Hybride werken betekent vergaderen via platformen zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet. Hoe laat je dat inclusief verlopen? Tot slot bekijken we ook het veiligheidsaspect van hybride werken.
Camera aan of uit? Aan! De vier deelnemers van het rondetafelgesprek georganiseerd door ITdaily zijn het er duidelijk over eens. Stefaan Arryn, VP People bij Silverfin: “zonder video kan je niet inclusief vergaderen. Bij vergaderingen in grote groepen met één spreker is dat anders, maar elke vergadering die interactie vereist, daar hoort video bij.”
Sven Den Uijl, Channel Manager Benelux Smart Collaboration bij Lenovo, Willem Magerman, CTO bij Dilaco en Andreas Van Puyenbroeck, Category Manager North West Europe bij HP knikken duidelijk met hun hoofd. Allemaal vinden ze het woord ‘inclusiviteit’ ontzettend belangrijk.
“Het gezicht is een ontzettend belangrijk deel van het verhaal”, zegt Den Uijl.
De technologie staat ver genoeg
Gelukkig evolueert technologie razendsnel en is een slimme vergaderruimte of een hoge resolutie webcam in de laptop vandaag de norm. “Een goed beeld is belangrijk, maar geluid ook. Het hele totaalpakket moet in orde zijn. Organisaties moeten investeren in hardware voor werknemers zodat van thuis inbellen geen nadeel meer is”, zegt Van Uijl.
Een goed beeld is belangrijk in een videocall, maar geluid ook. Het hele totaalpakket moet in orde zijn.
Sven Den Uijl, Channel Manager Benelux Smart Collaboration bij Lenovo
Een degelijke webcam en headset doet wonderen, maar de vergaderruimte zelf is vaak de beperkende factor. Enig nadeel: de werknemers die naar kantoor komen, ondervinden daar geen last van. Het zijn de thuiswerkers die de gevolgen dragen.
“De technologie staat vandaag ver genoeg om dankzij slimme innovaties en AI iedereen perfect in beeld te brengen voor een inclusief gesprek. Investeer je daar niet in, dan krijg je een prima beeld voor iedereen op kantoor terwijl de thuiswerkers één grote ruimte zien zonder dat ze details zoals gezichtsuitdrukkingen kunnen opmerken.”
Enig nadeel volgens Den Uijl is dat organisaties daar vandaag te weinig in investeren. “Het zijn vaak de duurdere oplossingen die ervoor zorgen dat iemand die thuis werkt, optimaal kan interageren met iedereen die op kantoor is.”
Wat is de juiste oplossing?
Wat is nu de juiste oplossing? Volgens Van Puyenbroeck is dat een opstelling waar mensen die van thuis uit werken zich comfortabel genoeg voelen om actief deel te nemen aan het gesprek. “Is er maar een beperkt budget? Dan moet je daar het maximale uit halen om die drempel zo laag mogelijk te leggen.”
Zowel Van Puyenbroeck als Den Uijl wijzen allebei ook naar de mogelijkheden om een vergaderruimte te ‘meten’. Dankzij telemetriegegevens via de camera krijgt het IT-team een duidelijk overzicht per ruimte hoe vaak ze worden gebruikt en wat de gemiddelde bezetting is”, zegt Den Uijl.
“Hoe goed wordt de hardware gebruikt? Dat is waardevolle data om je ruimtes te optimaliseren en om het juiste budget te voorzien voor toekomstige investeringen. “
Theorie en praktijk
Magerman mengt zich graag in het debat met de opmerking dat technologie niet altijd feilloos werkt. “Bij ons op kantoor hebben we slimme vergaderruimtes die via video de spreker volgt. Dat is inclusief, maar het zorgt soms ook voor frustraties. Stel dat er iemand tegenover jou kucht, dan detecteert de camera geluid en verandert de focus. Resultaat: de persoon komt centraal in beeld en schaamt zich.”
Arryn vindt technologie belangrijk, maar wijst graag opnieuw naar het inclusieve. “Stel dat een team telkens op dinsdag vergadert op kantoor, maar één medewerker is actief vanuit Londen en moet altijd inbellen. Die persoon kan zich dan uitgesloten gaan voelen. We doorbreken dat door meerdere mensen binnen het team de optie te geven om van elders in te bellen, in plaats van per definitie op kantoor verwacht te worden. Ook dat is belangrijk om op tijd op te merken.”
Dure technologie is niet altijd nodig om inclusief te vergaderen.
