Sinds de coronapandemie kunnen werkgevers en werknemers vertrouwen op een heleboel ondersteunende economische maatregelen. Hoe bolwerkt de overheid al die nieuwe premies en aanvragen op zo’n korte tijd?
Gesloten of zwaar getroffen sectoren, telewerk, tijdelijke werkloosheid: de pandemie hakt zwaar in op de samenleving. De Belgische overheid besloot vanaf het begin om enerzijds ondersteuning te bieden met maatregelen, en anderzijds digitale tools in te zetten om de toekenning en handhaving in goede banen te leiden. Dat moest wel: de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) zou al het extra werk nooit manueel kunnen verrichten.
Nieuwe maatregelen
“Sinds het begin van de pandemie tot en met vandaag moest de RSZ verschillende steunmaatregelen uitbrengen en in de praktijk toepassen”, verduidelijkt Bart Smets, klantenbeheerder en tussenpersoon voor RSZ en Smals. “Verschillende soorten maatregelen gelden voor verschillende sectoren. Voor werkgevers gaat het bijvoorbeeld over premies, bijdrageverminderingen en uitstel op voorschotten, sociale bijdragen en afbetalingsplannen. Bovendien moeten zij telewerk aangeven. Voor de werknemers werden de regels voor de studentenarbeid versoepeld en waren premies vrijgesteld van de klassieke sociale bijdrage.”
Verschillende van die maatregelen zijn ingrijpend en dringend. Wanneer een onderneming een grote impact ondervindt van de crisis, wil die immers zo snel mogelijk weten of er hulp van de overheid komt.
Veel vragen, snelle antwoorden
“Werkgevers en werknemers worden zwaar getroffen door de crisis”, valt Jérôme Vos, Chain Project Leader bij Smals, bij. “Iedereen zoekt een snel antwoord op prangende vragen.” RSZ en Smals wilden te allen koste vermijden dat de front office van de rijksdienst zou bezwijken onder de vragen van ondernemingen. “We moesten de impact op de mensen beperken”, aldus Vos.
We moesten de impact op de mensen van de front office van de RSZ beperken.
Jérôme Vos, Chain Project Leader Smals
De eerste stap daarin was om informatie online beschikbaar te stellen via het portaal SocialeZekerheid.be en de site van de RSZ. Vervolgens bouwde Smals snel toepassingen waarmee bedrijven zelf konden nakijken of ze recht hadden op bepaalde maatregelen. Vos: “We hebben meteen toepassingen gebouwd en in productie gesteld zodat ze via hun ondernemingsnummer konden nagaan of ze onder de maatregelen vielen of niet.”
Daarbij hoorde meteen een ander soort van toepassing. Wat met organisaties die niet automatisch van bepaalde maatregelen kunnen genieten, maar er waarschijnlijk wel recht op hebben? Daarvoor ontwikkelde Smals een intelligent webformulier, opnieuw met het idee om snel duidelijkheid te verschaffen en de RSZ te ontlasten.
De online applicaties in kwestie zijn allemaal nieuw en op maat van de coronamaatregelen. Ze koppelen back-end-informatie aan nieuwe front-end-toepassingen waar werkgevers snel mee aan de slag kunnen. Toch stonden ze bijna meteen live. Vos: “Voor de eerste maatregelen zat er amper drie weken tussen de vraag van de overheid en de lancering in productie.”
Hergebruik
Smals kon de RSZ zo snel bijstaan met de bouw van nieuwe toepassingen dankzij de focus op een modulair design en hergebruik. “We keken telkens of er iets gelijkaardigs bestond en probeerden zo weinig mogelijk van nul te beginnen. We zetten maximaal in op hergebruik van bouwstenen die al bestaan.” Smals ontwikkelt al een tijdje met re-use in het achterhoofd, en plukt daar sinds de Covid-19-pandemie meer dan ooit de vruchten van.
Voor de eerste maatregelen zat er amper drie weken tussen de vraag van de overheid en de lancering in productie.
