Telewerk is een blijvertje, en het volstaat niet meer om een werknemer op dezelfde manier van hardware te voorzien als vroeger. Welke toestellen en welke aanpak zijn het meest geschikt?
Een desktopcomputer op een vast bureau op kantoor is vandaag niet meer interessant. De coronapandemie maakt duidelijk hoe belangrijk flexibel werk is. Uitzonderlijk kan je misschien een werknemer huiswaarts sturen met zijn zware desktop in een Ikeazak, maar structureel kunnen we dat bezwaarlijk een klassevolle oplossing noemen. Een veranderende werkomgeving heeft andere hardware nodig, maar wat betekent dat precies?
Iedereen laptops?
Is de desktop dood en moet je dan maar iedereen een laptop geven? Het is zeker een optie, maar eigenlijk is de laptop alleen ook niet geschikt voor de moderne manier van werken. Een laptop levert zeker en vast mobiliteit, dat staat buiten kijf. De toestellen zijn fantastisch voor onderweg. Wie veel op de trein of het vliegtuig zit, beurzen en conferenties afschuimt of naar klanten trekt, heeft een laptop nodig. Werk je ofwel op kantoor ofwel thuis, dan verliest de laptop wat van zijn pluimen. Mobiliteit is immers niet meer het allerbelangrijkste: je toestel van de werkplek naar je woonst verslepen is doorgaans geen enorme uitdaging.
Een laptop alleen is niet geschikt voor de moderne manier van werken.
Het grootste probleem van de laptop is de ergonomie. Het lage scherm en het kleine toetsenbord nodigen uit tot een ongezonde werk- en zithouding. Dat is geen ramp voor af en toe, maar wel problematisch wanneer thuiswerk op het toestel de norm wordt.
Randapparatuur
Op kantoor is de oplossing duidelijk: wie een laptop heeft, stopt die doorgaans in een docking station met daaraan een extern scherm, toetsenbord en muis. Ergonomisch is er zo geen verschil meer met een desktop. De kans is groot dat er nog randapparatuur ter beschikking staat vanuit het desktop-tijdperk. Daarnaast is dergelijke randapparatuur een standaardkost voor een kantooromgeving.
lees ook
Desktop in een Ikea-zak: Hoe bedrijven in België met het plotse thuiswerk omgaan
Thuis heeft een werknemer niet noodzakelijk extra schermen en toetsenborden liggen. Wanneer het thuiskantoor deel van de werkplek wordt, is het aan de werkgever om de nodige hardware te voorzien. Je kan een werknemer daarbij een budget geven voor bijvoorbeeld een extra scherm, of zelf investeren in standaardapparatuur.
All-in-one en mini-pc
Een laptop is niet noodzakelijk de interessantste keuze. Wanneer je toch een volledige tweede werkplek moet inrichten en mobiliteit niet essentieel is, zijn er andere opties. De all-in-one-computer is zo een interessante optie. Dat toestel combineert alle hardware in één geheel, wat meteen ook configuratie en installatie vergemakkelijkt. Zelfs de meest digitaal uitgedaagde werkkracht kan met zo’n toestel aan de slag. Voor bedienden zonder zware workloads is de all-in-one een uitstekende oplossing.
Zelfs de meest digitaal uitgedaagde werkkracht kan met een AiO aan de slag.
Hetzelfde geldt voor de minidesktop. Die kleine toestellen kan een werknemer eenvoudig aansluiten, misschien zelfs op hardware die hij of zij al heeft. Kleine desktops zijn een stuk goedkoper dan gelijkwaardige laptops en kan je bovendien eenvoudiger herstellen. Bijkomend voordeel: als een extern toetsenbord of muis stukgaat door slijtage of een overijverige kleuter thuis, is het probleem sneller opgelost dan bij een laptop.
VDI
Je kan het als organisatie ook over een totaal andere boeg gooien en hardware-agnostisch worden. Als bedrijf voorzie je in dat geval een digitale werkplek. In casu is dat een VDI-omgeving, of eventueel een RDP-connectie met een workstation op kantoor. Met de juiste achterliggende infrastructuur kan je een werknemer van overal en vanop ieder toestel toegang geven tot die VDI-omgeving. Dat kan met een laptop van het werk, maar net zo goed ook met een familiedesktop.
In dat geval voorzie je op het werk bijvoorbeeld flexplekken met budgetvriendelijke thin cliënts. Voor thuis is een Bring Your Own Office-strategie aangewezen. Ook dat kan gepaard gaan met een budget waarmee een werknemer zijn eigen materiaal kan kopen. Het is aan hem of haar om te kiezen tussen laptop, desktop, all-in-one, groot scherm, klein scherm… Naar flexibiliteit biedt de oplossing het meeste mogelijkheden en het IT-departement heeft als voordeel dat de eigenlijke (digitale) werkomgeving strak binnen eigen beheer blijft.
Veilig verbinden
Het nadeel voel je al in lucht hangen: de strategie biedt de organisatie minder controle over de hardware zelf. Het is dus extreem belangrijk om ervoor te zorgen dat werknemers op een veilige manier met de kantooromgeving verbinden. Een VPN is één, maar zeker niet dé oplossing. Kijk liever richting zero trust-toegang om flexibele connecties op een veilige manier toe te laten.
lees ook
Van VPN naar zero trust: het verschil en de voordelen
Je kan natuurlijk ook voor mobile device management kiezen, naar analogie met de manier waarop smartphones beheerd worden. Ook dat is geen ideale oplossing zonder gestandaardiseerde hardware, aangezien IT er flink wat kopzorgen bij krijgt. Voor kleinere organisaties is het wel een optie.
Telefonie
Denk tot slot ook aan telefonie. Op kantoor heeft een werknemer vaak een eigen nummer en een eigen toestel, thuis niet. In de meeste gevallen staan mensen er niet voor te springen om met hun privénummer voor het werk aan de slag te gaan. Twee telefoons of een dualsim-toestel bieden soelaas, maar zijn eigenlijk niet nodig. Via Voice over IP (VoIP) en het Session Initiation Protocol (SIP) kan je de kantoortelefoon softwarematig naar de werknemer brengen. Zo kan je via een app telefoneren met je laptop of smartphone, zonder dat je daarbij een afzonderlijk toestel of een extra simkaart nodig hebt.
Onderschat het nut van klassieke telefonie niet. Videovergaderingen hebben hun plaats in de nieuwe manier van werken, maar niet ieder telefoongesprek moet plots een videocall worden. Zoom-moeheid is met televergaderingen al een voldoende probleem.
Denk een strategie uit
Het werk na de pandemie vereist in ieder geval dat je de hele IT-strategie van je onderneming goed onder de loep neemt. Iedereen een laptop in de hand duwen en er vervolgens een punt achter zetten, is niet het antwoord. De laptop zal zeker en vast een heel belangrijke plaats innemen en de klassieke desktop heeft voor de meeste scenario’s afgedaan, maar er zijn meer oplossingen. Overweeg of een VDI-omgeving niet past bij jouw bedrijf en vergeet het bestaan van all-in-one-pc’s en mini-pc’s niet. De telewerker heeft niet noodzakelijk de mobielste oplossing nodig, wel een oplossing waarmee hij of zij thuis even productief en comfortabel kan werken als op kantoor.