Stefaan Arryn, VP People bij Silverfin
“Dure technologie is ook niet altijd nodig om inclusief te vergaderen”, zegt Arryn. Iedereen in een vergaderruimte belt apart in en zet zijn camera aan. Dat is veel inclusiever voor thuiswerkers. Zorg ervoor dat iedereen in de ruimte op mute drukt. Één persoon zet zich niet op mute en sluit zich aan op de centrale microfoon van de vergaderruimte. Dat werkt vaak prima.”
Agendaplanning
Hoe lang mogen meetings duren? “45 minuten”, zegt Den Uijl. “De resterende 15 minuten kan je gebruiken voor een pitstop of je gaat kort door je mails.” Magerman kan zich daarin vinden. “Bij ons is het 50 minuten, meer mag niet.”
Zijn fysieke vergaderingen altijd beter dan virtuele? “Ik vind dat niet”, zegt Arryn. “Virtuele vergaderingen zijn meer punctueel. Die lopen haast nooit uit.”
Den Uijl wijst ook naar de flexibiliteit van virtuele vergaderingen. “Vandaag kan je die prima al wandelend of in de supermarkt een vergadering volgen. Je kan dan moeilijk notities nemen, maar een AI-assistent zoals Copilot in Microsoft Teams helpt je daar. In zeker zin helpt dat ook op vlak van inclusiviteit.”
Beveiliging in een hybride wereld
Van de camera’s en de vergaderruimtes naar beveiliging van de IT-hardware thuis of onderweg. Is dat vandaag veel moeilijker geworden? “Vanaf overal werken is niet zozeer de uitdaging”, zegt Magerman. Je cloudomgeving en bring your own device (BYOD) is veel bepalender. Wij focussen daarom meer op wat ze data centric security noemen. De beveiliging volgt de data. Een endpoint proberen te beveiligingen, dat lukt vandaag toch niet meer optimaal.”
Vanaf overal werken is niet zozeer de uitdaging. Je cloudomgeving en bring your own device (BYOD) is veel bepalender.
Willem Magerman, CTO bij Dilaco
Het thuisnetwerk of werken vanaf de wifi van een koffiehuis of de McDonald’s vormt vandaag geen probleem voor organisaties die zero trust omarmen. “We gaan er altijd vanuit dat het een onbetrouwbaar netwerk is”, zegt Magerman. “Het is onbetrouwbaar tot het geverifieerd is. De mate van toegang hangt af van de mate waarin we kunnen verifiëren of de werkplek veilig is.”
De mens als achilleshiel
Van Puyenbroeck merkt op dat heel wat klanten vandaag endpointbeveiliging vanzelfsprekend vinden. “Nochtans moet er heel veel gebeuren in de fabriek en op vlak van ontwikkeling om op een niveau te komen waar we nu zijn.”
Hij juicht toe dat zero trust steeds meer de norm wordt. “Het is ontzettend zeldzaam dat een hack via pure penetratie van hardware gebeurt. 99 procent van de succesvolle hacks zijn het resultaat van een menselijke fout. Phishing blijft een belangrijk probleem en blijven trainen en sensibiliseren is noodzakelijk.”
Magerman volgt die mening, maar hamert op een nuttige trainingen. “Stopt iemand een USB-stick in zijn of haar laptop die nog nooit eerder binnen het bedrijf is gebruikt? Dan verschijnt er automatisch een pop-up om rond de gevaren daarrond te waarschuwen.”
Het is ontzettend zeldzaam dat een hack via pure penetratie van hardware gebeurt.
Andreas Van Puyenbroeck, Category Manager North West Europe bij HP
“Onze populairste melding is er één in Outlook die je waarschuwt wanneer je een vertrouwd document buiten de werkomgeving wil sturen. Ik heb misschien 24 mensen die Bart noemen, waarvan er maar een paar collega’s zijn. Stuur ik per ongeluk naar de verkeerde Bart, dan kan dat een ramp zijn. Zo’n pop-up is dan een goed leermoment, in aanvulling met de traditionele trainingsrondes rond beveiliging en phishing.”
Conclusie
Hybride werken heeft het IT-team op scherp gezet om zijn beveiligingstools te herzien. Tegelijk moeten die altijd op punt staan, ongeacht of je op kantoor bent, thuis of op verplaatsing. Zero trust is de standaard. Je bent altijd onveilig, tot het tegendeel is bewezen.
Op vlak van hybride vergaderen is er meer werk voor de boeg. De technologie om inclusief te vergaderen is er vandaag, maar beperkte budgetten beperken vaak een goede uitvoering. Inclusiviteit is het belangrijkste woord om te onthouden in een hybride werkomgeving. Verlaag de drempel tot interactiviteit en haal het maximale uit elk budget.
Dit is het tweede redactionele artikel in een reeks van drie rond het thema hybride werken. Klik op onze themapagina om alle artikelen van de ronde tafel te zien, de video en onze partners.