Microsoft Teams: zo start je Breakout rooms om beter samen te werken

Terug naar je kamer!

Microsoft Teams Breakout Rooms

Microsoft Teams ondersteunt voortaan Breakout rooms om efficiënter in grote groepen te vergaderen. Met enkele klikken maak je verschillende virtuele ruimtes om samen te werken. De organisator behoudt het overzicht over elke groep en kan bijsturen waar nodig.

Videobellen in grote groepen kan behoorlijk vermoeiend en contraproductief zijn. Groepen verdelen om in kleinere ruimtes te vergaderen, de zogenaamde Breakout rooms, is een langverwachte functie in Microsoft Teams. In Zoom kan je deze functie al langer gebruiken, net als in Google Meet en Cisco Webex Meetings.

Net na de zomer lanceerde Microsoft Teams een publieke preview van Breakout rooms om de functie al eens te testen. Sinds begin december is Breakout rooms breed beschikbaar in Microsoft Teams.

Belangrijk om te weten voordat je start: Breakout rooms is niet beschikbaar in elk videovenster. Enkel de organisator kan aparte vergaderruimtes aanmaken en de functie is enkel beschikbaar wanneer je een vergadering plant of in een Microsoft Teams-groep een vergadering start binnen een team.

Breakout rooms starten en deelnemers toewijzen

Van zodra je vergadering start, krijgt de host bovenaan als enige naast de drie puntjes (Meer acties) een vakje te zien met een klein vakje in. Hiermee kan je de Breakout rooms starten. Klik erop om van start te gaan.

Bij het volgende venster krijg je de keuze hoeveel Breakout rooms je graag wilt aanmaken. Standaard staat dit op één, maar je kan er tot vijftig aanmaken. Daaronder kan je kiezen om de deelnemers automatisch te verdelen over de ruimtes of manueel. Automatisch is gemakkelijk; dan wordt alles willekeurig verdeeld. Wie manueel de mensen in groepjes wil verdelen, kan dat via Handmatig. Klik op Vergaderruimten maken om verder te gaan.

Na enkele seconden zie jij de verschillende ruimtes aan de zijkant. Wie automatisch heeft gekozen, ziet per ruimte de mensen al zitten. Wanneer je mensen manueel moet toevoegen, kan je dat via de knop Deelnemers toewijzen. Hieronder krijg je een lijst met alle deelnemers die nog niet verdeeld zijn. Klik op één of meerdere personen, kies Toewijzen en selecteer vervolgens een ruimte.

Beheren en afsluiten

De Breakout rooms zijn nu gestart, maar geen enkele is geopend. Ga met je muiscursor over Gesloten en klik op de drie puntjes die verschijnen. Kies hier Vergaderruimte openen om van start te gaan. Wie dat wil, kan in hetzelfde menu ook de naam van de vergaderruimte wijzigen in hetzelfde optievenster. Een Breakout room openen duurt een tiental seconden, daarna verschijnt er een groen embleem met Openen. Je kan alle vergaderruimten ook tegelijk starten door bij de start onder de deelnemerslijst op de knop Start vergaderruimten te klikken.

Klik als host op Deelnemen aan vergaderruimte om tussen verschillende ruimtes te wisselen. Een ruimte verlaten doe je door bovenaan op Verlaten te klikken. Ben je even het overzicht kwijt als host met alle ruimtes? Klik bovenaan naast de drie puntjes opnieuw op Breakout rooms om het venster te tonen.

Gedaan met vergaderen? Klik boven alle ruimtes op Sluit vergaderruimten om alles te stoppen. Wacht opnieuw een tiental seconden tot Microsoft Teams klaar is met de bewerking. Wie nog een extra breakout room wil aanmaken, kan bij Voeg vergaderruimte toe snel extra ruimtes aanmaken.

Extra tools om beter samen te werken

Tijdens een Breakout room-sessie kan je notities nemen, net zoals bij een klassieke vergadering. Enig voordeel: je doet dat in kleinere groep zodat je beter kan samenwerken. Ga hiervoor naar het chatvenster van Microsoft Teams, klik links op Chat en daarna kies je Room 1 (nummer of naam varieert per sessie). Centraal bovenaan zie je Chat, Bestanden, Notulen en Whiteboard. Wanneer je maar één van de items ziet, klik je naast Chat om de resterende items te tonen.

Chat spreekt voor zich, net als Bestanden die iedereen kan delen. Bij Notuleren kan je notities maken en delen die voor, tijdens en na de vergadering beschikbaar blijven. Klik op Notities maken om hiermee van start te gaan. Hou er wel rekening mee dat de notities niet naadloos updaten. Het duurt gemiddeld tien seconden voordat een wijziging zichtbaar is. Snel samenwerken doe je beter via Chat.

Microsoft Teams Breakout Rooms

Tot slot is er Whiteboard waar je wel vlot simultaan kan tekenen. Elke wijziging die je doorvoert, verschijnt een seconde later bij de rest van je team. Je kan werken met vier kleurstiften, tekstvakken of post-its. Dat laatste kan in theorie handig zijn voor een scrumsessie, maar we missen helaas een optie om diverse kleuren in te stellen.

De organisator kan over alle ruimtes een aankondiging maken, bijvoorbeeld om te laten weten dat de sessie nog twee minuten duurt. Klik op het hoofdscherm (niet in een Breakout room) naast Aparte vergaderruimten op de drie puntjes. Bovenaan heb je de optie Een aankondiging doen. Nu kan je een bericht typen dat voor iedereen zichtbaar is.

Klaar met vergaderen? De organisator kan zelf de vergadering sluiten zodat de Breakout rooms ook automatisch mee sluiten. Je kan ook altijd rechts bovenaan als deelnemer op Verlaten klikken om de vergaderruimte te sluiten.

Chathistoriek achteraf

Na een Breakout rooms-sessie krijg je in je chathistoriek een nieuw item waar je de notities kan terugvinden, je chathistoriek voor de vergadering en aantekeningen binnen Whiteboard. Wil je liever die ruimte niet tussen je chathistoriek hebben om het overzicht te bewaren? Rechterklik en kies Verbergen. Je kan de ruimte via de zoekfunctie nog terugvinden, maar in je historiek links is de sessie weg.

lees ook

Microsoft Teams krijgt eindelijk ‘out of office’-optie deze maand

Vergeet niet als organisator om de vergadering te beëindigen door op het pijltje naar beneden te klikken naast Verlaten. Kies daar Vergadering beëindigen om de sessie te stoppen. Chatberichten die in de algemene sessie worden getypt, vind je terug in het corresponderende Teams-kanaal waar de vergadering is gestart of in de algemene chathistoriek wanneer het om een externe Microsoft Teams-meeting gaat.

nieuwsbrief

Abonneer je gratis op ITdaily !
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.
terug naar home