Hoe RPA-bots een snelle verwerking van tijdelijke werkloosheidsuitkeringen verzorgen

Aan de slag met robot-collega's

De coronacrisis zorgde voor een enorme toename in aanvragen voor tijdelijke werkloosheid. De Hulpkas moest tienduizenden dossiers verwerken en tijdig uitbetalen, zodat mensen niet zonder vervangingsinkomen kwamen te zitten. Smals gebruikte RPA om in enkele weken tijd een duurzame oplossing te implementeren.

De Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen (HVW) stond aan het begin van de coronacrisis voor een enorme uitdaging. In mei moesten de ambtenaren van de HVW met de eerste lockdown een stuk meer elektronische aangiften met betrekking tot tijdelijke werkloosheid verwerken: maar liefst 371.000 dossiers extra tegenover mei 2019. In principe moesten alle dossiers manueel gecontroleerd en uitbetaald worden, maar dat was uiteraard geen optie. Een achterstand oplopen kon al evenmin: werknemers, waarvan sommigen financieel al in een precaire situatie zaten, rekenden op hun uitkering.

De gekende planning voor dit project vloog overboord: de Hulpkas had een oplossing nodig in minder dan drie weken.

Koen Aeyels, directeur ICT bij de HVW

De HVW ging op zoek naar een dringende oplossing. “Een normaal overheidsproject doorloopt een uitgebreid traject waarin een plan wordt opgesteld, de situatie wordt geanalyseerd, software wordt ontwikkeld, getest en dan pas uitgerold”, zegt Koen Aeyels, directeur ICT bij de HVW. “De gekende planning voor dit project vloog overboord: de Hulpkas had een oplossing nodig in minder dan drie weken.”

Technologie in opmars

Robotic Process Automation (RPA) bleek de ideale oplossing. RPA wint als technologie steeds meer aan belang. Uit onderzoek van Beltug blijkt dat RPA hoog op het prioriteitenlijstje staat bij Belgische ondernemingen. Ook in de Cloud Top 100 van Forbes maakt de technologie een steile opmars. Smals Research had in anticipatie de haalbaarheid en inzetbaarheid van RPA vorig jaar al onderzocht en had dus de nodige knowhow in huis. Dat is belangrijk, aangezien de technologie nog maar enkele jaren echt volwassen is en onze overheid er nog geen noemenswaardige praktische ervaring mee heeft.

Ter opfrissing: RPA is een technologie die repetitieve digitale taken van mensen kan overnemen. Softwarebots leren de taken van hun menselijke collega’s en voeren die automatisch uit. RPA-bots maken gebruik van dezelfde software en grafische interface als mensen. Enkel de bediening van de programma’s wordt dus geautomatiseerd, waardoor er geen aanpassing van de achterliggende programma’s nodig is.

RPA is ideaal om repetitieve taken over te nemen, maar kan zelf geen belangrijke beslissing maken. De HVW koos daarom om de beoordeling van de aanvragen voor tijdelijke werkloosheid aan de werknemers te geven. Naomi Moreels, Adjunct Business Support bij de HVW: “De RPA-technologie moet instaan voor de uitbetaling van de goedgekeurde dossiers.”

Snelle implementatie

Voor de snelle implementatie legde een business analist van de HVW aan een onderzoeker van Smals uit hoe de relevante software precies werkt en wat het uitbetalingsproces inhoudt. Smals leerde die workflow vervolgens aan RPA-bots van RPA-specialist UiPath aan. UiPath stelde kosteloos licenties voor de software ter beschikking. Dat deed het bedrijf in een poging de overheid bij te staan in de strijd tegen de coronacrisis. Tot eind september hoefde de HVW dus niet te betalen voor de software.

Tot eind september hoefde de HVW niet te betalen voor de software.

De bots zelf draaien op virtuele machines geïnstalleerd bij de HVW. “Op 18 mei startte Smals met de ontwikkeling van de RPA-bots, op 27 mei waren de eerste bots al operationeel”, herinnert Koen Vanderkimpen, onderzoeker bij Smals Research, zich.” Op het hoogtepunt van de crisis draaiden er tien bots. Eén enkele softwarebot kan ongeveer 5.000 betalingen per dag uitvoeren.”

AI-supercollega’s

Voor de werknemers van de HVW zijn de bots digitale supercollega’s die het repetitieve werk uit hun handen nemen. Zo kunnen ze zich focussen op belangrijkere en meer uitdagende taken die meer voldoening geven. Daarmee ervaart de HVW uit eerste hand de aantrekkingskracht van RPA. Vandaag moeten tal van bedrijven digitaler werken en moet er steeds naar efficiëntiewinsten worden gezocht. RPA zorgt voor digitale werkkrachten die de saaie jobs voor hun rekening nemen. “De bots slapen bovendien nooit en maken geen menselijke fouten, hoewel bugs in een eerste fase nooit helemaal uitgesloten zijn.”

lees ook

Snel en betaalbaar automatiseren in tijden van crisis: de kracht van RPA

“RPA wordt vaak gezien als een vorm van artificiële intelligentie”, verduidelijkt Paul Stijfhals, teamleader van Smals Research, nog. “Dat betekent dus dat we de GDPR strikt moeten toepassen. De bots baseren zich exclusief op informatie die ze krijgen van hun menselijke collega’s, die te allen tijde de controle behouden.”

222 gewonnen mandagen

Dankzij de bots van UiPath werden de betalingen van tijdelijke werkloosheid door de coronacrisis op tijd verwerkt. Op minder dan vier maanden tijd voerden de RPA-assistenten 668.000 betalingen uit. Dat komt volgens de HVW overeen met 222 dagen aan repetitief werk. De programmatie en implementatie van de oplossing kostte ter vergelijking amper 15 dagen de tijd. De resultaten volstonden ruimschoots voor Smals en de HVW om de Rendabiliteitsprijs van Agoria voor de eGov-awards in de wacht te slepen.

Momenteel is de druk bij de Hulpkas minder groot, dus draaide de IT-afdeling het aantal operationele bots terug. RPA-instances kan je immers schalen al naargelang de nood, zolang je tenminste de nodige licenties hebt. Verder heb je natuurlijk de nodige virtuele machines nodig, maar die hoeven niet krachtiger te zijn dan de hardware waarmee een klassieke werknemer aan de slag gaat.

De HVW plant om de bots ook in de toekomst te gebruiken om routineus werk te ondersteunen. Zo zorgt het snelle werk van de Hulpkas samen met Smals, UiPath en leverancier Roborana ook op lange termijn voor een efficiëntiewinst binnen de overheidsinstelling. Smals doet bovendien extra ervaring op die in de toekomst nuttig kan zijn om andere diensten een boost te geven.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home