Voeg een extra beveiligingslaag toe aan Office-bestanden zoals Word, Excel of PowerPoint met Alleen-lezen of wachtwoordbeveiliging.
Werk je met gevoelige informatie in Microsoft Office-bestanden? Dan is het verstandig om een extra beveiligingslaag toe te voegen voordat bestanden in foute handen terechtkomen. Zo kan je bestanden markeren als alleen-lezen of een wachtwoordbeveiliging toevoegen. Dit kan voor verschillende Microsoft Office-apps zoals Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Hieronder lees je stap voor stap hoe je deze beveiliging toevoegt aan bestanden.
Bestanden beveiligen
Er zijn twee mogelijke opties om een extra beveiligingslaag over je bestanden te leggen. Zo kan je ervoor zorgen dat andere gebruikers enkel het document kunnen lezen en niet bewerken, of voeg je een wachtwoord. Bij die laatste krijgen gebruikers zonder het wachtwoord het document zelfs niet te zien.
-
Alleen-lezen
Een eerste mogelijkheid om je Office-bestanden te beveiligen, is via de modus ‘Alleen-lezen’. Hiermee kunnen gebruikers met een link naar het bestand enkel het document lezen en niet aanpassen.
Open een Word-document en selecteer info > document beveiligen > altijd openen als alleen-lezen. Hetzelfde kan met andere Office-apps waaronder Excel of PowerPoint.
-
Wachtwoordbeveiliging
Wil je bepaalde documenten extra beveiligen, omdat ze bijvoorbeeld gevoelige informatie bevatten? Dan kan je bestanden versleutelen met een wachtwoord, zodat enkel gebruikers die het wachtwoord hebben bestanden kunnen openen.
Open een Office-app zoals Word en ga naar Bestand > Info > Document beveiligen > Versleutelen met wachtwoord. Typ het gewenste wachtwoord, klik op OK, typ het opnieuw en klik nogmaals op OK om te bevestigen.
Het is belangrijk om je wachtwoord goed te bewaren. Wachtwoord vergeten? Dan ben je je document eveneens kwijt. Bovendien is het beveiligen van Microsoft-Officebestanden enkel mogelijk op desktop. Op Word Online bijvoorbeeld is het niet mogelijk om een wachtwoord toe te kennen.
Geen garantie
Uiteraard vormen deze maatregelen geen garantie dat bestanden niet onderschept worden. Het is niet altijd veilig om bestanden met gevoelige informatie, ook al zijn ze beschermd met een wachtwoord, zo maar met iedereen te delen. Er bestaat nog steeds een risico dat wachtwoorden onderschept worden.
Wachtwoordbeveiliging kan dus een goede, eerste verdedigingslinie vormen voor gevoelige documenten, in combinatie met een gezonde portie voorzichtigheid.