf kan komen? We onderzoeken het verschil tussen Office in een Microsoft 365-abonnement en Office 2019: het standalone-kantoorpakket.
Eerst en vooral zetten we de terminologie even op een rijtje: Microsoft 365 is Office 365. Microsoft veranderde in april van 2020 zijn abonnementsformule van naam. De softwarereus stelde vast dat ‘Office’ de lading niet meer dekt, aangezien ook andere software zoals Teams, Forms en Planner inbegrepen zijn in het pakket. Office 2019 is het meest actuele Office-pakket dat buiten de abonnementsformule valt.
Prijs
Het eerste en belangrijkste verschil is natuurlijk het financiële model. Office 2019 kost je éénmalig geld. De Microsoft Office Professional Plus 2019-versie, goed voor een licentie op één Windows-pc, vinden we via een bekende online retailer voor 70,30 euro exclusief btw. Voor dat bedrag krijg je:
- Microsoft Excel
- Microsoft OneNote
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Publisher
- Microsoft Word
- Microsoft Access
Houd er rekening mee dat die prijs lager ligt omdat Office 2019 op z’n laatste benen loopt. Deze zomer komt Microsoft met een nieuwe standalone-versie: Office 2021. Reken daarvoor op instapprijzen van 249 euro voor de zakelijke variant met alle bovenstaande apps, of 149 euro voor de studentenversie. Je koopt een enkele licentie gekoppeld aan een Microsoft-account. De licentie kan maximaal op één toestel actief zijn, maar je kan een oud toestel wel deactiveren ten voordele van een nieuw wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe laptop in dienst neemt.
lees ook
Nieuwe Microsoft Office in 2021 opnieuw zonder abonnement verkrijgbaar
De basisversie van Microsoft 365 voor bedrijven heet Microsoft 365 Business Standard. Een dergelijke licentie laat een gebruiker toe om Office op maximaal vijf verschillende pc’s, laptops of tablets te installeren, en nog eens vijf telefoons. Het abonnement kost je 8,3 euro per gebruiker per maand, exclusief btw. Voor dat geld krijg je alle bovenstaande apps plus Microsoft Exchange. Die mail- en agendaserver is een essentieel onderdeel van de werking van de meeste bedrijven, die anders bij een derde partij moeten aankloppen. Bij Exchange hoort verver een mailbox voor de gebruiker met een capaciteit van 50 GB.
Bovendien neemt Microsoft het communicatieluik binnen de onderneming voor zijn rekening. Via het zakelijke account kunnen gebruikers immers Microsoft Teams gebruiken. Ook SharePoint is inbegrepen. Je betaalt dus een stuk meer per gebruiker per jaar, maar de kost dekt meteen de kosten voor het Exchange en samenwerkingstools. Wil je enkel één pc uitrusten met enkele kantoor-applicaties, dan loopt de meerprijs wel flink op. Na een jaar kost de abonnementsformule al 30euro (excl. btw.) meer dan de Microsoft Office Professional Plus 2019-versie en de komende jaren is iedere euro er één meer.
Ondersteuning
Het is niet moeilijk om te begrijpen waarom Microsoft echt wil dat je intekent op de abonnementsformule. Het bedrijf krijgt er een vaste maandelijkse instroom van geld voor in de plaats. Microsoft probeert dat model op twee manieren aantrekkelijk te maken. Zoals we verder zullen zien, heeft Microsoft 365 heel wat troeven in de hand die aanlokkelijk zijn in tal van scenario’s. Aan de andere kant probeert het bedrijf Office 2019 zo onaantrekkelijk mogelijk te maken.
Dat doet het bedrijf eerst en vooral door duidelijk te maken dat je puur de kantoorsoftware koopt, en geen druppel extra. Ondersteuning nodig omdat er iets niet naar behoren werkt op je pc? Pech: dan had je Microsoft 365 moeten kiezen, al kan je natuurlijk altijd naar de ondersteuningsdienst van je laptopfabrikant bellen.
Cloud
Microsoft 365 is zoals Microsoft benadrukt meer dan de software alleen. Naast het e-mailadres dat in een zakelijk abonnement zit inbegrepen, krijg je ook 1 TB aan OneDrive-cloudopslag per persoon. Die terabyte is trouwens ook beschikbaar voor klanten van het Microsoft 365-abonnement voor persoonlijk gebruik. Hierin zit veruit de grootste meerwaarde van Microsoft 365.
De integratie van OneDrive met Microsoft 365 en Windows is Microsofts grootste troef. Met de terabyte aan opslag heb je al je documenten van overal ter beschikking en bestaat er te allen tijde een back-up van je Excel-spreadsheets of Word-epistels. Zoek je een dergelijke hoeveelheid opslag per gebruiker, dan kom je al in de buurt van de maandelijkse kost die Microsoft voor de opslag en het Office 365-pakket samen aanrekent.
De integratie van OneDrive met Microsoft 365 en Windows is Microsofts grootste troef.
Concurrent Google biedt tactisch geen 1 TB-optie meer om een rechtstreekse vergelijking moeilijk te maken, maar de 2 TB-optie kost 7,9 euro (excl. btw) per maand. Wil je 3 TB bij Dropbox, dan betaal je 13,10 excl. incl. btw per maand. Met dergelijke prijzen in het achterhoofd gaat het gros van het Microsoft 365-budget per maand naar de terabyte aan opslag, waardoor de prijs van de kantoorsuite plots heel redelijk wordt.
Updates en veiligheid
Wat veiligheid betreft, kan Microsoft weinig onderscheid bieden. Het bedrijf biedt Office standalone aan, en moet dat pakket dus ondersteunen. Zowel Microsoft 365 als Office 2019 krijgen op gezette tijdstippen beveiligingsupdates. Die blijven inbegrepen bij de éénmalige prijs voor de kost van office 2019. Voor Office 2019 loopt de ondersteuning af op 10 oktober 2023. Beveiligingsupdates verantwoorden dus niet de meerprijs tegenover Microsoft 365.
Het grootste verschil zit in de feature-updates. Microsoft 365-klanten krijgen van Microsoft telkens de allernieuwste versie van office. Het bedrijf blijft non-stop sleutelen aan zijn software en introduceert constant verbeteringen en nieuwe functies. Recent kondigde Microsoft bijvoorbeeld aan dat Office een uitgebreide dictee-functionaliteit zou krijgen en liefhebbers van een dark mode kunnen uitkijken naar een donkere modus in Word waarbij ook de pagina zelf zwart wordt.
Dergelijke feature updates zijn voor Office 2019 onbestaande. Alle toepassingen in de kantoorsuite zijn als het ware bevroren. Je koopt eigenlijk een versie van Office zoals die eruitzag toen Microsoft besloot er de stempel ‘Office 2019’ op te plakken. Naar alle verbeteringen en nieuwe mogelijkheden die sindsdien het levenslicht zagen, kan je fluiten. Koop je binnenkort Office 2021, dan haal je natuurlijk een versie in huis die op het moment van aanschaf heel actueel is.
Apps
Besef verder dat Office 2019 een heel statisch desktoppakket is. De software draait op één pc, en daarmee is de kous af. Dat staat in contrast met Microsoft 365, dat je automatisch toegang biedt tot de mobiele applicaties van Office. Wil je bijvoorbeeld Word of Powerpoint op een iPad gebruiken, dan heb je een Microsoft 365-licentie nodig.
Sinds de lancering van de mobiele Office-app in 2020 werken de mobiele applicaties en de desktoptoepassingen bovendien erg nauw samen. Gebruik je OneDrive, dan kan je de laptop dichtklappen en vervolgens op de trein op je smartphone met enkele vingertikken eenzelfde document verder bestuderen.
Afweging
Is het verlies van zulke feature-updates nu een ramp? Als je Microsoft hoort, verlies je toch het één en ander. Dat klopt natuurlijk, maar de vraag is of je dat erg moet vinden. Wie zich afvraagt of een éénmalige aanschaf van Microsoft Office niet volstaat, is vermoedelijk niet van plan om zijn businessmodel rond de functionaliteit van de suite op te bouwen. Zelfs in zijn basisversie is Office 2019 bijzonder uitgebreid en compleet. Je zal een knappe dark mode missen en ook slimme integraties van Excel met online data zit er niet in, maar jij moet bepalen of dat essentieel is.
