Eén keer bouwen, vele keren gebruiken: ICT-organisatie Smals probeert hergebruik van softwarecomponenten voor toepassingen en diensten diep in zijn cultuur te integreren. De resultaten, en miljoenenbesparingen, blijven niet uit. Meer daarover op 21 oktober tijdens het allereerste webinar over software-hergebruik.
Twee belangrijke factoren drijven de verschuiving naar hergebruik bij Smals. De ICT-provider voor de overheidsinstellingen van de Sociale Zekerheid wordt geconfronteerd met alsmaar meer projecten met snellere doorlooptijden, gekoppeld aan budgettaire beperkingen bij de leden. “Hoewel de opdrachten van de instellingen van de sociale zekerheid vaak inhoudelijk verschillend zijn, zien we toch een heel aantal gelijkaardige zaken”, vertelt Karel Van Eeckhoutte, Business Unit Manager bij Smals. “Instellingen moeten communiceren met burgers of ondernemingen, ze moeten informatie capteren en verwerken, ze werken via het only once-principe waarbij data slechts één keer gevraagd wordt…” In digitale toepassingen of diensten bestaan er dus componenten die geregeld terugkomen.
“Dat wisten we voor 2018 al”, gaat Van Eeckhoutte verder. “Ontwikkelaars probeerden efficiënt tewerk te gaan door componenten te hergebruiken, maar dat gebeurde doorgaans op basis van toevallige ad hoc-contacten. Er was geen structuur om relevante componenten zichtbaar te maken.”
Vol voor hergebruik
Dat veranderde in 2018. Toen trok Smals voluit de kaart van hergebruik. “We beslisten om ReUse op de kaart te zetten aan de hand van een visie met vier pijlers en een duidelijke strategische visie. Dankzij de reeds aanwezige basis voor hergebruik ging de implementatie snel”, weet Van Eeckhoutte. Door hergebruik officieel te omarmen, wilde Smals doorlooptijden van projecten versnellen en in één klap ook besparen. De vier pijlers illustreren waar Smals precies heen wil:
- Het opstellen van een software ReUse-catalogus
- De integratie van hergebruik in de projectwerking
- De kracht van netwerken inzetten
- De uitwerking van een cultuur van hergebruik
Overzicht via catalogus
“Als je niet weet welke componenten al bestaan, dan kan je ze niet hergebruiken”, licht Van Eeckhoutte toe. “De ReUse-catalogus verzamelt alle componenten die hergebruikt kunnen worden.” De huidige catalogus bevat componenten beschreven in begrijpbare taal. “Door op een verstaanbare manier toe te lichten wat een component precies aanbiedt, kunnen naast ontwikkelaars ook derde partijen en business users zien wat al bestaat.”
Door op een verstaanbare manier toe te lichten wat een component precies aanbiedt, kunnen naast ontwikkelaars ook derde partijen en business users zien wat al bestaat.
Karel Van Eeckhoutte, Business Unit Manager bij Smals
De catalogus is momenteel opgesplitst in verschillende categorieën om navigatie te vereenvoudigen. “Zo is er beveiliging, communicatie, authentieke bronnen, dossierbeheer… Bij ieder component hoort een contact dat je kan contacteren voor meer informatie rond eventuele integratie.” De catalogus bevat momenteel een honderdtal componenten, verdeeld over de verschillende categorieën en is voor iedereen toegankelijk.
Integratie in projectmethodologie
De catalogus is de fundering waarop Smals verder bouwt. De organisatie maakte er vervolgens werk van om hergebruik in te passen in de projectmethodologie. Van Eeckhoutte licht toe: “Van bij de start van een nieuw project of initiatief onderzoeken we meteen of hergebruik mogelijk is. Hoe vroeger we dat weten, hoe beter. De catalogus geeft niet alleen een indicatie van herbruikbare componenten, maar toont ook welke besparing hergebruik met zich mee brengt.”
Dat maakt het volgens Van Eeckhoutte eenvoudiger om een bepaalde architectuur te kiezen boven een andere: “Je kan meteen zien hoeveel efficiënter een scenario met hergebruik is en hoeveel het bespaart.” Zo halen plannen die hergebruik omarmen het al snel van alternatieven.
