Master Data Management heeft vaak, maar onterecht, de naam een monolithische en uitdagende kostenpost te zijn. De waarheid vandaag is anders: MDM is toegankelijker, betaalt zichzelf terug, en dient als fundering voor een datastrategie waarbij AI een belangrijke rol kan spelen.
AI is de hype van het moment, maar geen AI zonder kwalitatieve en correcte data. Master Data Management (MDM) is de naam voor een strategie die consistentie, nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid voorziet voor alle bedrijfsdata, over alle systemen heen. Een dergelijke datastrategie met een enkele bron van waarheid voor alle kritieke gegevens, is essentieel voor iedere organisatie met AI-ambities. Ook zonder AI heeft MDM tal van concrete voordelen, zeker bij overnames of afsplitsingen:
- Consistente en nauwkeurige data: MDM zorgt ervoor dat data niet in silo’s zitten, maar alle afdelingen van de organisatie toegang hebben tot dezelfde up-to-date gegevens, zonder inconsistenties en fouten.
- Betere beslissingen: Met betrouwbare en eengemaakte data kunnen bedrijven geïnformeerde beslissingen nemen.
- Naleving en kwaliteit: MDM biedt een fundering voor een duidelijke data governance, zodat naleving van regels en standaarden vlot volgt.
- Operationele efficiëntie: door komaf te maken met dubbele en conflicterende data, vereenvoudigt ook het beheer van databronnen.
- Meer inzicht: dankzij master data krijg je een totaal, compleet en correct beeld van klanten. Dat kan je dan weer gebruiken voor persoonlijkere dienstverlening.
- Meer omzet: betere inzichten en minder fouten leiden tot een omzetverhoging.
- Data als asset: In een MDM-strategie hebben alle data een verantwoordelijke eigenaar, en zijn ze gekoppeld aan de business.
- Groei en transformatie: MDM is cruciaal bij herstructureringen of overnames, waarbij een veelvoud aan databronnen samenkomt.
Perceptieprobleem
Reden genoeg om MDM te omarmen, al heerst er vandaag nog een perceptieprobleem. “MDM had de naam om monolithisch en kostelijk te zijn”, zegt Sumit Jha, Associate Director & Data Management Lead bij Cognizant. “Organisaties zien Master Data Management als een complex project dat heel veel veranderingen met zich meebrengt, en maar heel stroef concrete waarde oplevert.”
Jha erkent dat de situatie vroeger zo was, maar wijst op een belangrijke evolutie: “MDM-projecten leverden pas waarde op na maanden of zelfs jaren. Met de komst van SaaS is alles echter veranderd. MDM is deel van een groter geheel en het monolithische aspect is verdwenen. Met SaaS kan je een MDM-project klein starten en de vruchten al in enkele weken plukken.”
Vele systemen, één waarheid
“Als je een boek van 500 pagina’s hebt, met daarin allemaal informatie, dan is MDM de index van dat boek”, zegt Jha. “Als je iets nodig hebt, dan weet je waar je heen moet.” Hij verduidelijkt de rol van Master Data Management in een moderne onderneming. “MDM heb je nodig wanneer je meer dan één systeem hebt, zoals een klantenbestand, een ERP-systeem en een CRM. Er ontstaan dan verschillende records die naar dezelfde entiteit verwijzen. In een eerste stap unificeer je die, zodat er nog maar één record bestaat voor alle systemen.”
Een eenvoudig voorbeeld verduidelijkt: ITdaily kan een klantenrecord zijn, een partner voor een marketingafdeling en een leverancier in een CRM-systeem, allemaal van eenzelfde bedrijf. Door die records met elkaar te versmelten, zodat er in de plaats van ITdaily Marketing, ITdaily Klant en ITdaily leveringen alleen nog maar ITdaily bestaat, en de drie domeinen met elkaar gelinkt zijn, krijg je een enkele bron van waarheid. Alle data over het ITdaily-record staan nu op één plaats, met correcte schrijfwijzen, adressen, telefoonnummers… “Maar dat is nog geen MDM”, waarschuwt Jha.
Hij gaat verder: “Echt Master Data Management begint wanneer je de juiste maatregelen uitrolt om ervoor te zorgen dat de record nooit meer opsplitst en de data correct blijven in alle systemen.” Als een marketeer het adres van de hoofdzetel van ITdaily aanpast, moet dat met andere woorden ook zichtbaar zijn in de record van ITdaily in het CRM-systeem.
De (kleine) rol van technologie
“De migratie naar SAP S/4 HANA heeft de adoptie van MDM in een stroomversnelling gebracht”, denkt Jha. “Data clean houden, is belangrijk in S/4. Bovendien lopen migraties vlotter wanneer de data zijn opgeschoond. De maakindustrie vertrouwt intensief op SAP, en die aanpak helpt.”
