Het CRM-pakket van het bekende Williams-F1-team, dat instaat voor het beheer van 20.000 cruciale en geavanceerde auto-onderdelen, is gewoon een werkmap in Excel.
Wanneer we over Formule 1 schrijven, is dat doorgaans omdat de koningsklasse van de motorsport zo nauw verweven is met spitstechnologie dat een samenwerking met een belangrijke B2B-IT-specialist het vermelden waard is. Denk aan de AI-scheidsrechter, de samenwerking met AWS of de integratie van AR. Formule 1 omarmt doorgaans de meest hoogtechnologische IT-capaciteiten in een kritische omgeving, en daar kan je binnen een bedrijf wat van leren.
Williams werkt zich op een andere manier in de IT-schijnwerpers. Met 47 jaar aan deelname in F1 is Williams een vaste waarde op het circuit, met veel kennis en ervaring. Net als andere teams moet Williams een enorme hoeveelheid aan hoogtechnologische onderdelen beheren. Die moeten op het juiste moment ergens ter wereld bij een race beschikbaar zijn, terwijl ze in de fabriek in het VK worden geassembleerd. CRM is met andere woorden kritiek, maar Williams klaart de klus blijkbaar met een werkmap in Excel.
Een grap
Teambaas James Vowles, die pas naar Williams overstapte, noemde de aanpak “een grap”. Williams presteert de laatste jaren niet zo goed en zit consequent achteraan in het klassement. Vowles heeft als opdracht om dat op te lossen, maar Excel zit in de weg.
De werkmap had onvoldoende informatie over zaken zoals de prijs van onderdelen en de productietijd, de status van bestellingen was onduidelijk, en prioriteiten geven onmogelijk. Volgens Vowles heeft Williams in 2019 de pré-seizoenstests gemist omwille van de spreadsheet. Werknemers moesten soms in de fabriek manueel opzoek gaan naar componenten.
Niet alleen
De discrepantie tussen het hoogtechnologische aspect van F1 en de onwerkbare spreadsheets die zich vermomd hebben als CRM is groot, al is de aanpak niet uniek. Veel organisaties groot en klein ploegen nog verder op een ouderwets systeem met werkmappen, doorgaans omdat de stap voor een migratie groot is.
Langs de andere kant kost een Formule 1-wagen zo’n veertien miljoen dollar per stuk en kan ieder team jaarlijks 145 miljoen uitgeven. Aangezien het onbestaande CRM een impact heeft op de performantie van het team, is een upgrade misschien aan de orde.