“Een ReUse competency center staat de project teams bij in hun zoektocht naar ReUse. Ze brengen het project team in contact met teams die componenten aanbieden, en bewaken het generiek karakter van nieuw op te bouwen herbruikbare componenten. Eens het project ten einde is, wordt geëvalueerd in welke mate hergebruik heeft bijgedragen tot een vlotte realisatie van het project.” Het hele team is dus doorheen de volledige levenscyclus van een project bezig met ReUse.
Samenwerking en cultuur
Smals werkt als ICT-organisatie voor de overheidsinstellingen van de Sociale Zekerheid nauw samen met zijn partners en probeert hen mee op de ReUse-kar te krijgen. “We organiseren overlegmomenten met onze leden waar we binnen bepaalde domeinen onderzoeken waar we aan hergebruik kunnen doen. Door overkoepelend over klanten heen te werken, vinden we cases die op korte termijn een grote meerwaarde betekenen.”
Aanvankelijk groeide ReUse als beweging van onderen uit, maar intussen staat hergebruik ook top down op de kaart.
Karel Van Eeckhoutte, Business Unit Manager bij Smals
Op termijn wil Smals dat hergebruik de norm wordt voor de eigen organisatie en een bron van inspiratie voor de leden. “Het moet een automatische reflex zijn bij onze medewerkers”, vindt Van Eeckhoutte. Hij merkt dat er vandaag al in de wandelgangen spontaan over gepraat wordt. Met het oog op de toekomst wil Smals zich richten op hergebruik van API’s en herbruikbare producten. “We denken intussen strategisch na over hergebruik. Aanvankelijk groeide ReUse als beweging van onderen uit, maar intussen staat hergebruik ook top down op de kaart.
Flinke besparing
De focus werpt zijn vruchten af. Dankzij hergebruik kon Smals tijdens de coronacrisis bliksemsnel schakelen. Een toepassing waarmee bedrijven uitstel voor hun RSZ-bijdragen konden aanvragen tijdens de lockdown, werd in amper een week in elkaar gebokst met dank aan verschillende hergebruikbare componenten. Snelheid is slechts één aspect. “In 2020 alleen konden we dankzij hergebruik 13 miljoen euro besparen”, weet Van Eeckhoutte.
Smals hoopt nu om hergebruik pro-actiever in te zetten. Voorlopig bouwen ontwikkelaars componenten voor projecten en delen ze die in de catalogus wanneer hergebruik mogelijk is. Van Eeckhoutte verwacht dat medewerkers van verschillende diensten in de toekomst zullen samenzitten om vooraf te bekijken welke componenten in de toekomst relevant kunnen zijn. “Generieke componenten bouwen is misschien iets duurder, maar zodra je het enkele keren kan inzetten recupereer je de investering.” In een ideaal scenario dragen verschillende departementen samen bij aan breed bruikbare componenten, waarmee ze dan achteraf aan de slag kunnen in hun eigen projecten.
Toekomstplannen
Van Eeckhoutte maakt zich nog enkele bedenkingen. ”Naarmate instellingen meer componenten met elkaar gaan delen, zal er een behoefte ontstaan om generieke producten op te zetten die kernfunctionaliteiten aanbieden die door meerdere instellingen kunnen worden ingezet (al dan niet op een gemeenschappelijke infrastructuur). Deze producten kunnen “geïnstalleerd” worden aan de hand van configuratie (geen zware ontwikkelingen) en bevatten de nodige API’s om te kunnen koppelen met andere modules binnen de organisatie.
Naarmate instellingen meer componenten met elkaar gaan delen, zal er een behoefte ontstaan om generieke producten op te zetten.
Karel Van Eeckhoutte, Business Unit Manager bij Smals
Het ontwikkelen van een gedeelde visie over de instellingen heen omtrent het ontwikkelen en promoten van API’s en een strategie om deze te bereiken, is een uitdaging voor de toekomst.
Vraag jezelf niet alleen af “Welke diensten en gegevens heb ik nodig in mijn project / instelling”, maar denk ook na over “Wat kan ik de Overheids API Economy bieden ten voordele van iedereen, zowel instellingen als burgers?”
Besparingen bij de overheid blijven een actueel thema en het belang van een snelle time-to-market groeit ook. Hergebruik bij Smals zal enkel aan belang winnen. De organisatie neemt daarbij een pioniersrol binnen de overheid op zich, al wordt hergebruik bij andere overheidsorganisaties populairder.
Dit is een commerciële bijdrage in samenwerking met Smals. Voor meer informatie rond hun diensten kan je hier terecht.