ERP-implementaties moeten geleidelijk aan gebeuren. Alles in keer veranderen gaat niet. Daarbijkomend zijn een goede opvolging in de vorm van project management en training van je werknemers cruciaal. Dany De Budt heeft al meer dan 41 jaar ervaring bij grote data- en technologiebedrijven. Hij legt zijn visie uit over ERP-implementaties, welke valkuilen er zich voordoen en waarom een gefaseerde aanpak de slaagkans immens vergroot.
Enterprise Resource Planning (ERP) speelt een belangrijke rol in de digitalisering van bedrijven. Toch faalt bijna de helft van alle ERP-implementaties. Volgens Dany De Budt, Managing Director bij Priority Software, komt dit door een aantal redenen.
Hij heeft een eigen visie op ERP die indruist tegen die van de grote ERP-spelers. “Organisaties zijn niet klaar om alles om te gooien. Daarom passen wij onze ERP-oplossingen aan de bestaande bedrijfsprocessen aan, in plaats van andersom.”
Aanpak in fases
Veel bedrijven kiezen nog steeds voor een ‘Big Bang’-implementatie, waarbij het hele systeem in één keer wordt aangepast. Dat leidt vaak tot problemen. “Uit cijfers van Gartner blijkt dat ongeveer 45 procent van de wereldwijde ERP-implementaties faalt,” zegt De Budt. “Dat komt omdat bedrijven onderschatten hoeveel impact zo’n verandering heeft.”
Priority Software kiest daarom voor een stapsgewijze aanpak. Eerst wordt het systeem afgestemd op bestaande processen, daarna wordt gekeken naar verdere optimalisatie. “Na zes maanden tot een jaar zien klanten waar verbeteringen mogelijk zijn en kunnen we samen de volgende stappen zetten.”
Deze manier van werken voorkomt dat medewerkers de plotselinge veranderingen niet aan kunnen. “Ik was vorige week nog bij een klant die alles in één keer wilde aanpassen en nu, twaalf maanden later, is hij vastgelopen,” vertelt De Budt. “Zijn organisatie was nog niet klaar om zowel het bedrijf als de processen én de implementatie tegelijk te veranderen.”
Flexibiliteit is cruciaal
De Budt merkt op dat bedrijven ERP-oplossingen vaak evalueren na zes tot twaalf maanden. “In die eerste periode ontdekken klanten wat efficiënter kan en wat beter geautomatiseerd kan worden. Dan gaan we samen de volgende fase in.”
Flexibiliteit betekent echter niet dat alles zomaar kan. “Als een klant ziet dat alles mogelijk is, bestaat het risico dat hij gaandeweg steeds nieuwe wensen toevoegt, wat kan leiden tot vertragingen en het overschrijden van budgetten,” waarschuwt De Budt. Een strakke afbakening van de wensen, duidelijke prioriteiten en goed projectmanagement zijn daarom cruciaal voor een succesvolle implementatie.
De rol van veranderingsmanagement
Een ERP-implementatie betekent meer dan alleen nieuwe software. Het is een continu veranderingsproces. Dat betekent dat bedrijven niet alleen kijken naar de implementatie zelf, maar ook naar de impact op werknemers. Training en begeleiding zijn nodig om die verandering in hun dagelijkse werkwijze te integreren. “Een succesvolle ERP-implementatie staat of valt met hoe goed medewerkers de nieuwe manier van werken accepteren en gebruiken.”
lees ook
Overstap naar nieuw ERP-systeem bezorgt bedrijven angstzweet
Daarom kunnen organisaties werknemers best al zo vroeg mogelijk betrekken bij het proces. Duidelijke communicatie helpt om onzekerheden weg te nemen en de voordelen van de nieuwe software duidelijk te maken. De Budt: “Het wordt vaak onderschat, maar werknemers voelen zich vaak bedreigd. Ze denken: mijn taak wordt geautomatiseerd, wat blijft er voor mij over?”
Een gefaseerde implementatie helpt hier ook: werknemers kunnen wennen aan de veranderingen en hebben tijd om zich aan te passen. “Het is vaak beter om eerst een werkbare oplossing te voorzien, en die stapsgewijs uit te beiden.”
Toekomstvisie
ERP-systemen hebben een levensduur van tien tot vijftien jaar. Dat betekent dat softwareleveranciers niet alleen moeten inspelen op de huidige behoeften, maar ook toekomstgericht moeten kijken. “Dit is geen kortetermijndenken, wij kijken altijd vooruit en op lange termijn,” aldus De Budt.
AI speelt daarbij een steeds grotere ondersteunende rol. “AI vervangt niets, maar voegt efficiëntie toe. Onze supportteams gebruiken bijvoorbeeld AI om sneller problemen te identificeren en op te lossen.”
Daarnaast ziet De Budt een trend naar SaaS-oplossingen. “Onze releases worden drie keer per jaar uitgebracht. Dat betekent dat klanten steeds toegang hebben tot de nieuwste verbeteringen zonder enorme updates.”
De valkuilen van ERP-projecten
De Budt ziet vaak dezelfde fouten terugkomen bij een ERP-implementatie. Een van de grootste valkuilen is het ontbreken van een duidelijke projectleider. “Te vaak wordt de CFO als projectmanager aangesteld, terwijl die al een fulltime job heeft. Een ERP-implementatie vereist iemand die zich hier volledig op kan focussen.”
lees ook
Durf jij je bedrijf een spiegel voor te houden?
Daarnaast kunnen te hoge verwachtingen of veranderende bedrijfsomstandigheden, zoals overnames, projecten vertragen of complexer maken. “Daarom gaan we altijd voor een flexibele aanpak en bekijken we samen met de klant welke aanpassingen wanneer het beste doorgevoerd kunnen worden.”
Conclusie
Een ERP-implementatie vraagt om een strategische aanpak. “Door in fases te werken, flexibel te zijn, je medewerkers vanaf het begin te betrekken, vergroot je de kans op succes,” besluit De Budt. Change management is een essentieel onderdeel van een succesvolle implementatie, net zoals een fulltime-projectleider. Alles moet ten alle tijden in goede banen lopen, anders loopt het snel mis.
Een flexibel en toekomstgericht ERP-systeem kan bedrijven helpen groeien. “Maar alleen als het op de juiste manier wordt geïmplementeerd. Een ERP is geen eenmalige investering, het is een samenwerking op lange termijn.”