Toch is technologie slechts een klein stuk van een MDM-strategie. “Een minderheid van het werk heeft met technische complexiteit te maken”, schat Jha. “De rest gaat over mensen. MDM is geen app die je uitrolt, maar gaat over mensen en processen. Je hebt een actieve deelname van de business nodig. Er moet enthousiasme zijn.” Hij schat dat een volwassen MDM-strategie een omzetstijging van twee procent met zich meebrengt, dankzij betere inzichten en meer efficiëntie.
MDM is exceptioneel relevant bij overnames en fusies.
Sumit Jha, Associate Director & Data Management Lead Cognizant
“MDM is exceptioneel relevant bij overnames en fusies”, benadrukt Jha. “Wanneer je meerdere ERP-systemen, CRM’s en andere databases samenbrengt, is master data een must. Dat geldt zelfs bij een splitsing van een bedrijf. Je moet weten welke gegevens je hebt, waar ze zitten en wie verantwoordelijk is.”
Eerst meten
Starten met MDM is vandaag eenvoudiger dan vroeger. “Je moet wel je huiswerk doen”, aldus Jha. “Waar wil je MDM eerst uitrollen? En waarom? Pas wanneer je antwoorden hebt op die vragen, is het tijd om een strategie uit te werken. Meet bovendien de problemen voor je aan de uitrol begint, anders zal je het lastig hebben om de waarde uit te leggen aan het management.”
Als je een record ITdaily hebt, en een andere met een schrijffout zoals ITdialy, die gelijkaardige info bevatten, dan is het zeker handig wanneer je die combineert onder de juiste naam maar die actie alleen is moeilijk te vertalen naar waarde. Jha: “Onderzoek hoeveel tijd er verloren gaat, hoeveel klanten niet correct benaderd worden, of hoeveel overbodig werk er gebeurt. Die parameters kan je verbeteren met MDM.”
Concrete voordelen
Jha geeft opnieuw een voorbeeld. “Maakbedrijven moeten hun producten correct identificeren en worstelen daarmee. Correcte gegevens over producten hebben nochtans een grote impact. Wanneer een klant naar de helpdesk belt met een probleem, kan de helpdeskmedewerker die via MDM toegang heeft tot alle relevante informatie over een product en een klant, dat probleem misschien telefonisch oplossen. Zonder MDM en toegang tot de data is het alternatief om een technicus te sturen. Het is wel duidelijk welke methode het meeste tijd en geld uitspaart.”
lees ook
Kiezen is verliezen: de toekomst van AI ligt niet bij één vendor, maar bij velen
Een goede datastrategie zonder silo’s en duplicaten opent de deur naar verdere toepassingen. Jha: “Opnieuw in de maakindustrie moeten producten correct geclassificeerd worden. Het is belangrijk of ze bijvoorbeeld groen zijn of niet, of onder bepaalde regelgevingen vallen. Dat is doorgaans een manueel en tijdrovend proces, maar wie zijn zaken op orde heeft met MDM kan generatieve AI loslaten op de data en heel wat tijd en moeite uitsparen.”
Een einddoel
Master Data Management is geen doel op zich, maar een middel. Een grote organisatie zonder MDM is als een enorme kamer met daarin stapels boeken. Met MDM wordt die kamer een bibliotheek. MDM is bovendien nooit klaar: het is een oneindig traject. Geef je het beheer van de bibliotheek helemaal op, dan heb je binnen de kortste keren opnieuw een rommelige stapel van boeken waarin je niets terugvindt.
Als je stopt wanneer je je data op orde hebt, duurt het een jaar vooraleer twintig procent van je gegevens opnieuw slecht is.
Sumit Jha, Associate Director & Data Management Lead Cognizant
“Als je stopt wanneer je je data op orde hebt, duurt het een jaar vooraleer twintig procent van je gegevens opnieuw slecht is”, schat Jha. “Na twee jaar is dat meer dan 60 procent.” De kwaliteit van je data wordt snel slechter. MDM moet je onderhouden.”
Ook dat mag je niet afschrikken. Eigenlijk is MDM gewoon een tactiek om orde in de chaos te scheppen en die orde structureel te handhaven. Het hoeft dus niet te verwonderen dat bedrijven actief in de levenswetenschappen een erg hoge maturiteit hebben. “Alles wordt door MDM geregeld”, weet Jha. “Tot de salarissen van de werknemers toe. Wanneer je aan heel veel regelgeving onderhevig bent, moet je alles kunnen traceren. Je kan je voorstellen hoe groot de waarde van master data in zo’n geval is.”
“Er zijn veel bedrijven die vandaag pas starten met MDM”, weer Jha. “Begin klein en breidt uit. Pauzeer indien je geen meerwaarde ziet, en breidt het project uit indien de waarde er wel is. En ga vooral niet te snel”, besluit hij.