Wanneer een ERP-systeem de evoluerende processen niet langer volgt, worden flexibiliteit, datakwaliteit en continuïteit bedreigd. Finaspan stond precies op dat kruispunt. Hun verouderde AX-omgeving bood te weinig ondersteuning voor maatwerkproductie en werd niet meer onderhouden, met toenemende risico’s voor de operaties. ACOMPANY begeleidde het bedrijf in een traject dat focuste op IT-architectuur, procesgericht denken en objectieve evaluatiecriteria.
Dankzij gedetailleerde use cases, RFI/RFP-procedures en een technisch onderbouwd lastenboek kon Finaspan de best passende oplossing selecteren: een Microsoft-gebaseerd ERP dat diep aansluit op sector- en productievereisten.
Van legacy AX naar een flexibelere IT-architectuur
Finaspan is een familiebedrijf met een sterke reputatie in fineer en houtverwerking. Het bevindt zich in een marktniche tussen de grote industriële spelers en de kleinere ateliers, en levert hoogwaardig maatwerk aan schrijnwerkers, interieurarchitecten en meubelproducenten. IT is daarbij cruciaal. “Zonder ERP ligt alles stil,” zegt directeur Louis Mariën. “Het systeem stuurt onze verkoop, productie en facturatie aan.”
Het bestaande ERP, Microsoft Dynamics AX, bood ooit structuur, maar voldeed niet meer aan de realiteit van vandaag. Finaspan evolueerde van massaproductie naar een premium customizer, en had nood aan meer wendbaarheid. AX was te weinig flexibel om specifieke bewerkingen te ondersteunen. Omdat het systeem ook niet langer onderhouden werd, groeide het risico op stilstand. De directie besloot daarom niet zomaar een vervanging te zoeken, maar eerst te bepalen welk ERP hun strategie en groei het best kon ondersteunen.
Masterplan als blueprint voor toekomstige digitalisering
ACOMPANY werd ingeschakeld om het traject te begeleiden, met een duidelijke filosofie: eerst denken, dan doen. De samenwerking begon met het opstellen van een IT-masterplan. In verschillende workshops met de directie en sleutelfiguren uit productie, verkoop en administratie werden de bedrijfsdoelen en processen in kaart gebracht. Daarbij werd onderzocht waar de sterktes van Finaspan lagen en welke knelpunten de huidige werking belemmerden. Het masterplan bood overzicht en richting: de digitaliseringsinspanningen moesten vooral de flexibiliteit en leverbetrouwbaarheid van het bedrijf versterken. De conclusie was dat de vernieuwing van het ERP-systeem de eerste en belangrijkste stap was.
Volgens Mariën was het masterplan cruciaal om niet vanuit technologie te vertrekken, maar vanuit de bedrijfsstrategie. “Het hielp ons scherpstellen wat we écht nodig
hadden. Niet het systeem, maar de manier waarop het onze processen ondersteunt, moest centraal staan.”
Use-case-gedreven lastenboek voor transparante vergelijking
Na het masterplan volgde een RFI-fase, waarin diverse mogelijke leveranciers werden onderzocht. Door verschillende technologieën naast elkaar te leggen, kreeg Finaspan een helder en objectief beeld van de markt. Al snel bleek dat het bestaande Microsoft-ecosysteem niet automatisch moest worden afgeschreven, maar wel kritisch vergeleken mocht worden met andere oplossingen.
De volgende stap was het opstellen van een gedetailleerd lastenboek, gebaseerd op concrete use cases uit de dagelijkse praktijk. Samen met ACOMPANY vertaalde Finaspan zijn processen naar realistische scenario’s – van order tot levering – zodat leveranciers konden tonen hoe hun software die specifieke situaties zou aanpakken. Dat zorgde ervoor dat de vergelijking tussen pakketten eerlijk en transparant verliep. “We wilden appels met appels vergelijken,” zegt Mariën. “Het lastenboek maakte dat mogelijk.”
Op basis van dit lastenboek selecteerde Finaspan, opnieuw onder begeleiding van ACOMPANY, twee partijen voor de RFP-fase. Beide leveranciers werden uitgenodigd om een demo te geven, waarbij ze de vooraf bepaalde use cases moesten doorlopen. Zo kon Finaspan in de praktijk zien hoe elk systeem hun manier van werken ondersteunde. De demo’s bleken doorslaggevend. Ze toonden duidelijk aan welke oplossing het beste aansloot bij de processen van het bedrijf.
Waarom Acadon het best paste binnen Finaspan’s productie- en datastromen
Na een grondige vergelijking koos Finaspan voor Acadon, een oplossing binnen het Microsoft-ecosysteem die specifiek ontwikkeld is voor de hout- en plaatverwerkende industrie. Hoewel de directie in het begin openstond voor alternatieven, bleek uit het gestructureerde traject dat Acadon het beste aansloot bij de organisatie. Vooral de mogelijkheid om maatwerkproductieprocessen te ondersteunen, bleek doorslaggevend.
ACOMPANY begeleidde ook de afsluitende fase van het traject: de evaluatie van de offertes, de contractuele duiding en de afstemming van de scope. Zo werd gegarandeerd dat de gekozen oplossing niet alleen functioneel, maar ook financieel en organisatorisch haalbaar was.
Voor de financiering van het hele traject maakte Finaspan gebruik van de KMO-portefeuille, wat een besparing met 20% betekende.
Implementatiebegeleiding: projectmanagement, integratie en scopebewaking
Doorheen het volledige traject fungeerde ACOMPANY als strategisch kompas en praktische gids. Hun aanpak bracht structuur in een complex proces, en hielp Finaspan gefundeerde keuzes maken. “ACOMPANY bracht rust en helderheid,” vertelt Mariën. “We konden op beide oren slapen. Bovendien hebben ze ons heel veel tijd bespaard, doordat ze meteen wisten welke mogelijke leveranciers we konden aanspreken voor een RFI en RFP.”
De samenwerking was niet louter technisch, maar vooral strategisch. ACOMPANY hielp Finaspan om IT opnieuw te zien als een middel om de bedrijfsstrategie te versterken. Ze vertaalden abstracte doelstellingen naar concrete stappen, van masterplan tot demo’s, en zorgden ervoor dat elk besluit goed onderbouwd was. “ACOMPANY bracht ook veel expertise aan,” zegt Mariën. “Zij schreven een lastenboek met de juiste use cases in een taal die de potentiële leveranciers toelaat exact te weten wat we willen. Zelf zouden we dat nooit op die manier kunnen scherpstellen. Dat zorgde er ook voor dat de demo’s superinteressant waren.”
Het traject eindigt niet bij de selectie. ACOMPANY zal ook de implementatie van Acadon begeleiden, met ondersteuning op vlak van projectmanagement, businessanalyse en integratie.
Bij het kiezen van een nieuwe software is een bedachtzame aanpak belangrijker is dan de snelheid van de beslissing. Door eerst te investeren in een helder masterplan kon Finaspan gefocust en onderbouwd kiezen. Wat begon als een zoektocht naar software, groeide uit tot een traject dat de digitale toekomst van het bedrijf richting geeft.
Eens het traject en de implementatie afgerond zijn, zal het nieuwe ERP-pakket een duidelijk concurrentieel voordeel opleveren. “Ons specifieke maatwerk zal veel makkelijker in de ERP te vatten zijn, zodat we, hoe paradoxaal dat ook klinkt, onze customisatie kunnen standaardiseren,” besluit Mariën. “Het is niet de software die het verschil maakt, maar hoe goed ze past bij wie je bent als organisatie. Dankzij ACOMPANY wisten we precies wat we zochten, en waarom.”