“Mag ik een muis bestellen voor mijn thuiskantoor?” “Mijn printer doet het niet…” “Ik ben mijn wachtwoord vergeten…” “Heb je al tijd gehad om naar mijn vraag te kijken?” Wist je dat iedereen vijf weken per jaar verliest met het zoeken naar informatie? Jij, ik en al je collega’s stellen in hun zoektocht naar informatie keer op keer dezelfde vragen. Maar dat betekent vooral heel veel e-mails, chatberichten en telefoontjes heen en weer, waar we onze tijd dus maar liefst vijf hele weken per jaar aan verspillen.
Geen wonder dat 50 procent van de werknemers aan digitale stress lijdt. Om daar wat aan te doen, beschouwen steeds meer bedrijven het welzijn van hun werknemers als een prioriteit. Informatie niet kunnen vinden, is een van de belangrijkste oorzaken van digitale stress. En dus kloppen we voor die informatie stelselmatig aan bij onze collega’s. Bijgevolg ontvangen we informatie in grote en vaak ongestructureerde hoeveelheden en binnen een te korte termijn, via Teams, e-mail, het intranet of mondeling. We worden voortdurend onderbroken door vragen en informatie die we moeten verwerken.
Gek genoeg stellen we blijkbaar allemaal dezelfde vragen, opnieuw en opnieuw en opnieuw. Tot we 1 van die onfortuinlijke 50 procent collega’s zijn die ten onder gaan aan digitale stress. De IT-afdeling krijgt het het zwaarst te verduren. Zij ontvangt immers de meeste vragen. Dat is een stress die we allemaal kunnen missen als kiespijn. En als ik je nu zou vertellen dat we de IT – en jou – gemakkelijk kunnen helpen om die dagelijkse digitale stress te verlichten?
We zijn de brandweer niet
Organisaties met een volledig uitgewerkte strategie om hun werkplek te moderniseren en digitaal te optimaliseren, gaan doorgaans beter om met het welzijn van hun werknemers en weten burn-outs beter te voorkomen (bron: NTT Ltd. 2021 Global Workplace Report). Maar sinds de pandemie is de druk op de IT-afdelingen fors toegenomen. Zij moeten de collega’s immers bijstaan om de bedrijfscontinuïteit en de digitale transformatie te verzekeren.
Veel bedrijven hebben de technische stap naar de digitale werkplek gezet, maar die nieuwe manier van werken schept een heel specifieke behoefte aan informatie voor de eindgebruikers. Het komt hierop neer: waar kan ik informatie vinden en hoe weet ik dat je met mijn verzoek om informatie bezig bent?
Dat zijn natuurlijk vragen die altijd al werden gesteld. Het verschil is dat we niet meer allemaal dezelfde fysieke ruimte delen en dat we die vragen stellen met onze nieuwe digitale tools. De IT-afdelingen voelen zich soms als brandweerlui die zich moeten haasten om elk brandje te blussen, voor alles door een vuurzee wordt verzwolgen. En ja, er bestaan ticketingsystemen… Maar wat als ik je zou vertellen dat er een betere mogelijkheid bestaat, zonder dat je IT-professionals nog tussenbeide hoeven te komen? Klinkt goed, toch? Microsoft Power Platform kan je grootste steun en toeverlaat worden. Hoe? Laten we eens kijken!
Microsoft Power Platform bestaat uit Power Virtual Agents (chatbots), Power Automate, Power Apps en Power BI. Het is een bijzonder krachtig onderdeel van het Microsoft-ecosysteem met weinig of geen code, en afgestemd op onze manier van werken kan dit het aantal handmatig te verrichtingen drastisch terugschroeven.
Power Virtual Agents voor meer productiviteit
Deze virtuele assistenten helpen je werknemers om de informatie te vinden die ze nodig hebben, gewoon door ze te vragen. Je hoeft de IT-afdeling niet meer lastig te vallen (en andere afdelingen evenmin, we zien het graag groots). Wil je weten of je een muis voor je thuiskantoor mag kopen? Vraag het aan de chatbot. Die kent niet alleen het antwoord, maar vertelt je ook waar je kunt kijken hoeveel je per jaar mag uitgeven, en hoeveel je nog over hebt. Wil je weten hoe je je wachtwoord opnieuw instelt? Vraag het de chatbot. Je begrijpt het wel.
Door chatbots te integreren in de programma’s die je werknemers elke dag gebruiken, zoals Microsoft Teams of het intranet van je bedrijf, wint iedereen tijd en krijg je blijere werknemers. Iedereen wint.
Automatiseren, automatiseren, automatiseren
Door Power Automate aan je workflow toe te voegen, kun je processen automatiseren om het aantal handmatige interventies drastisch terug te schroeven. Nadat je de chatbot gevraagd hebt of je voor je thuiskantoor een muis mag bestellen, word je bijvoorbeeld doorverwezen naar de plaats waar je je aanvraag kunt indienen. Vervolgens activeert dit een goedkeuringsstroom voor de officemanager of IT-manager die – zolang je nog voldoende budget hebt – je aanvraag automatisch goedkeurt. Maar ook HR-zaken kan je bijvoorbeeld automatiseren. Zoals een aanvraag voor je nieuwe bedrijfswagen, waarbij het proces je in elke stap nauwkeurig op de hoogte brengt van alle goedkeuringen – van je manager, HR, de leasemaatschappij. Dat alles zonder dat je één e-mail moet sturen.
