Wie kan zich nog de tijd voorstellen dat douaneaangiften handmatig gebeurden? De digitalisering van de administratie opent de deur voor nieuwe technologieën. Die oplossingen zijn hard nodig, zeker als je beseft dat de kennis omtrent declaraties in veel bedrijven afneemt. Sommige bedrijven zijn wel redelijk georganiseerd met een douanemanager en gespecialiseerde declaranten. Maar in de praktijk is het niet eenvoudig om mensen met de juiste expertise te vinden en aan te trekken.
Douaneactiviteiten komen daarom al eens terecht bij logistieke partijen die dit als een onderdeel van hun dienstverlening aanbieden. Dit betekent dat de interne kennis van bedrijven andermaal afbrokkelt. Omdat veel data voor een aangifte toch uit het ERP-systeem komt, verschuift de verantwoordelijkheid vervolgens naar de IT-afdeling. Alleen heeft IT natuurlijk evenmin de kennis om een goede aangifte op te maken.
Systemen groeien naar elkaar toe
Toch heeft IT de oplossing deels in handen, want de juiste software heeft veel potentieel om het gebrek aan expertise in een organisatie enigszins op te vangen. Zoals bij de meeste toepassingen zijn ook systemen voor aangiftes inmiddels flink geëvolueerd van een on-premises aanpak naar het gebruik van cloud- en SaaS-oplossingen.
De juiste software heeft veel potentieel om het gebrek aan expertise in een organisatie op te vangen.
Nick Neesen, Sales Executive Descartes Systems Group
We hebben een lange weg afgelegd sinds de tijd dat douaneaangiften nog grotendeels op papier gebaseerd waren. Dat maakte de afhandeling natuurlijk traag en vatbaar voor fouten. Met de groei van de internationale handel ontstond de behoefte aan meer efficiëntie en gestandaardiseerde procedures voor aangiftes – van het klaarmaken van goederen tot het opstellen van documenten voor de douane. België was destijds zelfs een voorloper in Europa met PLDA – Paperless Douane en Accijnzen. De meeste lidstaten gebruiken ook vandaag nog altijd verschillende systemen.
Intussen zijn alle landen de Union Customs Code (UCC), richtlijnen van de Europese Commissie, aan het toepassen. De komende jaren verwachten we daar geen impactvolle wijzigingen, behalve dat we steeds meer naar een gecentraliseerd Europees systeem evolueren – een database waarin lidstaten informatie met elkaar kunnen uitwisselen. En dan is het belangrijk om over een ervaren partner te beschikken met een goed systeem dat vlot op deze trend kan inspelen.
Minder boetes en fouten
Het gebruik van technologie kan het aantal fouten in elk geval fors verminderen en bedrijven veel geld besparen – gaande van besparingen op invoerrechten tot het vermijden van sancties. Niet elke boete die wordt uitgekeerd, is immers het gevolg van fraude. Sancties hebben vaak te maken met een fout in een aangifte die bedrijven met iets meer kennis van zaken en minder manuele handelingen perfect hadden kunnen voorkomen.
De omvang van een sanctie is afhankelijk van de waarde van de getransporteerde goederen, maar een boete kan hoog oplopen. Bovendien lijdt een bedrijf ook imagoschade wanneer blijkt dat de aangifte bij de douane niet in orde is. Ondertussen zien we ook steeds meer milieuwetgevingen die een impact hebben op aangiftes. Zo verplicht de CBAM-wetgeving organisaties die koolstof-intensieve goederen, zoals staal, produceren om te rapporteren over hoeveel CO2 er tijdens het proces is uitgestoten. Die data komt gedeeltelijk uit de aangiftes bij de douane.
Een ander voorbeeld is de EU Deforestation Regulation, een richtlijn die bepaalt dat ingevoerde producten niet afkomstig mogen zijn van ontbossing of bosdegradatie. Denk aan hout, palmolie, soja en cacao. Onlangs werd de invoering van deze wet met een jaar uitgesteld, maar hoe dan ook zal dit zeker gevolgen hebben voor het opstellen van een aangifte. Al deze zaken kunnen we met de juiste software en connecties tussen systemen grotendeels automatisch laten verlopen.
De impact van AI
De komende jaren zal technologie een steeds grotere stempel drukken op douaneactiviteiten. De opmars van Artificiële Intelligentie (AI) zal de mogelijkheden van systemen verder uitbreiden. En hou er rekening mee dat ook de douane zelf met AI-technologie aan het werken is, waardoor ze meer controles kunnen uitvoeren en het risico op een sanctie na een foutieve aangifte toeneemt.
Zonder de juiste digitale en geautomatiseerde oplossingen zal douaneadministratie in bedrijven onbegonnen werk zijn. De volumes die langs de douane passeren, nemen ook almaar toe. Door de populariteit van e-commercesites komt er steeds meer binnen vanuit China. Dat versterkt ook de focus op compliance. Welke goederen mag je exporteren naar welke landen? En wat kun je wel of niet in België invoeren? Geavanceerde technologie en processen zijn simpelweg een must om in deze complexe wereld op een efficiënte manier handel te voeren.
Dit is een ingezonden bijdrage van Nick Neesen, Sales Executive bij Descartes Systems Group. Klik hier voor meer informatie over het bedrijf.