[adv] De gunfactor van SoftwareOne: naar een succesvolle aanbesteding in drie stappen

[Advertorial] SoftwareOne heeft zich de voorbije jaren bewezen als een sterke speler in het binnenhalen van overheidsaanbestedingen. Dit succes is het resultaat van een goed doordachte aanpak die bestaat uit drie fasen, gecombineerd met een unieke dienstverlening en innovatieve tools zoals het klantenportaal. Tom Ampe, Sales Lead Public Belux bij SoftwareOne ontleedt in deze blog het aanbestedingsproces, overloopt de belangrijkste gunningscriteria en legt uit hoe SoftwareOne ook in de publieke sector het verschil maakt bij aanbestedingen.

Mensenkennis

De eerste stap richting een succesvol aanbestedingsproces is meteen de belangrijkste: het opbouwen van relaties en het inzetten van de juiste mensen, zowel binnen SoftwareOne zelf als bij de klant in kwestie. Dit netwerk speelt een belangrijke rol in het succesvol afronden van het gunningstraject, zowel bij het contact met klanten als bij het contact met leveranciers en distributeurs. Het opbouwen van vertrouwen en het aantonen van ervaring en kennis zijn immers de sleutels tot langdurige klantrelaties.

De bid manager, die verantwoordelijk is voor het opvolgen van de aanbesteding, kan bovendien het dossier inhoudelijk proberen te sturen door proactief vragen te stellen aan de contactpersonen in diens netwerk. Dat helpt bij het afstemmen van de vraag van de klant op de oplossingen die SoftwareOne kan bieden. Deze fase start vaak nog vooraleer de aanbesteding gelanceerd is.

Verken de markt

De tweede fase draait om het grondig begrijpen van de regels en eisen van de aanbesteding. In deze fase wordt de markt verkend en het lastenboek doorgenomen. Dit is het moment waarop SoftwareOne via uitgebreide productvoorstellingen het ontwerp van de aanbesteding beter kan laten aansluiten op de aangeboden oplossingen. Daarbij zal de bid manager enkele gerichte vragen stellen: Wat is de precieze vraag van de klant? Wat zijn de belangrijkste eisen? En waar ligt de nadruk: tijd of budget? Het doel is de aanbesteding beter te begrijpen om zo een goed afgestemde offerte te kunnen maken.

Haalbaarheid

In de derde fase ligt de focus op kwaliteit en juridische haalbaarheid, een taak voor de juridische afdeling van SoftwareOne. Dit proces is extra belangrijk in landen zoals België, waar de wetgeving rond aansprakelijkheid strikter is. SoftwareOne heeft een goed georganiseerde interne structuur, met een uitgebreid naslagwerk aan documenten zoals strafregisters en andere controlesystemen die de haalbaarheid van een aanbesteding verifiëren. Na deze screening volgt een follow-up, meestal geleid door de bid manager. Wanneer alle elementen geverifieerd en goedgekeurd zijn, wordt een offerte ingestuurd.

SoftwareOne heeft een goed georganiseerde interne structuur, met een uitgebreid naslagwerk aan documenten en andere controlesystemen die de haalbaarheid van een aanbesteding verifiëren.

Tom Ampe, Sales Lead Public Belux SoftwareOne

Langdurige klantrelaties

Na het winnen van een aanbesteding richt SoftwareOne zich op het opbouwen van een langdurige relatie met de klant. Dat traject begint meestal met een administratieve onboarding, waar informatie zoals contactpersonen en facturatieprocedures verzameld worden. SoftwareOne heeft een governance-team dat dit onboardingproces coördineert en zorgt voor een naadloze overgang naar de uitvoering van het contract. Via de organisatie van webinars, roadshows en andere communicatiemiddelen blijft SoftwareOne in contact met hun klanten om te luisteren naar hun behoeften en nieuwe kansen te ontdekken.
In de publieke sector stuit SoftwareOne op specifieke uitdagingen, zoals het bijbenen van de snelle technologische evoluties en de beperkte middelen bij lokale overheden om die veranderingen bij te houden. Toch helpt SoftwareOne hen om deze uitdagingen te overwinnen door het aanbieden van schaalbare en kostenefficiënte oplossingen die hen in staat stellen hun IT-behoeften te beheren. SoftwareOne biedt daarnaast advisory services aan, waarbij ze klanten ondersteunen bij het bepalen van hun digitale strategie, het optimaliseren van licenties, en het realiseren van kostenbesparingen. SoftwareOne heeft bijvoorbeeld veel klanten geholpen om miljarden te besparen door het herzien van SAP-licenties.

Klantenportaal

Een extra doorslaggevende factor bij de keuze voor SoftwareOne is het client portal. Dat is een on-premise ontwikkelde tool die klanten helpt bij het beheer van softwarelicenties en cloudkosten. Het portaal biedt diverse functies, zoals het beheer van licenties, contracten, en rapportages. Daarnaast ondersteunt het klanten bij cloudbeheer en geeft het inzichten in hun clouduitgaven via modules zoals FinOps. Dat helpt klanten om onverwachte kosten te voorkomen, bijvoorbeeld bij het misbruik van cloudresources.

Het succes van SoftwareOne bij het behalen van aanbestedingsdossiers bestaat uit een combinatie van een sterke interne structuur, strategische netwerkactiviteiten, proactieve klantinteractie, technologische oplossingen, en een klantgerichte benadering die verder gaat dan de initiële aanbesteding. Zo is SoftwareOne uitgegroeid tot een vaak gekozen licentiebeheerpartner, ook binnen de publieke sector.

Dit is een ingezonden commerciële bijdrage van Tom Ampe, Sales Lead Public Belux bij SoftwareOne. Klik hier voor meer informatie over de oplossingen van het bedrijf. De redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud.