Het verhogen van het welzijn en de productiviteit van werknemers gebeurt niet enkel met een lekkere taart of een gratis PlayStation 5. Kwantitatieve data kwalitatief maken via KPI’s werkt, maar hoe verwerk je de informatie in een tool zonder dat het een spelletje wordt? EASI ging de uitdaging aan met Spoom.
Employee engagement: het is een sleutelbegrip dat vandaag niet langer enkel binnen de HR-dienst wordt gebruikt. Door het coronavirus en de verplichte thuiswerksituatie heeft iedereen zich moeten heruitvinden, van afdelingshoofden over management tot de CEO. Het resultaat is dat iedereen zich inleest en voor de quick wins gaat: een verrassingspakket opsturen, mooie thuiswerk-hardware leveren, allemaal eenvoudige zaken om snel impact te hebben.
Daar is volgens Jonas Herinckx van EASI niet mis mee, maar dat mag niet het enige zijn. “Het is belangrijk dat elke werknemer kan uitdrukken hoe hij of zij zich voelt. Daarom definieer je de waardes van het bedrijf: wie zijn we en waar staan we voor? Definieer een strategie en vraag aan de werknemers of ze die waardes volgen. Het resultaat daarvan is een dynamiek met een gezamenlijk doel, kwantitatieve data halen en kwalitatief maken.”
Overname van PIT Business
In theorie klinkt dat logisch, maar zoiets in een tool verwerken zonder dat het een spelletje wordt, is niet eenvoudig. Met de overname van PIT Business kreeg EASI vorig jaar een belangrijke BI-tool in handen rond employee engagement. Die heeft het verder gefinetuned en wordt nu onder de noemer Spoom op de markt gebracht. De belangrijkste vernieuwingen zijn de modernisering van de app en nieuwe functionaliteiten om eenvoudiger een strategie te plannen. Alles steunt volgens Herinckx op drie pijlers:
- Het volledige werkluik
- Een werk-privé-balans
- Werknemers een avontuur bezorgen
Volgens hem mikken bedrijven vandaag te vaak op eenzijdige KPI’s om winst te maken, zonder naar het grotere beeld te kijken. “Resultaat van die werkmethode: medewerkers vertrekken na drie jaar en de hele cyclus herhaalt zich opnieuw. Met een tool als Spoom kan je jezelf als bedrijf de juiste vragen stellen. Hoe gaat het met de medewerkers? Welke acties moeten we opzetten om hoger in te zetten? Beter presterende medewerkers resulteren in meer winst; in die flow wil je zitten.”
Strategy maps als sleutel
Hoe magisch Spoom ook wil klinken, alles begint met een juiste zelfreflectie als bedrijf. Welke vragen stelt het management zich? Op welke manier wil je verbeteren? Veel zaken kunnen kwantitatief, maar ook kwalitatief. Spoom werkt met zogenaamde strategy maps waarin KPI’s worden neergepoot.
Herinckx begint bij het begin: “Het bestuur, management, verantwoordelijken, iedereen pent een resem KPI’s neer die het bedrijf definiëren. Plak daar ook persoonlijke ervaring bij uit eigen achtergrond of geleerd bij de concurrentie. Stop die in een strategy map en link daar de juiste mensen.”
Die laatste stap is cruciaal volgens EASI om iedereen op de werkvloer duidelijkheid te geven over waar hij of zij tot bijdraagt. Het heeft een rechtstreekse impact op de visie van het bedrijf. De volgende stap is om die KPI’s te koppelen aan een visualisatietool en een scorekaart.
Spoom is geen politieagent
Een scorekaart geeft al snel een ‘Big Brother’-gevoel, maar dat is helemaal niet zo bij Spoom. Het is volgens Herinckx belangrijk om te benadrukken dat de tool enkel focust op high-end projecten die bijdragen tot de strategie. “Een tellertje bijhouden dat je 50 keer moet bellen per dag of 200 e-mails moet versturen, is niet de bedoeling. Spoom is geen politieagent die je op de vingers zal slaan. Beter samenwerken en elkaar tijdig de hand uitreiken is het belangrijkste doel.”
