HPE wil dat bedrijven de hardware die ze hebben uitpersen en wat overblijft laten terugvloeien naar zijn renewal centre in Schotland. Wat oude hardware daar opbrengt, hangt af van wat de eigenaar vooraf doet.
Liverpool John Moores University stuurt afgedankte IT naar HPE Financial Services en stopt de opbrengst in een fonds voor studenten in geldnood. Het voorbeeld komt van Matt Harris, SVP en managing director van HPE voor het VK, Ierland, het Midden-Oosten en Afrika, in het Technology Renewal Centre in Erskine. Gevraagd naar zijn boodschap voor organisaties die hardware hebben liggen: “Er zit zoveel onbenut potentieel in de infrastructuur die je al hebt, in gebruik of in hergebruik. Economisch wordt alles duurder, en dan wordt dit een ernstig agendapunt op bestuursniveau.”
Harris ziet mid-market en lokale overheden door dure geheugen- en SSD-prijzen langer doordraaien met oude apparatuur. Rob Pickering, CTO van Tottenham Hotspur, legde in Erskine uit waarom dat op termijn geld kost: “Apparatuur van acht of negen jaar oud laten draaien is aanzienlijk duurder dan nieuwe apparatuur.” De club vervangt daarom de technologie die in 2018 voor het nieuwe stadion werd gekocht en laat de oude hardware door HPE Financial Services terugkopen.
Drie keuzes na drie jaar
Voor geleasede apparatuur is het traject vastgelegd. Jackie Rafferty vergelijkt het met een auto. De Head of European Operations bij HPE Financial Services ziet drie opties na drie jaar: de klant verlengt het contract, koopt de hardware uit, of levert ze in en vernieuwt. Bijna alles wat uit lease terugkomt, verkoopt Erskine door, “bijna honderd procent”.
Voor hardware die een bedrijf zelf bezit, bestaan sinds enkele jaren aparte formules: een revenue share op de verkoop of een vaste aankoopprijs, en volgens David Coyle, Global Engineering Manager bij HPE Financial Services, contracten die rekening houden met “of de klant meteen toegang tot het geld nodig heeft of een langere risico-appetijt heeft”. De details daarvan laten Rafferty en Coyle aan de verkoop. Dat materiaal is vaak vier tot zeven jaar oud, en daarvoor een koper vinden noemt Rafferty de echte uitdaging.
Alles wat Erskine doet, is volgens Harris ook beschikbaar voor HPE-partners, die zo’n operatie meestal niet in huis hebben. Het centrum verwerkt apparatuur van alle merken: op de vloer staan Cisco, EMC, IBM en Lenovo naast HPE.
Je oude hardware in Erskine
Het traject begint met een collection request, een document dat vastlegt welk materiaal terugkomt en wanneer. Daarmee plant Erskine capaciteit en transport. De klant kiest of hij zelf verzendt of HPE laat inpakken en ophalen. Dat laatste raadt Coyle aan voor alles wat zorg vraagt, want na de specificatie en het merk bepaalt de staat van een toestel het meest wat het opbrengt. Erskine maakte daarvoor een verpakkingsgids, na jaren van “ongemakkelijke gesprekken” over materiaal dat beschadigd aankwam.
Aan de dock door wordt elke pallet gescand en krijgt de klant meteen een ontvangstbevestiging. Daarna registreert een operator elk toestel op serienummer. Bij een leaseasset koppelt het systeem meteen terug naar de leasedatabase. Elk toestel krijgt een auditrapport met technische attributen, die de software automatisch uitleest, en een cosmetische beoordeling via een vaste vragenlijst.
Die attributen dienen drie doelen. Bij lease controleert HPE of de klant terugbracht wat hij huurde, “zoals bij een huurauto met beschadigde velgen”, zegt Coyle. Bij eigen hardware krijgt de klant het volledige rapport. En bij de verkoop biedt elke handelaar op een individueel toestel: wie zijn laptops beter onderhield, krijgt er meer voor dan wie dat niet deed, ook al zijn het dezelfde modellen. Foto’s in hoge resolutie maakt Erskine alleen bij schade, als bewijs.
