Het IT-departement ten dienste van het KMSKA verzet met weinig mensen een titanenwerk op het tempo van tentoonstellingen en evenementen, terwijl kritieke infrastructuur te allen tijde beschikbaar moet zijn. Chantal Lefeber, Hoofd IT bij het KMSKA, lijkt er alleen maar enthousiaster van te worden. Waar anders kan je een passie voor kunst en IT combineren?
Het vernieuwde KMSKA biedt een uitgebreide en gestroomlijnde ervaring voor fysieke maar ook digitale bezoekers. Achter het klassieke gebouw schuilt een modern museum met actuele IT-infrastructuur. Die infrastructuur ondersteunt zowel bezoekers als onderzoekers en werknemers. Achter de knoppen schuilt een gepassioneerd team van drie mensen, aangestuurd door Chantal Lefeber, Hoofd IT.
ITdaily: “Hoe ziet de IT-omgeving waarvoor je verantwoordelijk bent eruit?”
Lefeber: “Het KMSKA vertrouwt op een hybride infrastructuur. Om de controle over cruciale systemen te behouden, draaien we een groot stuk on-premises. We hebben een collectie- en registratiesysteem met daarin ongeveer 8.000 objecten. We houden alles bij wat je daarover wil weten, waaronder de verzekeringswaarde, de standplaats, of een werk gerestaureerd wordt.”
“De collectie is in hoge resolutie gefotografeerd. Veertig tot vijftig gigabyte per foto is geen uitzondering. Als ze niet door auteursrecht beschermd zijn, presenteren we die beelden via een publieke website en app. Ook onderzoekers gebruiken ze.”
“Alle data komen vanuit verschillende systemen samen in één datahub, die gelinkt is aan onze eigen applicaties maar ook externe toepassingen zoals die van de Vlaamse kunstcollectie. Mensen zouden onze beelden voor allerhande creatieve zaken kunnen gebruiken, zoals om sokken te maken (lacht).”
lees ook
KMSKA: waar netwerk en IT geen museumstukken zijn
“Daarnaast hebben we een heleboel sofwaresuites, zoals een CRM-oplossing of Microsoft Office. Verder zorgen we ervoor dat onze 150 medewerkers toegang hebben tot de nodige tools. Niet iedereen heeft een laptop. Medewerkers in de zaal krijgen bijvoorbeeld een telefoon met daarop Teams, walkietalkie-functionaliteit. Voor hen zijn er enkele vaste pc’s waarop ze kunnen inloggen. Anderen hebben wel laptops. En dan is er nog de netwerkinfrastructuur doorheen het museum zelf.”
Wat zijn je belangrijkste prioriteiten op dit moment?
Lefeber: “Zoveel (lacht). Dit jaar is het Ensor-jaar. Eind september openen we een tentoonstelling in dat thema. Het afgelopen jaar lag de focus op de ontsluiting van de collectie naar het grote publiek, nu zijn we bezig met het onderzoeksmateriaal. Tegen september moeten publiek en academici aan de slag kunnen met materiaal zoals tekst, foto’s, microscopisch onderzoek, radiografieën en meer. We jagen ons af om dat klaar te krijgen.”
“Terwijl moeten we af van onze ouderwetse mappenstructuur. Daar werken we sinds jaar en dag mee, maar we moeten voldoen aan de Vlaamse vereisten voor een serieregister. Alle data moeten geclassificeerd worden. Vorig jaar zijn we een informatiebeheersplan gestart, dat we nu moeten concretiseren. Na de tentoonstelling in het najaar start één afdeling met een pilootproject met de nieuwe structuur. Ik denk dat die afdeling tegen eind december overgestapt zal zijn. Maar iedereen zegt dat ik weer te optimistisch ben.”
Begrijpt de rest van het museum die prioriteiten voldoende? Zit iedereen op één lijn?
Lefeber: “Er wordt hard aan gewerkt! Ikzelf probeer ons als IT-team duidelijk te positioneren binnen het KMSKA. We kunnen over veel zaken mee nadenken, maar te vaak vergeten mensen dat ze bepaalde dingen gewoon aan ons kunnen vragen. We zetten veel stappen in de goede richting. Ik praat met iedereen, en moei mij waar ik kan (grinnikt).”
