[Advertorial] Phil White, onze directeur Managed Print Services en printexpert, beantwoordt de meest gestelde vragen.
1. Wat is een Managed Print Service en wat is het verschil met de aankoop van een printer?
Ik zou zeggen dat het belangrijkste verschil is dat je bij aanschaf van een printer zelf moet zorgen voor het onderhoud en bijvullen van inkt en toner voordat de cartridges leeg.
Met MPS besteed je die verantwoordelijkheid uit aan een vertrouwde serviceprovider die het apparaat onderhoudt en ervoor zorgt dat je verbruiksartikelen hebt om te printen.
Eigenlijk is het een kwestie van er zelf verantwoordelijk voor zijn of dat iemand anders het voor je doet.
2. Hoe werkt Managed Print Service voor verschillende bedrijfstypes?
Bij Brother zorgen we ervoor dat de service voldoet aan de behoeften van elk type klant.
We weten dat grote bedrijven al lang gebruikmaken van dit soort diensten en we kunnen hen complexe oplossingen bieden die volledig zijn afgestemd op hun configuratie.
Maar ook kleine bedrijven hebben veel baat bij deze service.
Kleine bedrijven hebben misschien geen behoefte aan een volledig verkoopadvies of een oplossing op maat. In hun geval kunnen we een meer vereenvoudigde en gestandaardiseerde service bieden waarvan ze snel en gemakkelijk kunnen genieten.
3. Wat zijn de voordelen van Managed Print Service voor klanten?
Ik denk dat er 3 belangrijke voordelen zijn.
- Je komt nooit zonder inkt of toner te zitten. Als je je printer op een belangrijk moment niet kunt gebruiken, heeft dat een grote impact op je bedrijf. Met MPS wordt je printer aangesloten en het is onze verantwoordelijkheid dat je toners of inkt automatisch ontvangt voordat je ze nodig hebt.
- De printer wordt onderhouden. Ons aanbod omvat onderdelen en arbeid op locatie en een proactieve service zodat je apparaat altijd gebruiksklaar is. Je krijgt ook hulp bij de configuratie van het apparaat, waarvan we weten dat het ingewikkeld kan zijn.
- Je sluit een vaste, consistente prijs af en weet precies wat je gaat betalen. Met een Managed Print Service betaal je per afgedrukte pagina. Het zijn dus vaste kosten die veel constanter zijn dan wanneer je honderden euro’s moet uitgeven aan verbruiksartikelen die je misschien zes maanden lang niet gebruikt. Goed voor je cashflow dus – je gaat over van een IT-product naar een meer op verbruik gebaseerd model, een oplossing waar kleine bedrijven naar op zoek zijn.
4. Wat zijn de belangrijkste nadelen van de traditionele aankoop van een printer?
Er zijn zoveel verschillende producten op de markt en misschien kies je een printer die niet voldoet aan je zakelijke behoeften – of het nu gaat om specificaties of kosten. Vaker wel dan niet is het goedkoopste product niet het meest kosteneffectieve op de lange termijn.
Er is ook altijd een risico dat de apparatuur onderhoudsproblemen krijgt. Statistieken tonen aan dat de meeste telefoontjes naar technische helpdesks over printen gaat. Dit is het punt waar de fysieke mechanica en de software elkaar ontmoeten en er kunnen dingen misgaan – of het nu een gebruikers- of een apparaatfout is.
Door onderhoud en ondersteuning in je oplossing te voorzien, is je printerinvestering altijd beschermd.
5. Hoe kan ik mijn printkosten verlagen met MPS?
Ik denk dat veel bedrijven niet weten hoeveel ze uitgeven aan printen. De kosteneffectiviteit van een Managed Print Service hangt daarom af van transparantie. Je ziet niet alleen hoeveel het apparaat kost, maar ook hoeveel het kost om regelmatig kwartaalfacturen te printen – en als je de kosten van pagina’s versus hardware van tevoren hebt, kan je de beste beslissing nemen voor je bedrijf.
Het is belangrijk dat je geen verborgen kosten meer hebt. Je weet misschien wel hoeveel de printer en toner kosten, maar niet wat de verzendkosten zijn. Of hoeveel je zou betalen als je op het laatste moment snel toner moest kopen terwijl je een presentatie moest printen voor een grote vergadering.
