Ook je kleine onderneming of zelfs eenmanszaak genereert waardevolle data, die snel beschikbaar en goed beveiligd moeten zijn. Voor overzicht, beheer en toegankelijkheid heb je een datastrategie nodig en die begint bij een prangende vraag: kijk je naar de cloud, of houd je je gegevens liever lokaal?
Geen onderneming is te klein voor een datastrategie. Zelfs al bestaat je totale digitale voetafdruk uit enkele spreadsheets, wat foto’s en belangrijke PDF’s, dan nog moet je weten waar die bestanden staan. Werk je niet alleen, dan moeten je collega’s er ook aan kunnen en indien je laptop de geest geeft, ben je liefst niet alles kwijt.
Het formaat van de onderneming staat bovendien niet altijd in verhouding met het volume aan data. Foto- en videografen, (3D)-ontwerpers en tal van andere beroepen genereren bits en bytes bij de vleet. Waar bewaar je die gegevens best?
Er zijn twee grote opties voor je datastrategie, die bovendien niet exclusief zijn. Je kan data lokaal opslagen, of in de cloud. Welke aanpak het beste is, hangt van je noden en voorkeuren af. Wij ontleden goede opties voor enkele typische scenario’s om je op weg te helpen bij je eigen strategie, rekening houdend met eenvoud, beschikbaarheid en natuurlijk ook back-up.
Enkel office
Werk je voornamelijk met kantoordocumenten, dan hoef je het niet ver te zoeken. Microsoft 365 biedt je zonder moeilijke configuratiewerk een handige hybride strategie, met een cloudcomponent die de permanente beschikbaarheid van je documenten zo goed als garandeert, en een lokale werking die ervoor zorgt dat je gewoon op je laptop kan werken.
Hoewel een eenmalig te kopen Office-licentie nog bestaat, laat je die best links liggen. Kies voor een abonnement, want daar hoort ook OneDrive-opslag bij. Die dien je te omarmen: zorg ervoor dat je hele mappenstructuur in OneDrive staat. Zo synchroniseren je documenten steeds met de cloud.
Geeft je laptop er de geest aan? Geen probleem: zodra je ingelogd bent op een nieuw exemplaar, kan je verder werken. Microsoft 365 laat je bovendien toe om handig bestanden te delen en samen te werken met eventuele collega’s of externe partijen.
Er bestaan alternatieven voor Microsoft 365 zoals Google Workspace, maar voor een kleine onderneming zijn er weinig redenen om het verder te gaan zoeken. Word en Excel blijven de meest performante toepassingen van hun soort. De offline-applicaties kennen geen gelijke, de OneDrive-integratie in Windows (of Mac) is heel handig, en mensen zijn over het algemeen gewoon meer vertrouwd met Office-toepassingen.
lees ook
In 3-2-1 naar een geslaagde back-upstrategie
Let wel op: OneDrive synchroniseert weliswaar de bestanden op je laptop met de cloud (en eventueel andere laptops), maar het is géén volwaardige back-up. Om echt zeker te zijn, maak je best nog een kopie van je belangrijke gegevens op een andere locatie.
Gespecialiseerde software
Gebruik je gespecialiseerde lokale software, dan moet je ervoor zorgen dat je bestanden lokaal staan. Als die bestanden niet te groot zijn, en je werkt voornamelijk alleen, kan een eenvoudige cloudoplossing zoals OneDrive of Dropbox volstaan. Maak opnieuw een mappenstructuur aan binnen OneDrive, en werk van daaruit.
Wanneer je samen aan projecten werkt, kan een lokale gedeelde map handig zijn. In dat geval komt een NAS in het vizier. Een toestel van bijvoorbeeld Synology of Qnap is niet complex om te configureren, en laat je toe netwerkmappen te voorzien voor jezelf en je collega’s. Zo kan iedereen vanuit dezelfde centrale plek werken, zonder eventueel gedoe met synchronisatie.
Met een ietwat performant netwerk werk je gewoon vanuit de netwerkmap. Op kantoor heeft iedereen dan toegang tot de recentste bestanden. Voor hybride werk is de situatie iets complexer. Je kan de netwerkmap dan via een VPN benaderen, of de tools van je NAS-fabrikant gebruiken om van thuis uit de benodigde bestanden op te halen.
Ook bestanden of zelfs mappen met klanten delen, kan vandaag prima via een NAS. Zowel Synology als Qnap laten je toe om eenvoudig een beveiligde link aan te maken waarmee externe partijen aan je gegevens kunnen.
Denk eraan dat een NAS wel enige redundantie biedt voor hardwareproblemen, maar geen echte back-up is. Daar moet je zelf nog voor zorgen. Kies je voor een back-up van je NAS naar de cloud, dan ben je meteen optimaal beveiligd tegen zowat alle bedreigingen voor je kostbare data. Werk je enkel met OneDrive of een gelijkaardige oplossing, dan moet je zoals gezegd ook nog echte back-up voorzien.