“Ik organiseer initiatieven om de samenwerking te verbeteren. Dit jaar is onze belangrijkste tool een taskforce voor de CRM-implementatie. Eén keer per maand lassen we een moment in van maximaal een uur waarin één iemand van ieder team aanwezig moet zijn. Het maakt me niet uit wie, maar de aanwezige moet achteraf de boodschap doorgeven. In dat uur bekijken we één onderwerp en onderzoeken we de impact voor de teams. Op het einde hakken we concrete knopen door.”
“Mensen zijn daar enthousiast over. Ze voelen zich betrokken en de aanpak zorgt ervoor dat de IT werkt voor hen. Bovendien horen aanwezigen van elkaar en delen ze ideeën. We gebruiken zo’n taskforces nu ook voor ticketing en de website. Ikzelf droom van een digitale werkgroep over het hele museum. Een bredere taskforce over alles wat digitaal is, die projecten kan trekken op basis van feedback uit de hele organisatie.”
Iedereen moet vrouw-uren investeren, maar ook de teams hebben het druk.
Chantal Lefeber, Hoofd IT KMSKA
“Niet alles loopt even vlot. Voor de overschakeling van de mappenstructuur kunnen we als IT niet verder zonder samenwerking met de teams. Wij kunnen niet bepalen wat belangrijk is en wat niet. Iedereen moet vrouw-uren investeren, maar ook de teams hebben het druk. Jaja, ’t is goed, ik vind het wel terug, hoor ik dan al eens zeggen. Maar dat is niet zo natuurlijk.”
“Tegenover de directie werk ik redelijk autonoom. IT stemt natuurlijk wel af, maar voor technische beslissingen signaleer ik vooral welke weg we gaan inslaan en welke impact dat heeft.”
Heeft je afdeling dan toegang tot voldoende mensen en middelen om die uiteenlopende uitdagingen tot een goed einde te brengen?
Lefeber: “We werken in de culturele sector, daar zijn sowieso niet heel veel mensen en middelen. We blijven met weinig onze plan trekken, maar het is wat het is. Jaarlijks worden de budgetten voorgesteld. Het KMSKA is onderhevig aan de wet op overheidsopdrachten. We moeten dus onderzoeken of er al raamcontracten zijn en anders een aanbesteding uitwerken. Dat gaat via de raad van bestuur.”
“Het KMSKA genereert ook zelf middelen naast de dotatie van de overheid via tickets en business development. Het feit blijft dat we heel veel werk hebben. Het voltijdse team telt drie mensen, bijgestaan door een stagiaire die twee dagen per week meehelpt. Dat is een topkerel, en een echte hulp. Eigenlijk zijn we dus met 3,5 (lacht).”
Ik heb echt straffe kerels of madammen nodig: iemand die alles kan, met een doorgedreven expertise.
Chantal Lefeber, Hoofd IT KMSKA
“De juiste mensen vinden, is wel moeilijk. Ik heb echt straffe kerels of madammen nodig: iemand die alles kan, met een doorgedreven expertise. Zo gebruiken we veel Linux omdat het heel stabiel is, maar ook omdat het niets kost. Daar heeft iedereen een diepe kennis van nodig. Langs de andere kant kunnen we ook veel bieden. Hier is altijd wel iets aan de gang, met veel activiteiten, podiumkunst, tijdelijke tentoonstellingen. Als je van cultuur en IT houdt, moet je hier zijn.”
Zit de toekomst van de IT-omgeving van het KMSKA in de cloud, on-premises of in een combinatie daarvan?
Lefeber: “Tijdens de rennovatie van het KMSKA zaten we in een luxepositie. We konden tien jaar lang nadenken over een plan van aanpak. Zouden we naar de cloud gaan, wat toen een populair verkoopwoord was? Of niet? We berekenden de kosten en ontdekten snel dat we niet persé goedkoper af zouden zijn in de cloud. De prijs was geen doorslaggevende factor in onze beslissing, dus zetten we alle voor- en nadelen tijdens een onderzoek van een half jaar tegenover elkaar.”
“De conclusie was duidelijk: we hanteren een hybride aanpak waar we voor een groot stuk vertrouwen op on-premises infrastructuur, omwille van de stabiliteit en de controle die we erover hebben. Onze cruciale systemen zoals het collectie- en registratiesysteem dat alle gegevens over de kunstwerken bevat, moet altijd beschikbaar zijn. Het risico van een internet-uitval is te groot. In het geval van een ramp moeten we meteen kunnen zien welke kunstwerken er eerst mee naar buiten moeten.”