De tool verzamelt alle KPI’s binnen het bedrijf, over alle teams heen. Zo krijg je een objectief, tastbaar resultaat dat werknemers engageert. Je kan statistieken zien hoe goed je team het doet of waar jij als werknemer deel van uitmaakt. “Je wil dat iedereen iets kan bijdragen aan de strategie en het resultaat van het bedrijf. Met Spoom kan je silo’s doorbreken en transparant over de hele organisatie tonen waar elke afdeling mee bezig is en welke KPI’s belangrijk zijn.”
Met Spoom kan je silo’s doorbreken en transparant over de hele organisatie tonen waar elke afdeling mee bezig is en welke KPI’s belangrijk zijn.
Jonas Herinckx van EASI
Er zit ook de nodige AI in Spoom verwerkt om preventief in te grijpen voor er iets gebeurt. Zulk risicomanagement is mogelijk omdat cijfers context bevatten. Je kan opmerkingen geven en achterliggende redenen geven voor een cijfer. Hiermee maakt Spoom het verschil met concurrerende oplossingen als PowerBI of EMAsphere. “Het allerbelangrijkste is het gezamenlijk behalen van een hoofddoel. Je kan daarna blijven groeien als organisatie door silo’s te voorkomen en continu de strategie te finetunen. Het doel is om mensen in beweging te krijgen en te houden met de juiste dynamiek.”
Data uniformiseren
Wanneer je bovenstaande leest en onmiddellijk denkt aan de interne BI-tool die je bedrijf vandaag al draait, dan is dat logisch. Spoom vindt hier niet het warm water opnieuw uit. De reden waarom het bestaat, is omdat het alle data uniformeert binnen een bedrijf.
lees ook
EASI kent boerenjaar in 2020 en richt vizier op Luxemburg en Nederland
“Veel bedrijven starten met een BI-tool, maar elk team heeft zijn eigen aanpak en soms zelfs zijn eigen tools. Niemand is eigenaar van de totale dataset omwille van de verschillende silo’s, terwijl die wel interessant is voor het bedrijf”, benadrukt Herinckx. “Door met zogenaamde strategy maps te werken en andere zaken in Spoom, uniformiseren we alles en spreken we een duidelijk kader af zodat elk onderdeel van het bedrijf weet wat het is.”
Een goede tool is één, maar zonder controle na oplevering kan iets al snel chaos geven. EASI biedt daarom een extra service waarbij het bedrijven opvolgt om niet alleen de tool efficiënt te houden, maar ook om de strategie te bekijken met bijhorende KPI’s. Spoom heeft bijvoorbeeld risicoanalyses ingebakken die EASI kan inkijken om te zoeken naar verbeterpunten.
Gelijk en toch uniek
Een tool als Spoom is niet voor elk bedrijf geschikt. EASI benadrukt dat het met deze oplossing mikt op grotere bedrijven met minimum 250 werknemers. Kleinere bedrijven die een explosieve groei meemaken, kunnen ook interessant zijn. “In feite kunnen we elk bedrijf helpen waar er een kloof ontstaat tussen management en de werkvloer omwille van snelle groei”, aldus Herinckx.
In feite kunnen we elk bedrijf helpen waar er een kloof ontstaat tussen management en de werkvloer omwille van snelle groei
Jonas Herinckx van EASI
De concurrentie binnen Strategic Execution Management (SEM) is uitdagend. EASI maakt zich echter sterk dat hun tool verder kijkt dan de basis. Zo denkt het ook mee rond nieuwe producten, ideeën, projecten, consultants en rekrutering. “Het is belangrijk voor elk bedrijf dat werknemers aan het verhaal bijdragen. Het management moet er dan weer voor zorgen dat werknemers gemotiveerd blijven. Die delicate balans helpen we bewaken met Spoom.”
Dit is een redactionele bijdrage in samenwerking met EASI. Voor meer informatie rond hun Spoom kan je hier terecht.