Grote bestanden
Werk je met grote bestanden zoals video’s, honderden of duizenden (RAW)-foto’s of 3D-modellen, dan verliest de cloud zijn allure helemaal. In dat geval kies je best voor een NAS als zwaartepunt van je datastrategie.
Je kan de NAS immers uitrusten met terabytes aan data, die onmiddellijk beschikbaar zijn zonder vertraging met download- en upload. Wanneer je met data werkt in de grootteorde van honderden megabytes of enkele gigabytes, wordt uploaden en downloaden van de cloud immers een gedoe.
Heb je toegang nodig tot je bestanden vanop afstand, dan kan dat nog steeds via de interface van de NAS of een VPN. Ook bestanden delen is eenvoudig. Je hoeft video’s, mappen met foto’s of andere stevige hoeveelheden data immers niet te delen via een dienst zoals WeTransfer. Met een NAS kan je perfect een link aanmaken waarmee externe partijen op een veilige manier aan de slag kunnen, ongeacht de hoeveelheid megabytes of gigabytes die je wil delen.
Zoals hierboven aangehaald, moet je voor je NAS zelf een kwalitatieve back-up-optie voorzien. Gelukkig is het niet zo duur om daarvoor naar de cloud te kijken. Synology heeft bijvoorbeeld zijn eigen C2-cloud en Qnap heeft myQnapCloud. Je kan ook voor een externe provider kiezen die een scherp prijskaartje hanteert, zoals Backblaze.
Voor- en nadelen
Hoe grotere de bestanden, hoe handiger de NAS wordt. De snelheid op het lokale netwerk, de mogelijkheid om met gedeelde mappen te werken, de ingebakken capaciteiten om eenvoudig een 3-2-1-backup in te stellen…: het gebruiksgemak, de veiligheid en de efficiëntie krijg je niet met een cloudoplossing. Daar staat tegenover dat je iets meer tijd en moeite moet investeren in de initiële configuratie van je IT-omgeving. Voor kleine bestanden blijft de cloud daarom wel interessant. We zetten de voor- en nadelen nog eens op een rijtje:
De cloud
- Is heel eenvoudig in gebruik
- Zit naadloos geïntegreerd in Office en Windows
- Vereist weinig tot geen IT-kennis
- Biedt ingebakken toegang voor hybride werkers
- Verschuift de verantwoordelijkheid voor onderhoud naar de provider
Maar
- Synchroniseren gebeurt op de snelheid van je internetverbinding
- Samenwerken met grote niet-Office-bestanden is moeilijk
- Je hebt nog steeds een back-up nodig
- Bij grote datavolumes loopt het prijskaartje op
- De functionaliteit valt helemaal weg bij een internetpanne
Een NAS
- Is ideaal voor grote datavolumes
- Laat je toe om met netwerkmappen te werken
- Voorziet snelle lokale toegang tot al je bestanden
- Werkt ook als het internet wegvalt
- Maakt back-up volgens de 3-2-1-regel eenvoudig
Maar
- De installatie en configuratie vereist een beetje kennis of hulp
- Toegang vanop afstand vereist extra configuratie
- De installatie vereist een initiële investering
- Jij bent verantwoordelijk voor onderhoud of vervanging
De beste optie hangt dus af van je specifieke situatie, al kan je als vuistregel stellen dat een NAS interessanter is wanneer je veel belangrijke of grote bestanden hebt. De cloud is dan weer een handige optie wanneer je minder en kleinere bestanden hebt, die je vlot kan synchroniseren met een computer.
Back-up
In beide gevallen mag je de back-up niet vergeten. Kies je voor de cloud? Opteer dan voor een lokale back-up waarbij je ook aan je bestanden kan als er iets misloopt met bijvoorbeeld OneDrive, Google Drive of Dropbox. Technologiereuzen zoals Google en Microsoft zijn niet feilloos. Wanneer ze een fout maken met je cloudopslag en die fout synchroniseert met je computer, heb je een eigen back-up nodig.
Geniet een NAS je voorkeur, dan ga je best voor de omgekeerde optie en stop je je back-up in de cloud. Wanneer het noodlot toeslaat en je NAS sneuvelt, bijvoorbeeld door brand, dan kan je alsnog snel herstellen vanuit de cloud.
Strategisch denken
Wat je ook doet, neem even de tijd om na te denken en kies een strategie die de naam waardig is. Een werkwijze waarbij veel op je laptop staat, andere zaken ergens op een externe schijf, misschien nog wat data in de cloud, en gecombineerd met beperkte synchronisatie van enkele mappen dat in OneDrive staan, dat is vragen om problemen.