Wat klanten vooraf vragen, is volgens Coyle verschoven. Rond 2011 en 2012 ging het bijna altijd over hoeveel geld ze terugkregen. Vandaag gaan de twee eerste vragen over datasecurity en over de hergebruikpercentages voor het duurzaamheidsrapport. Erskine verkoopt 97 procent van de workplace-toestellen die het binnenkrijgt opnieuw; de rest gaat naar recyclagepartner TBO.
Wat je zelf vooraf regelt
Beide contracten, lease en ITAD, verplichten de klant om zijn apparatuur te saneren en uit beheer te halen voor ze vertrekt. “Doen klanten dat?”, vroeg Rafferty zichzelf af tijdens de rondleiding. “Nee.” Het materiaal komt dus met klantendata toe, en onder de AVG blijft de klant verwerkingsverantwoordelijke, wat hij volgens Coyle in geen enkel contract kan afschuiven.
Twee dingen blokkeren de verwerking het vaakst. Meer dan tien procent van de laptops komt binnen met een BIOS-wachtwoord dat de IT-afdeling instelde om USB-poorten te blokkeren. En sinds covid zit op de meeste zakelijke laptops remote management zoals Microsoft Autopilot of Absolute, dat Erskine zelf niet kan verwijderen. Dan moet iemand bij de klant het toestel vrijgeven.
Rafferty pleit ook tegen fysieke vernietiging als standaard. De Britse overheidsnorm versnippert schijven tot zes millimeter, voor gevoelige data tot twee. “Dat willen we niet doen. We willen klanten leren om de sanitisatie te vertrouwen, ons een revenue share te geven en dat asset terug in gebruik te brengen.” Een schijf verwijdert Erskine alleen als de sanitisatie mislukt; het toestel blijft dan verkoopbaar zonder schijf.
Tottenham rekent het uit
Tottenham Hotspur vervangt de apparatuur van 63 serverruimtes en acht datacenters, met daartussen 1.800 access points. Twee derde is klaar, de rest moet tegen januari, in de korte vensters tussen matchdagen, NFL-wedstrijden en concerten in een stadion met 62.000 plaatsen. De nieuwe omgeving is volgens Pickering zo’n 60 procent kleiner in footprint, en anderhalve voltijdse medewerker beheert het netwerk en de infrastructuur, dankzij de software van GreenLake en Morpheus.
De club beloofde net zero tegen 2040 en stuurt niets van het stadion naar de stortplaats. Pickering modelleert een scenario waarin de nieuwe hardware bijna volledig betaald wordt uit de stroombesparing, de overstap van VMware naar HPE VM Essentials en de terugkoop door HPE Financial Services. “Dat is een goed verhaal om aan mijn baas te vertellen, die effectief de CFO is.”
Schenken loopt via de klant
Op de vraag of afgeschreven materiaal naar goede doelen gaat, antwoordde Rafferty dat HPE dat vroeger deed en ermee stopte, omdat ontvangers perfecte toestellen met Windows verwachtten. Vandaag loopt een schenking via een intern HPE Gifts-programma, met goedkeuring van de directie. Pickering voegde toe dat Tottenham zelf gesaneerde en opgefriste toestellen aan de lokale gemeenschap schenkt, en dat die keuze bij de klant ligt.
Wat de klant zelf in handen heeft, is de voorbereiding: de inventaris, het verwijderen van remote management en BIOS-wachtwoorden, het sanitisatieniveau in het contract en het auditrapport per serienummer. Voor Belgische klanten verzamelt HPE materiaal via een netwerk in negen landen voor het naar Erskine vertrekt. Welke formules HPE Belux daarbij aanbiedt en wat een drie jaar oude server vandaag opbrengt, zei HPE in Erskine niet.