De e-facturatie via Peppol is verplicht in België vanaf 1 januari 2026. Bedrijven zien deze verplichting als een opportuniteit om hun digitale workflow rond facturatie efficiënter in te richten.
Heb jij een Belgisch btw-plichtig bedrijf? Dan klinkt de verplichte e-facturatie via Peppol jou hopelijk bekend in de oren. Deze nieuwe wetgeving houdt in dat alle btw-plichtige Belgische ondernemingen elektronische facturen moeten gebruiken vanaf 1 januari 2026. De verplichting is sinds 2024 al van kracht voor overheidsaanbestedingen (B2G). De basis voor deze gestructureerde facturen is Peppol (Pan-European Public Procurement Online), een Europese organisatie met hoofdzetel in België.
In België lijken de meeste bedrijven goed op weg te zijn naar deze nieuwe verplichting. Ons land heeft namelijk de deadline gezet op 1 januari 2026. Dat is vroeg in vergelijking met andere Europese landen, maar het geeft ons een grote voorsprong op de Europese regelgeving die in 2030 van kracht zal gaan.
We praten met Philippe Kimpe, Head of Product bij Lucy en Roel Verbeeck, oprichter en CEO van Dokapi, gespecialiseerd in AI-gedreven financiële documentverwerking en een gecertificeerd Peppol Access Point. Wat dat precies inhoudt, wordt in dit artikel duidelijk.
Voorbereiding voorbij
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige bedrijven facturen verzenden en ontvangen via het e-facturatiesysteem Peppol. Vanaf 2030 geldt dit ook voor internationale facturatie. “Het is een voordeel dat onze overheid dit vanaf 2026 al oplegt. Dat geeft ons vier jaar tijd om de regelgeving te adopteren”, vertelt Kimpe. In heel wat andere Europese landen staat deze verplichting nog niet op de agenda, wat België een grote voorsprong geeft.
De informatiefase ligt duidelijk achter ons: bedrijven weten wat hen te doen staat en zetten nu concrete stappen.
Roel Verbeeck, oprichter en CEO van Dokapi
En die Belgische adoptie lijkt snel uit de startblokken te schieten. “De laatste cijfers tonen dat een vijfde van de Belgische ondernemingen al aangesloten is op Peppol. Dat is een duidelijk teken dat bedrijven niet langer in de verkennende fase zitten, maar daadwerkelijk stappen zetten richting conformiteit”, stelt Verbeeck.
Kostenbesparing
“Het is bewezen dat Peppol op termijn kosten uitspaart, zowel wanneer je de overstap maakt van papieren versies of pdf-facturen naar e-facturatie.” Kimpe licht toe: “Alle facturen zullen hetzelfde formaat hebben en in dezelfde postbus geleverd worden. Het is de facto niet meer mogelijk dat er facturen verloren gaan. Dat betekent dat de volledige flow tot aan de boekhouder een besparing is.”
Daarnaast zitten we in België met een zogenaamde btw-kloof. Dat is het verschil tussen de verwachte en effectieve btw-inkomsten. “Het btw-tekort is bij benadering 3,5 miljard euro en is voornamelijk een combinatie van fraude en het foutief interpreteren van btw-regels. Eens die e-facturatie op volle toeren draait, zal ook de overheid hier enorm veel voordeel uit kunnen halen”, stelt Kimpe.
De eenvoud zelve
Kimpe ontdekte tijdens zijn loopbaan bij verschillende ondernemingen dat er nood was aan eenvoud binnen e-facturatie. Peppol is het resultaat van die eenvoud. “We hebben ons ooit allemaal geregistreerd op Facebook of LinkedIn, vandaag zal dat op Peppol zijn. Die registratieflow is heel eenvoudig, je hebt enkel jouw ondernemingsnummer nodig om te registeren op het Peppol-netwerk.”
De verbinding tussen jouw bedrijf en het Peppol-netwerk komt tot stand dankzij een zogenaamd Access Point. Dat vormt de schakel tussen jouw interne softwaresysteem en het Peppol-netwerk. Je kan het vergelijken met een postkantoor dat je documenten in het juiste formaat omzet, verstuurt naar het netwerk en documenten van anderen ontvangt.
Ook Verbeeck benadrukt de voordelen en eenvoud van het Peppol-systeem. “We merken sinds begin dit jaar een sterke stijging in het aantal implementaties. We zitten dus echt in een fase waarin de meeste bedrijven goed begrijpen wat ze moeten doen en wie hen daarbij kan helpen.”
Processen
Veel bedrijven zien deze verplichting bijgevolg als een opportuniteit om hun processen te digitaliseren en hun workflow rond facturatie efficiënter in te richten. Bij softwareontwikkelaars creëert deze regelgeving net een extra hefboom om hun klanten te helpen versnellen in hun digitaliseringstraject.
In de corporate markt is het verhaal iets complexer. “Daar gaat het niet louter om een compliance vereiste, maar om een ingreep die diep moet geïntegreerd worden in bestaande processen en workflows”, stelt Verbeeck.
lees ook
Peppol komt eraan: is jouw organisatie er klaar voor?
Toch zijn daar ook positieve signalen waar te nemen volgens hem. “Bedrijven die al ver gevorderd zijn in hun digitale transformatie hebben vaak al een stevig kader waarin e-invoicing relatief vlot ingepast kan worden. Voor hen is dit een logische volgende stap. Bij anderen vergt het wat meer voorbereiding, maar ook daar voelen we geen structurele weerstand – eerder een gezonde alertheid.”
Gewoontedier
E-facturatie via Peppol mag dan nog de eenvoud zelve uitstralen, toch zal de adoptie niet bij ieder bedrijf even soepel lopen. Volgens Kimpe is het maar een kwestie van gewoonte. “Nog geen tien jaar geleden ging iedereen zijn bruine omslag met personenbelasting overhandigen. Ondertussen zijn we dat vergeten en werkt iedereen met Tax on Web. Ik verwacht dat hetzelfde verhaal zich zal voordoen met Peppol.”