IT op verschillende snelheden: als kmo mee met de kopgroep

Het is niet omdat het kan, dat het vandaag al geïmplementeerd is. Op een event van Konica Minolta en Aurelium zien we dat digitalisering verschillende snelheden kent, en dat er meer dan ooit aan de transformatie van de kmo wordt gedacht.

Wanneer we lezen over de modernste beveiliging, AI-toepassingen, RPA, en de populariteit van hybride cloudoplossingen, is het al te eenvoudig om uit het oog te verliezen dat er een grote kloof zit tussen wat beschikbaar is en wat een doorsnee bedrijf kan uitrollen. Kmo’s hebben kleinere budgetten, minder middelen en zijn in België al zeker iets terughoudender met de uitrol van een drastisch digitaliserings- en beveiligingsplan. Beveiliging heeft zich intussen onder impuls van talrijke ransomware-aanvallen ontpopt tot een katalysator om net wel eens grondig over IT na te denken.

De toekomst, vandaag

Voor kmo’s is een partner daarbij belangrijk. Daarom zakken we af naar het ‘Your ICT future starts today!’-event van Konica Minolta. De naam suggereert de insteek al: wat enterprises als actueel zien, is voor de kmo nog toekomstmuziek. Konica Minolta hoopt zich in de rol van betrouwbare partner te werken om zo een centraal aanspreekpunt te zijn voor bedrijven die de 21ste eeuw volledig willen binnenstappen.

Wat enterprises als actueel zien, is voor de kmo nog toekomstmuziek

Dat de Japanse techreus die taak op zich wil nemen, is niet verwonderlijk. Als printerfabrikant is Konica Minolta al een gekende naam in de bedrijfswereld. De printermarkt is echter tanende. Bovendien is printing zelf steeds meer een onderdeel van een totaaloplossing die in de workflow van een bedrijf moet passen. Koppel daarbij de eenvoud die een bedrijf ervaart bij een centraal aanspreekpunt en je ziet waarom Konica Minolta zijn expertise wil inzetten om meer dan alleen printers te leveren.

Best of breed

“Dat doen we natuurlijk niet alleen”, vertelt Bart Thys, General Manager ITS/ECM bij Konica Minolta. “We zoeken telkens partners die ‘best of breed’ zijn voor de gevraagde oplossing.” Wat die oplossing dan precies moet zijn, hangt van de klant af. Op het event focust het bedrijf duidelijk op de basics. Denk daarbij aan elektronische facturatie, efficiënt databeheer zowel lokaal als in de cloud, beveiliging, maar ook robotic process automation of RPA.

Op het event doet Bart Thys van Konica Minolta uit de doeken wat de voordelen van RPA precies zijn, en hoe snel je er mee kan starten.

Dat laatste klinkt misschien verwonderlijk, maar is het niet. RPA is immers de technologie bij uitstek om processen te digitaliseren zonder meteen alle bestaande legacy-oplossingen buiten te gooien. “Heel wat bedrijven hanteren verschillende systemen”, zegt Martin van Esschoten, RPA-specialist bij Coforce, daarover. “Soms gebruiken ze diverse software naast elkaar als resultaat van overnames. Die zit zo ingewerkt in de processen dat het niet vanzelfsprekend is om die zomaar buiten te gooien.”

Stapsgewijs digitaliseren

Dat en andere historisch gegroeide workflows zorgen ervoor dat heel wat werknemers tijd verspillen aan het repetitief invoeren, overzetten en combineren van data. “Dergelijk hersenloos werk kan je beter door een robot laten uitvoeren”, vindt van Esschoten.

De implementatie is technisch eenvoudig. “RPA kan je zien als een uit de kluiten gewassen macro. De automatisering maakt gebruik van de gebruikersinterface van bestaande programma’s en is zo compatibel met vrijwel alle denkbare toepassingen.” Via RPA kunnen bedrijven tijdrovend werk automatiseren en werknemers vrijmaken om nuttiger werk te verrichten, zonder dat ze plots hun hele infrastructuur in één keer moeten aanpassen.

Sneller en meer inzicht

Die incrementele aanpak komt terug doorheen het hele event. Zo kan je bijvoorbeeld het facturatie- en inboekingsproces automatiseren en daar enkele quick wins boeken. Patrick Lambrechts, ECM Business Consultant bij Konica Minolta, weet dat een factuur handmatig inboeken en goedkeuren gemiddeld 23 dagen en 30 euro kost. “Een digitale workflow vermindert dat naar vijf dagen en vijf euro.”

Lambrechts demonstreert verder hoe dit stukje digitalisering niet enkel meer efficiëntie met zich meebrengt, maar ook voor extra zichtbaarheid in de financiële cijfers zorgt aan de hand van begrijpelijke dashboards. Daarmee herhaalt hij wat boekhoudspecialisten intussen ook al enkele jaren proberen duidelijk te maken.

Twee snelheden

Ook wat beveiliging betreft, is er voor veel bedrijven nog heel wat werk aan de winkel. In de marge van het event horen we dat organisaties die kritieke zaken produceren, en te maken krijgen met veel regels en controle, hun securitybeleid helemaal op orde hebben met mac-filtering, netwerksegmentatie en geavanceerde IPS-systemen met netwerkscanning.

Langs de andere kant praten we ook met kleinere ondernemingen waar printers, telefoons van medewerkers en de bedrijfsserver op één netwerk zitten en het beleid inzake databeheer wel gekend is, maar niet nageleefd wordt. Een belangrijke tabel waarvan de meest actuele versie enkel op de pc van een medewerker terug te vinden is, is geen uitzondering.

Wat beveiliging betreft, is er nog heel wat werk aan de winkel.

Digitaal transformeren is in dat geval soms niet meer dan duidelijk nadenken over workflows, beveiliging implementeren, mensen uitleggen waarom je dat doet en ze trainen om bewust met mogelijke phishing om te gaan. “Tweefactorauthenticatie komt bijvoorbeeld als hinderlijk over, maar het ongemak weegt niet op tegen de betere beveiliging die het met zich meebrengt”, illustreert David Verwerft, Project Manager & ICT-Trainer bij Aurelium. Dat zien we ook terug in cijfers van Microsoft, waaruit blijkt dat 80 procent van de succesvolle aanvallen op bedrijven gebruik maakt van gecompromitteerde accountgegevens en 99,99 procent van die aanvallen geblokkeerd kan worden door multifactorauthenticatie.

Op eigen tempo, met begeleiding

In wezen zeggen Konica Minolta noch de aanwezige partners iets fundamenteel nieuws op het event. Het is de manier waarop die interessant is: de IT-specialist houdt rekening met de realiteit van de Belgische kmo, die niet meteen de hele infrastructuur wil vervangen door iets hypermoderns, maar trapsgewijs wil evolueren op een manier die betaalbaar is en merkbaar voordeel oplevert. Zo blijven ook traditioneel minder moderne bedrijven concurrentieel in een veranderende markt.

Transformeren kan op verschillende vlakken met verschillende partijen op verschillende manieren, maar het is handig om via één centraal aanspreekpunt te werken, dat de hele transitie kan begeleiden. Een dergelijke rol is natuurlijk geknipt voor iedere IT-provider, zeker gezien het potentieel dat er vandaag nog is in de Belgische markt.

Lees meer over de transformatie van Konica Minolta tot IT-provider in dit stuk naar aanleiding van het tweejaarlijkse partnerevent van het bedrijf: Konica Minolta: van printerboer naar totale IT-provider voor de kmo

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home