Dit zijn bijkomende kosten, die niet altijd worden berekend wanneer je de aankoop doet, maar toch oplopen.
Veel leveranciers – waaronder Brother – beseffen ook dat je een langetermijnverbintenis aangaat wanneer je je aanmeldt voor de service en bouwen kortingen in op de gebruikskosten van het apparaat. Je krijgt originele Brother-verbruiksartikelen – goedkoper dan online of in de winkel – wanneer je ze nodig hebt.
6. Welke ondersteuning en onderhoud is inbegrepen in een MPS-pakket?
Dit varieert en er zijn veel voorbeelden op de markt van basis printservices die alleen verbruiksartikelen omvatten – dit is zeker niet het geval bij Brother. Wij bieden een volledig beheerde service met de automatische levering van verbruiksartikelen, een slimmere manier van betalen en een uitgebreide, preventieve en reactieve onderhoudsservice.
De printer wordt volledig geanalyseerd en in eerste instantie krijgt je telefonische ondersteuning van het Brother-team. Je kan ook via een portaal rechtstreeks ondersteuning aanvragen. In het geval dat een probleem niet telefonisch kan worden opgelost, krijg je binnen 1-3 werkdagen onderhoud en ondersteuning op locatie.
Er is ook geen ‘retour naar werkplaats’ garantie waarbij je het apparaat terug moet sturen naar de fabrikant voor nazicht. Dit is een professionele ondersteuning van je printer.
7. Hoe werkt Managed Print Service? Kan je ons iets vertellen over het installatieproces?
Er zijn waarschijnlijk twee manieren, afhankelijk van het soort bedrijf dat je hebt of het soort oplossing dat je wilt.
Kleine bedrijven die een zeer gestandaardiseerde of eenvoudige service willen, praten eerst met een erkende Brother-leverancier die hen helpt het juiste product te kiezen – via een een webpagina of een gesprek met een verkoopadviseur.
Vervolgens vul je je naam en adres in op een registratieformulier en ontvang je het apparaat via verzending. Je ontvangt dan een welkomstmail met vier stappen om de printer te installeren en verbinding te maken met het beveiligde cloudnetwerk van Brother. Daarna ga je aan de slag! Zo eenvoudig is het.
Als klanten op zoek zijn naar meer flexibiliteit of een meer persoonlijke service, spreken ze ook met een van onze goedgekeurde leveranciers. Ze stellen vijf of zes vragen over het type product of de installatie die je nodig hebt. Iemand kan indien nodig een bezoek ter plaatse brengen om de apparaten en het type ondersteuning dat ze willen te configureren.
Vervolgens wordt het apparaat naar je verzonden of gebracht, geïnstalleerd en aangesloten.
Met deze twee opties beheer je je service via een online portaal met informatie over facturatie of wanneer verbruiksartikelen zijn verzonden en waarmee je contact opneemt met de leverancier voor onderhoud.
8. Wat is de toekomst van Managed Print Service? Als een onderneming al een abonnement heeft maar verwacht dat haar behoeften zullen veranderen, kan het abonnement dan aangepast worden zodat het meegroeit met het bedrijf?
Sommige klanten hebben misschien al een Brother-printer zonder Managed Print Service. In dat geval nemen ze contact op met een erkende leverancier en kunnen wij een upgrade doen van hardware naar onderhoud, ondersteuning en automatisering van verbruiksartikelen.
Als je bedrijf is veranderd en je op zoek bent naar een andere service, neem dan opnieuw contact op met je leverancier. We weten dat bedrijven, vooral kleine bedrijven, voortdurend veranderen en groeien. We zijn dus altijd bereid om onze service aan te passen aan je behoeften.
9. Veel bedrijven maken zich zorgen over IT-beveiliging. Hoe integreert Brother beveiligingsmaatregelen in een Managed Print Service om gevoelige informatie te beschermen?
Groot of klein, elk bedrijf maakt zich zorgen over de beveiliging van zijn IT-netwerk.
Het is heel eenvoudig om een beheerproces rond printen op te zetten in de organisatie. Je gaat van een omgeving van niet-aangesloten printers die kapotgaan naar printers die zijn aangesloten op een netwerk en het uitbesteden van je configuratie aan een leverancier die je vertrouwde printers levert. Het gaat om het invoeren van een beleid rond dat deel van het netwerk en het gebruik ervan.