In het geval van een ramp moeten we meteen kunnen zien welke kunstwerken er eerst mee naar buiten moeten.
Chantal Lefeber, Hoofd IT KMSKA
“Daarnaast stelden we vast dat de hogeresolutiebeelden van de collectie vlotter beschikbaar zijn voor gebruikers en onderzoekers via een on-premises oplossing. We hebben een MER (serverruimte, nvdr.) onder het museum met een tiental servers.”
“Voor andere minder kritieke toepassingen, zoals ons CRM- en Office-pakket, kiezen we wel voor de cloud. Daar biedt de cloud meer schaalbaarheid en is het eenvoudiger om innovaties op de voet te volgen.”
Welke impact heeft nakende regelgevingen zoals NIS2 op het IT-beleid?
Lefeber: “Moeten we daarvan wakker liggen? Die vraag stellen we ons nog. We wachten een beetje af. De Belgische wetgeving heeft nog geen vorm en het is onduidelijk of wij mee in NIS2 zijn opgenomen. Overheidsdiensten vallen eronder, maar zijn dat puur agentschappen die met de burger bezig zijn? Het KMSKA is een verzelfstandigde VZW, dus wanneer het zover is, willen we ons juridisch laten bijstaan over wat we moeten doen. Ik ben wel bezorgd voor het geval we er onder vallen. Dat zal extra werk kosten om alles na te kijken.”
“We zijn voor alle duidelijkheid wel heel fel met beveiliging bezig, dus ik maak me geen grote zorgen om de implementatie. Het probleem zal eerder zijn dat we moeten aantonen dat we in overeenstemming zijn. Met wie moet ik dat allemaal oplossen?”
Hoe gaat het KMSKA om met de AI-hype?
Lefeber: “Tijdens de Krasse Koppen-tentoonstelling hebben we met Stable Diffusion een tool ontwikkeld waarmee bezoekers hun eigen krasse kop konden maken. Er zijn zo 15.000 afbeeldingen gemaakt. Dat was ons eerste probeersel.”
“Daarnaast vindt er momenteel een restauratie plaats van de Tronende Madonna van Rubens, in de zaal zelf. We merken dat de restoratoren heel vaak worden aangesproken en gestoord door publiek voor diverse vragen, waaronder de locatie van het toilet. We onderzoeken of AI daarbij kan helpen en kijken naar oplossingen in andere musea. Concreet bekijkt onze stagiair in een afgebakend project een spraak-naar-tekst-naar-AI-naar-tekst-naar-spraak-oplossing, zodat bezoekers hun vragen aan een AI kunnen stellen. Dat is weer een project erbij, maar het is ook leuk.”
We onderzoeken wat ChatGPT of Copilot kunnen betekenen voor onze dagelijkse werking.
Chantal Lefeber, Hoofd IT KMSKA
“Verder onderzoeken we wat ChatGPT of Copilot kunnen betekenen voor onze dagelijkse werking, maar die tests beperken we tot het IT-departement. Anders wil morgen iedereen toegang hebben. We onderzoeken de veiligheid, hoeveel toegang we moeten geven en hoe betrouwbaar de resultaten zijn. Helaas zijn beide oplossingen veel duurder dan gehoopt, zelfs onder een educatieve licentie, dus het moet wel echt de moeite zijn voor we investeren.”
“Tot slot gebruiken we AI om een collectie van ongeveer 600 brieven van en naar Ensor te digitaliseren. Momenteel kan AI die brieven met 95 procent nauwkeurigheid lezen, maar we krijgen het moeilijk beter. Het is de bedoeling om uiteindelijk tot xml-data te komen die we kunnen vertalen en ontsluiten.”
Welke belangrijke trends volg je tot slot nog op met het oog op de komende drie jaar?
Lefeber: “In de culturele sector is digitale inclusiviteit een belangrijke trend. Daar zitten we echt bovenop. Dat betekent ook dat wanneer we nieuwe digitale toepassingen ontwikkelen, we daar heel sterk rekening mee houden. We zijn een museum voor iedereen, alles wat we doen moet voor een breed publiek beschikbaar zijn.”