Bestaat er een app voor?
Door het doolhof van teams en kanalen in Microsoft Teams is het niet altijd eenvoudig om de juiste informatie te vinden. Voor elk project en elke samenwerking is er een team, en dus heb je een waslijst van teams en kanalen die je moet volgen. “Heb je mijn bericht niet gelezen? Ik heb het in ons team gepost, maar ik was vergeten je te taggen.” IT-afdelingen raken de tel kwijt van het aantal teams in hun bedrijf en moeten inspringen wanneer teamleden geen toegang meer hebben tot hun kanaal nadat de maker van het team het bedrijf heeft verlaten. En wat dacht je van eeuwig bestaande teams? Zou het niet mooi zijn om teams of kanalen af te sluiten als je ze niet meer gebruikt of nodig hebt?
IT-afdelingen raken de tel kwijt van het aantal teams in hun bedrijf.
Philippe Urbain, Vice President Go-To-Market Infrastructure and Collaboration NTT Ltd. Europa
Even terugspoelen… Waarom laten we iedereen in het wilde weg teams aanmaken in plaats van er een app met een goedkeuringsstroom voor te gebruiken? Zodra je ten minste twee teameigenaars hebt toegevoegd met de juiste naamconventie, en het juiste type hebt opgegeven, activeert de app een goedkeuringsstroom die rekening houdt met het type van het gemaakte team. Voor projectteams loopt de goedkeuringsstroom via de PMO. Voor klantenteams vraagt de goedkeuringsstroom goedkeuring aan de salesmanager. Je kunt natuurlijk naar hartenlust goedkeuringen toevoegen op basis van de criteria in de app. Vergeet de knop ‘Lid worden van een team of een team maken’ niet uit te schakelen, zodat de eindgebruikers verplicht via de app en het daarbij horende goedkeuringsproces moeten passeren. Ze worden automatisch over elke goedkeuring in de stroom geïnformeerd en weten dus wanneer ze kunnen verwachten dat hun team wordt aangemaakt.
Maar door criteria aan de app toe te voegen, kun je meer doen dan een goedkeuringsstroom activeren. De maker krijgt ook automatisch de juiste template voor zijn team. Die template voegt de juiste apps aan het team toe, zoals Tasks by Planner, OneNote of een Sharepoint-pagina, wat dus niet meer handmatig moet gebeuren.
Een template zorgt er ook voor dat de levenscyclus van je team automatisch wordt beheerd. Een projectteam hoeft dan niet tot het einde der tijden te blijven bestaan. De stroom vraagt de eigenaar van het team automatisch na 12 maanden, 18 maanden, 4 jaar, zoals je kiest, of het team mag worden gearchiveerd. Nee? Dan wordt die vraag over x maanden weer gesteld. Ja? Dan wordt het team veilig gearchiveerd en blijft de inhoud veilig opgeslagen voor eventueel later gebruik.
Neem datagestuurde beslissingen met Power BI
Moderne bedrijven zijn ook steeds vaker datagestuurd. Dat betekent dat bedrijfsbeslissingen meer en meer op betrouwbare gegevens zijn gebaseerd. Denk aan je salesafdeling, die complexe query’s op haar CRM-systeem moet uitvoeren om op basis van die gegevens de salesinspanningen te visualiseren en een strategie op te stellen. Tenzij je salesmanager heel goed is met databases, heeft hij daarvoor meestal de hulp nodig van IT. Elke. Keer. Opnieuw. Bovendien is het niet handig om telkens te moeten overschakelen naar je CRM terwijl je met je salesteam in Microsoft Teams werkt. Wat als we de opgevraagde informatie in Teams zouden integreren, zonder naar het CRM te moeten overschakelen? En wat als bepaalde mensen uit het bedrijf niet per se een CRM-licentie nodig hebben, maar wel toegang moeten krijgen tot de opgevraagde gegevens?
Dankzij Power BI kunnen standaardrapporten uit elk CRM-systeem (van Microsoft of van derden) worden gevisualiseerd en in elke toepassing – zoals Teams of SharePoint – worden geïntegreerd. Je krijgt vrijwel zonder vertraging een overzicht van die gegevens. Dan hoeft niet iedereen een CRM-licentie te krijgen, moet er niet voortdurend tussen systemen worden geschakeld en krijgt je IT eindelijk wat rust.
Conclusie
In dit artikel hebben we vooral de mogelijkheden voor de IT-afdeling bekeken, maar het Power Platform kan natuurlijk ook een hele reeks andere bedrijfstaken automatiseren. Ik wil nog graag deze observatie meegeven: in een digitale wereld waar het tempo nooit vertraagt en stress welig tiert, kan diezelfde technologie ons paradoxaal genoeg helpen om te ontstressen. Het komt erop aan onze dagelijkse tijdrovende processen te transformeren tot een geautomatiseerde werkelijkheid die zo intuïtief en gebruiksvriendelijk is dat het lijkt alsof ze er altijd is geweest.
Dit is een ingezonden bijdrage van Philippe Urbain, Vice President Go-To-Market Infrastructure and Collaboration voor NTT Ltd. in Europa. Klik hier voor meer informatie over de oplossingen van NTT.