Afdrukbeheer in meerdere kantoren of vestigingen kan zelfs voor de meest geavanceerde ondernemingen een ware uitdaging zijn. Er moeten zoveel aspecten overwogen worden, van het type hardware en software die nodig zijn tot de mensen die ze gebruiken. Het volgen van een gedetailleerde en effectieve strategie is dus cruciaal.
Om u te helpen bij het kiezen van de beste service, volgen hier enkele belangrijke overwegingen bij het implementeren van Managed Print Services (MPS) op verschillende locaties.
1. Definieer vooraf de belangrijkste vereisten
Er wordt niet van u verwacht dat u alle antwoorden klaar heeft, maar om u goed voor te bereiden, is het raadzaam zoveel mogelijk van uw noden en vereisten te omschrijven. Uw leverancier kan dan reageren met een uitgebreide oplossing die aan uw specifieke behoeften voldoet. Enkele overwegingen zijn : met welke software moet uw service communiceren en wat zijn uw belangrijkste professionele workflows.
Door vooraf een concrete lijst te maken van uw SLA-vereisten (Service-level agreement), implementatievereisten en rapporteringsbehoeften, vermijdt u dat u later problemen ondervindt met uw printoplossingen.
2. Vind de juiste pasvorm
Hoewel u kunt zorgen voor consistente service in meerdere vestigingen, is het onwaarschijnlijk dat elk kantoor dezelfde fysieke afmetingen heeft. Een printer die te veel plaats inneemt kan de productiviteit verrassend verstoren, dus loont het de moeite om de exacte ruimte te kennen die uw printers zullen innemen.
Een printer die te veel plaats inneemt, kan de productiviteit verrassend verstoren.
Op deze manier voldoet u aan de unieke behoeften van elk kantoor en levert het u tegelijkertijd centrale controle en schaalvoordelen op. Brother biedt begeleiding en voert beoordelingen uit voor meerdere locaties en tal van toestellen, zodat we ervoor kunnen zorgen dat de juiste printers op de meest efficiënte locatie worden geplaatst.
3. Analyseer
Een beheerde afdrukservice (managed print service) moet op zoveel mogelijk plaatsen efficiënt ingezet worden, vooral tijdens de werktijden van uw personeel en volgens hun afdrukbehoeften. Een goede leverancier zorgt er in de beoordelingsfase voor dat u niet overdrijft met printervereisten waardoor de kosten kunnen oplopen.
Een multifunctioneel toestel met veel afwerkingsopties kan gebruikers in de war brengen als ze slechts basis-afdrukbehoeften hebben en weinig opleiding kregen. Door middel van analyse en gebruikerstests kunt u kostenbesparende inzichten introduceren en ervoor zorgen dat aan de behoeften van elk onderdeel van de onderneming voldaan wordt. Brother biedt een op maat gemaakte printbeheerservice, wat ervoor zorgt dat u de oplossing krijgt die u nodig heeft zonder te betalen voor onnodige functies of tijd te investeren in onnodige training.
4. Rapporteer en configureer opnieuw
Maak gebruik van printbeheersoftware om volledig inzicht te krijgen in het gebruik op al uw locaties. Op deze manier kunt u de prestaties en kosten bijhouden en ervoor zorgen dat alles vlot verloopt. Een groot voordeel van printmanagement is dat het zichzelf kan terugbetalen : hoe meer u leert van de rapportering, hoe meer u uw service kunt aanpassen om zowel de prestaties te verbeteren als de kostenefficiëntie te verhogen.
Afdrukbeheersoftware geeft u ook een betere controle over uw printerpark. Met behulp van de printerbeheerfunctionaliteit kunt u machtigingen instellen en aanpassen, zoals afdrukken in kleur op belangrijke momenten in het jaar, en dit allemaal vanaf uw centrale locatie.
5. Houd elke locatie veilig
Het behandelen en overdragen van vertrouwelijke en persoonlijke documenten kan ingewikkelde beveiligings- en privacy-problemen met zich meebrengen. Als u kiest voor een beheerde afdrukservice met de mogelijkheid om documenten rechtstreeks naar beveiligde netwerkmappen te digitaliseren, kunt u voor globale vertrouwelijkheid zorgen.
Het betekent ook het einde van kosten en risico’s bij het posten of mailen van gevoelige documenten tussen locaties. Brother kan zelfs op maat ingestelde workflow-knoppen maken, die rechtstreeks toegankelijk zijn via het aanraakscherm van de printer, om dit nog te versterken.
Haal ook uw voordeel uit printoplossingen zoals beveiligd functieslot, waarmee u bepaalde functies beperkt tot gespecificeerde toestellen en externe cyberbeveiligingsbedreigingen afweert. Dit kan gecombineerd worden met pull-printing, waarbij documenten pas worden vrijgegeven met behulp van een ID-kaart of gebruikersspecifieke pincode. Naast het verminderen van verspilling volgt u ook het gebruik op, zodat elke afgedrukte pagina op elke locatie kan worden verantwoord.
De juiste partner
Een managed print service komt uw hele organisatie ten goede, maar de juiste voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle uitrol. Dat vraagt om de juiste partner. U hebt iemand nodig die hard zal werken om de exacte behoeften van uw onderneming te begrijpen en een unieke oplossing samen te stellen, een partner die beschikbaar is om u te helpen uw service aan te passen en te optimaliseren. Bij Brother beginnen we met een gestructureerd overleg samen met een van onze Managed Print Services-specialisten om ervoor te zorgen dat uw oplossing perfect geïmplementeerd van start gaat.
Een groot voordeel van printmanagement is dat het zichzelf kan terugbetalen.
Brother biedt technologische oplossingen voor ondernemingen van elke omvang en in een groot aantal sectoren. Onze benadering in drie fasen – beoordeling, transitie en optimalisatie van beheerde printservices – levert verbeterde efficiëntie en productiviteit voor bedrijven met meerdere vestigingen. Dit alles komt met een ongeëvenaarde persoonlijke service en ondersteuning.
Dit is een ingezonden bijdrage van Frank Deneweth, Managing Director bij Brother International Belgium. Via deze link vind je meer informatie over de oplossingen van het bedrijf.