De functionaliteit van Office 2019 is meer dan breed genoeg voor de occasionele gebruiker. Je kan je zelfs afvragen of bijvoorbeeld Word Online en Excel Online niet volstaan. Voor 4,2 euro per maand koop je Microsoft 365 Basic. Voor dat geld kan je Word, Excel, Powerpoint en Outlook online gebruiken, is Teams inbegrepen en krijgt iedere gebruiker ook toegang tot 1 TB aan cloudopslag. Waar de functionaliteit van Office 2019 niet verder wordt uitgebreid sinds de lancering, evolueert die van de online tools wel mee. Daar staat tegenover dat Word, Excel en Powerpoint Online veel beperkter zijn in hun functies. Zie de tools eerder als light-versies van hun desktop-equivalenten. Om de occasionele enorme spreadsheet door te worstelen, is deze optie niet de allerbeste keuze naar onze mening.
Wanneer abonneren…
Wij zouden Microsoft 365 niet boven Office 2019 verkiezen voor de updates. Zelfs een in de tijd bevroren versie van Office is een ongeëvenaard compleet kantoorpakket waar je in zowat alle scenario’s mee uit de voeten kan. Microsoft voegt vandaag met z’n updates geen essentiële nieuwigheden toe die gebruikers al twintig jaar missen.
Na verloop van tijd begint een nieuwe versie misschien wel aantrekkelijk te worden. Omdat je dan een volledig nieuwe versie van standalone Office moet kopen, geef je opnieuw meer geld uit. Wie geregeld de nieuwste software wil, kiest dus best voor de abonnementsformule. Vergeet ook de toegang tot de mobiele applicaties met Microsoft 365 niet.
Wie geregeld de nieuwste software wil, kiest best voor de abonnementsformule.
Voor grotere ondernemingen lijkt Microsoft 365 boven Office 2019 ook de betere keuze. Als organisatie heb je toch een oplossing nodig voor mail en samenwerking. Wie dat bij een externe partij afneemt, hoeft nauwelijks op te leggen om bij Microsoft al het nodige én Office te krijgen.
Tot slot is er de cloudopslag die in het voordeel van Microsoft 365 spreekt. De integratie van OneDrive met Office en Teams is fenomenaal en zal je niet krijgen met een externe provider. Wanneer je e-mail en cloudopslag bij derden gaat afnemen maar toch Office wil, is er bovendien niet meer echt sprake van een besparing door voor een standalone Office-pakket te kiezen.
…en wanneer niet?
Office 2019 is wel zinvol voor kleine ondernemingen en zelfstandigen, al dan niet in bijberoep. Ben je een creatieve professional die al flink wat geld neertelt iedere maand voor de Adobe Creative Suite? Heb je een andere meer geschikte back-up-oplossing dan OneDrive? Dan is de maandelijkse kost voor Office er misschien teveel aan.
Misschien wil je financiën in Excel beheren om af en toe een presentatie in PowerPoint maken, en heb je daar de professionele kantoorsoftware wel voor nodig. In dat geval vind je meerwaarde in Office 2019 boven de online versie. Dat je versie van Office na een tijdje een beetje verouderd is, heeft weinig impact op de functionaliteit die je in dit scenario nodig hebt.
Tot slot is Office 2019 natuurlijk een goede optie voor persoonlijk gebruik. Wie niet met de online suite van Google of Microsoft aan de slag wil en ook niet staat te springen voor OpenOffice, kan éénmalig investeren om zijn pc van de nodige kantoorfunctionaliteit te voorzien zonder terugkerende kosten. Als particulier is een extra maandelijkse kost immers een stuk vervelender en zijn de voordelen van een Microsoft 365 kleiner. Of toch bijna: vergeet niet dat Microsoft 365 voor persoonlijk gebruik ook goed is voor vijf licenties, zodat je het hele gezin van Office én cloudopslag kan voorzien.