Jérôme Vos, Chain Project Leader Smals
“Zonder hergebruik hadden we de toepassingen en aanpassingen niet binnen de voorgestelde termijn kunnen realiseren”, zegt Smets. “Samen met RSZ zijn we telkens onmiddellijk in gang geschoten om maatregelen te bespreken, vaak nog voor de publicatie van het ministerieel besluit. Soms overlegden we met het kabinet om te zien wat er praktisch kon. Bij de precieze afbakening van bepaalde sectoren is het bijvoorbeeld relevant om te zien wat we in de praktijk snel kunnen implementeren.”
Smets gaat verder: “Corona heeft het nut van maximaal hergebruik bewezen. Wanneer we een toepassing moeten uitwerken en de nodige bouwstenen zijn beschikbaar, dan lukt dat in enkele dagen of weken voor een beperkt budget.” Valt de gevraagde functionaliteit daarbuiten, dan duurt het natuurlijk langer. Daarom is het voor Smals belangrijk om projecten vooraf te benaderen met de beschikbare bouwstenen voor hergebruik in het achterhoofd.
Harder zwoegen met de back-end
Niet alles liep even vlot. “Het is een stuk moeilijker om de back-end te veranderen vergeleken met de front-end”, weet Vos. “De front-end-toepassingen die gebruikers zien, zijn slechts de top van de ijsberg. Het echte werk komt daarna. Oudere back-end-toepassingen aanpassen duurt al snel meerdere maanden.” Vos wijst bijvoorbeeld naar systemen waarin de RSZ-bijdragen worden bijgehouden en die automatisch alarm slaan wanneer bepaalde termijnen worden overschreden. “Zulke zaken kan je snel aanpassen, maar het kost meer tijd om ze structureel te implementeren.”
lees ook
Van afspraak tot vaccinbewijs: de digitale pijlers waarop de vaccinatiecampagne steunde
“We hadden de nodige specialisten in huis om ook de back-end aan te passen, maar het was niet eenvoudig. Op termijn moet alles via moderniseringsprojecten vernieuwd worden met maximale aanpasbaarheid en herbruikbaarheid in het achterhoofd.”
De juiste woorden bij de juiste toepassing
De twee experts wijzen er ook nog op dat niet alleen het technische aspect heel belangrijk is, maar ook de exacte verwoordingen en terminologie die gebruikt wordt. “De juiste formulering zoeken heeft veel inspanning gevraagd. Niet alleen de toepassing moest klaar staan, maar ook de begeleidende teksten.”
Dat de toepassingen er zo snel stonden, is het resultaat van een nauwe samenwerking. “We werkten meer agile dan bij een agile project”, lacht Vos. “We waren permanent in gesprek met de RSZ en organiseerden twee tot drie keer per dag vergaderingen met alle spelers. In die begindagen werkte iedereen lange dagen, maar het was crisis en het was fijn om te doen.”
Vandaag staan de nodige toepassingen er en kan Smals ze snel aanpassen wanneer sectoren moeten sluiten, opnieuw opengaan, nieuwe premies verschijnen of de regels rond telewerk nog eens veranderen.
Clusterdetectie
Om clusteranalyse en contactopsporing te ondersteunen, statistieken aan te leveren voor beleidsverantwoordelijken en de naleving van de quarantaineverplichting te controleren, ontwikkelde Smals voor de RSZ zelfs een toepassing waarbij informatie rond besmettingen en PLF’s gecombineerd wordt met persoons- en bedrijfsgegevens. “Dat is erg gevoelige informatie, dus de koppeling gebeurt uitsluitend bij de RSZ binnen het juiste wettelijke kader, met een strikt proportionele impact op de privacy en met de nodige machtigingen”, benadrukt Smets. Het systeem laat onder andere toe om snel in te grijpen wanneer er een besmettingscluster in een bedrijf ontstaat.
lees ook
Hoe RPA-bots een snelle verwerking van tijdelijke werkloosheidsuitkeringen verzorgen
Het hele traject toont aan hoe snel alles kan gaan in tijden van crisis, maar ook welke factoren belangrijk zijn om snelheid mogelijk te maken. Hergebruik is er beslist één van, net als de nauwe samenwerking met alle betrokken partijen. Doordat Smals samen met de RSZ en andere overheidsinstanties snel belangrijke toepassingen in productie kan stellen, vinden bedrijven vandaag snel antwoord op de meeste vragen zonder dat de medewerkers van de RSZ overbelast worden.
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met Smals. Voor meer informatie rond de organisatie kan je hier terecht.