Met de Brother Managed Print Service kan je ook verschillende oplossingen voor documentbeheer toevoegen, zoals het toevoegen van controle over de uitvoering van het document. Dus als je bijzonder gevoelige informatie hebt, kan je beperken hoe deze wordt afgedrukt vanaf het apparaat dat toegang heeft tot die informatie, en een beleid ontwikkelen over hoe de documenten worden gebruikt.
We weten dat bedrijven over het algemeen waarschijnlijk minder documenten afdrukken, maar de documenten die ze wel afdrukken zijn veel waardevoller – ze bevatten vaker gevoelige informatie. We zien dus veel meer kleine bedrijven die op zoek zijn naar een betere beveiliging van hun documenten.
10. Hoe ondersteunt de MPS nieuwe manieren van werken, bijvoorbeeld als medewerkers volledig op afstand werken of hun tijd verdelen tussen thuis en kantoor?
Dit is duidelijk een grote verandering. Mensen hebben nu de neiging om op meer dan één plek te werken, dus we moeten als leverancier een oplossing bieden die dat aanpassingsvermogen aanbiedt.
We hebben een groot aanbod van printers, inclusief compactere opties die ideaal zijn voor thuiskantoren.
En op gebied van service kunnen we je helpen met een gebalanceerd afdrukvolume op verschillende locaties. Je geniet dan van automatische levering van verbruiksartikelen en facturatiedetails, waar het apparaat zich ook bevindt. Of je kunt een configuratie maken waarmee gebruikers een afdruk vanuit huis verzenden en deze ophalen wanneer ze later in de week naar hun werkplek op kantoor komen.
Deze oplossingen zijn allemaal beschikbaar in ons voorstel en we kunnen een pakket samenstellen dat aan al deze vereisten voldoet.
11. Is Print Management een dienst die volledig inzicht geeft in printergebruik en -kosten?
Dit is een basisvereiste voor elke printservice, dus als een leverancier dit niet kan bieden, zou ik een klant aanraden om elders te kijken. Dit is absoluut inbegrepen in de managed print service van Brother – en het is vooral belangrijk voor kleine bedrijven.
We richten ons op het bieden van die transparantie, want dat is iets wat je niet krijgt als je op de traditionele manier een printer koopt. Alle vragen die je hebt – Hoe lang zit de toner al in de machine? Hoeveel heeft het gekost? Waar hebben we die vandaan? Hoe vaak hebben we een technicus betaald om de machine te ondersteunen?
Met MPS log je in op de portal en krijg je antwoord op deze vragen. Je hebt een heel duidelijk beeld van de kosten van je service en je weet dat dit de enige afdrukkosten zijn waarvoor je hebt betaald.
12. Hoe ontwikkelt MPS zich om de nieuwste printtechnologieën en -praktijken aan te bieden – en hoe kan een bedrijf hiervan profiteren?
We passen ons aanbod voortdurend aan de behoeften van onze klanten aan – vooral voor kleine bedrijven. We weten dat dit soort bedrijven op zoek zijn naar verbruiksgericht beheer, zodat ze kunnen betalen voor producten en diensten naarmate ze die gebruiken. Ze willen geen duizenden euro’s uitgeven aan diensten die ze misschien nooit zullen gebruiken. Wij creëren hun ideale oplossing.
Een van de manieren waarop we dit hebben gedaan is door het proces te vereenvoudigen. KMO’s hebben geen 20 minuten om op te zoeken wat ze willen in hun volgende printservice, dus hebben we ze de mogelijkheid gegeven om zich in twee minuten aan te melden. Het is niet altijd makkelijk om dingen te vereenvoudigen, maar we hebben tijd en moeite geïnvesteerd om te proberen aan de behoeften van verschillende kleine bedrijven te voldoen.
We willen ook investeren in nieuwe technologieën en daarom besloten we om cloudtechnologie te gebruiken voor de ondersteuning van onze printers. Dit is erg belangrijk omdat kleine bedrijven vaak van locatie veranderen, groeien en het gebruik van software op locatie niet echt past bij hun architectuur.
Een cloudverbinding is veel robuuster, waardoor het apparaat kan worden verplaatst en wij het nog steeds kunnen ondersteunen.
Dit is een ingezonden bijdrage van Brother. De redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.